Hallintopalvelut
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 3026 151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Hallintosihteeri Piija Huhtala
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
piija.huhtala@kaarina.fi
050 373 2814
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.
Rekisteriä käytetään kaupungin asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.
Rekisteriin tallennetaan kaupungin toimielinten kuten kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien, toimikuntien ja vaikuttamistoimielinten sekä viranhaltijoiden päättämät asiat sisältäen esityslistat, pöytäkirjat, liitteet, oheismateriaalit sekä viranhaltijapäätökset.
Rekisteriin tallennetaan valmisteltavien asioiden vireilletulo, käsittelyvaiheet ja viralliset tiedoksiannot. Rekisteri toimii asiakirjojen ja tietojen hallinnan hakemistona mahdollistaen julkisuusperiaatteen mukaisen päätöksenteon sekä hallintolain mukaisten täydellisten päätösten laatimisen ja tietojen hallinnan. Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Henkilötietoja käytetään ainoastaan hallintoasian käsittelyyn.
Rekisterissä on osa Kaarinan kaupungin sopimuksista.
Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.
Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
- Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Tietosuojalaki (1080/2018)
- Kuntalaiset
- Viranhaltijat
- Luottamushenkilöt
- Työntekijät
- Sivistyspalvelujen asiakkaat
- Sosiaalipalvelujen asiakkaat
- Terveydenhuollon asiakkaat
- Valtion viranomaiset
- Kunnat ja kuntayhtymät
- Yritykset
- Yhteisöt
- Muut organisaatiot
- Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tiedot rekisteriin tulevat vireille saattajilta, asianosaisilta, lausunnon antajilta, käsittelijöiltä tai toisilta asian käsittelyyn osallistuvilta viranomaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.
Viranhaltijoiden ja toimenhaltijoiden tiedot tulevat henkilöstöhallinnon henkilöstörekisteristä ja toimielinten jäsenien tiedot luottamushenkilö-rekisteristä.
Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.
Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.
Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat esimerkiksi pääkäyttäjä, kirjaaja ja listantekijät. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.
Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.
Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:
- Rekisteröidyn suostumus
- Sopimuksen täytäntöön paneminen
- Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
- Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
- Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilöstöjohtaja
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
050 373 2652
Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, opiskelijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ja osallistumistietojen ylläpitoon, työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden tilastointiin ja tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.
Henkilötietoryhmät
Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.
Henkilötiedot:
- Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
- Työsopimukset ja virkamääräykset
- Työhistoria
- Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
- Sähköiset ja paperiset työvuorot
- Päivittäiset työaikaleimaukset
- Palvelussuhteen keskeytykset
- Koulutustiedot, sertifikaatit
- Koulutuksiin, sovitteluihin ja muihin tilaisuuksiin osallistujat ja tapaamisajat
- Koulutuskulukorvauslaskelma
- Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
- Osaamiskartta
- Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
- Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
- Työsuorituksen arviointi
- Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
- Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
- Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
- Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus, tilastointi, toimenpiteet
- Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
- Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
- Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
- Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
- Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
- Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
- Siviilipalvelusopimukset
- Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
- Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Tietosuojalaki
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
- Työsopimuslaki
- Laki kunnallisesta viranhaltijasta
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
- Tietoyhteiskuntakaari
- Arkistolaki
- Tartuntatautilaki
- Työturvallisuuslaki
- Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
- Suostumus
Tietosisältö
Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
- ensisijaisesti rekisteröity itse
- henkilöstöhallinnolliset päätökset
- rekisteröidyn esimies
- Kela
- Väestörekisterikeskus
- Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
- Keva
- Vakuutusyhtiöt
- Verottaja
- TE-keskus
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiölle, tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille ja eläkelaitokselle.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Käyttäjäoikeusrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaarinan kaupungin käytössä ja hallinnassa olevien järjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta ja ylläpito.
Henkilötietoryhmät
Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjätunnus
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän esimies
Käyttöoikeudet
Käyttäjän puhelinnumero
Muut oleelliset tiedot käyttäjäoikeusien hallitsemiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisäätäinen velvoite
Tietosuojalaki (1050/2018)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
Sekä muu oleellinen toimialakohtainen lainsäädäntö.
Tietosisältö
Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on oikeuksia kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tietojärjestelmissä
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietoja säilytetään jokaisessa tietojärjestelmässä vähintään sen ajan, kun henkilöllä on käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Osassa tietojärjestelmiä käyttäjäoikeuksia on säilytettävä pidempään ja osassa järjestelmistä käyttäjäoikeustietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen tietojärjestelmä on käytössä.
Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä tai ne häviävät tietojärjestelmien alasajon yhteydessä.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Käyttäjä itse
Työsopimus
Esimiesten pyynnön käyttäjän luomiseksi
Esimiesten käyttöoikeuspyynnöt
Henkilöhallintojärjestelmä tietokanta
Elisa OmaElisa -puhelinjärjestelmän tietokanta
Erillisjärjestelmissä järjestelmien pääkäyttäjät määrittelevät käyttäjät ja käyttöoikeudet saamiensa pyyntöjen perusteella.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Ei manuaalisia aineistoja.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Käyttäjäoikeustietoihin on pääsyoikeudet vain tietojärjestelmien pääkäyttäjillä. Pääsyoikeudet on suojattu vähintään yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti / teknisen valvonnan ohjekäytännön mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaavat tietojärjestelmien pääkäyttäjät.
Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero.
Muutoksia varsinaisiin käyttäjäoikeustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet
Muuta
Järjestelmiä, joissa käyttäjätietoja ylläpidetään, on lukuisia.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 3026 151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Palveluneuvoja Marianne Hopiavuori
Kaarinan kaupunki
Piikkiön palvelupiste
Hadvalantie 9
21500 Piikkiö
marianne.hopiavuori@kaarina.fi
050 314 6058
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.
Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito
Henkilön etu- ja sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, syntymäaika, ammatti, osoite, sähköpostiosoite, kotipuhelinnumero, työpuhelinnumero, matkapuhelin, faksi, puolue, muuttanut tiedon päivämäärä, kuollut tiedon päivämäärä, työkalukorvaus, kustannuspaikka, toimielin mihin kuuluu, paperijakelu, ote sähköisesti, sähköinen palkkiolaskelma, sähköinen kokouskäytäntö, ruoka-aineallergiat.
Luottamustehtävät: toimielimen nimi, alkupäivä ja loppupäivä sekä asema toimielimessä.
Huomionosoitukset: myönnetty huomionosoitus ja myönnetty päivämäärä.
Toimielin: valintapäivämäärä, vaalielin, aloituspäivämäärä, päättymispäivämäärä ja lisätietoja. Lisätietojakentässä on kerrottu pääsääntöisesti kaupunginhallituksen tai kaupunginvaltuuston tekemästä päätöksestä, jossa kerrottu toimielimen nimi, päätöspäivä ja päätöspykälä.
Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Tietosuojalaki (1080/2018)
- Viranhaltijat
- Luottamushenkilöt
- Työntekijät
- Valtion viranomaiset
- Kunnat ja kuntayhtymät
- Yritykset
- Yhteisöt
- Muut organisaatiot
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tiedot rekisteriin tulevat Kaarinan toimielimien päätöksistä ja asianosaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.
Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.
Tiedot luovutetaan Tilikunta Oy:lle aina tietojen päivittämisen yhteydessä.
Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.
Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Järjestelmässä käyttäjä näkee kaikki tiedot.
Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.
Järjestelmän käyttöä valvotaan teknisellä valvonnalla.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:
- Rekisteröidyn suostumus
- Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
- Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
- Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
Sami Kääriäinen
Kaarinan kaupunki/kaupunkikehityspalvelut
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin palauterekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Palautepalvelun ylläpito ja palautteisiin vastaaminen
Henkilötietoryhmät
Palautteiden antajat
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Palautteen antajan yhteystiedot, yleensä vain sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Ei ulkoisia tietolähteitä
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei luovuteta tietoja
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Ei manuaalisia ainestoja
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Henkilörekisterin tiedot
Puhelutietojen rekisteri
Kaarinan kaupungin palvelupuhelinnumeroihin soittettujen puheluiden automaattisesti tallentuvat puhelutallennetiedot. Tietoja käytetään puhelunpalvelun laadunvalvontaan ja mahdollisien kiistakysymyksien selvittämiseen.
Palvelunumerot, joissa puhelut tallentuvat:
025882600 Terveyskeskuksen ajanvaraus / hoidontarpeen arviointi
025882040 Kansalaisopiston ilmoittautumisnumero
025882000 Terveyskeskuksen vaihde
025882200 Hammashoidon ajanvaraus
025884000 Kaupungin vaihde
Soittajan puhelinnumero
kellonaika
kesto
soitettu palvelu
jonotusaika
puhelun äänitallenne
Lakisääteinen velvoite
Laki viranomaisen julkisuudesta
Tiedonhallintalaki
Muut oleelliset toimialakohtaiset lait
Kaupungin puhelinjärjestelmän palvelunumeroihin soittajat
Puhelutallennetietoja säilytetään 2 kuukauden ajalta.
Säilysajan jälkeen tallennetiedot häviävät automaattisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Palvelunumeroihin liittyvät puhelutalletiedot syntyvät automaattisesti puhelun aikana.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia aineistoja.
Puhelutallennetietoihin on pääsyoikeudet vain hyvin tarkasti rajatuilla puhelintietojärjestelmän pääkäyttäjillä.
Pääsyoikeudet on suojattu yksilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).
Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot rekisteristä.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Puhelutalletietojen ajanmukaisuus ja ajantasaisuus on taattu, koska kaikki tiedot tallentuvat teknisesti automaattisesti puhelun aikana.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilöstöjohtaja
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
maija.hanhiala@kaarina.fi
050 373 2652
Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään työnhakijana tai sisäiseen tehtäväsiirtoon hakijana.
Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään työvoiman hankintaan ja henkilöstön sisäisen liikkuvuuden turvaamiseen.
Henkilötietoryhmät
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:
- Henkilökunta
- Organisaatiolta töitä hakeneet
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
- nimi, puhelinnumero, osoitetiedot, sähköposti, syntymäaika, sotu, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi
- tarvittavat opintotiedot, todistukset
- työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
- työntekoa rajoittavat tekijät
- rekrytointeihin liittyvät konsultin henkilöarvioinnit ja lausunnot
- työhaastattelussa esille tulleet tiedot
- tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Tietosuojalaki
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
- Työsopimuslaki
- Laki kunnallisesta viranhaltijasta
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
- Tietoyhteiskuntakaari
- Arkistolaki
- Tartuntatautilaki
- Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
- Suostumus
Tietosisältö
Rekrytointirekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin uuteen palvelussuhteeseen tai sisäiseen siirtoon hakeneiden henkilöiden tiedoista.
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Rekisteröity itse, haastattelija, rekrytoiva esimies, rekrytointisuunnittelija
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 302 6151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Hallintosihteeri Piija Huhtala
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
piija.huhtala@kaarina.fi
050 373 2814
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri
Kaupungin sopimusten hallinta
Henkilön/yrityksen nimi, henkilön/yrityksen osoite, henkilön/yrityksen sähköpostiosoite, henkilön/yrityksen puhelinnumero.
Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Tietosuojalaki (1080/2018)
- Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tiedot saadaan sopimuksista ja sopimusten osapuolilta.
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat vastuukäyttäjät ja arkistovastaavat. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.
Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.
Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat sopimuksen täytäntöön paneminen ja rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Talousjohtaja
Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina
sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi
050 373 9116
Controller Vilma Tikakoski
Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina
vilma.tikakoski@kaarina.fi
050 373 2709
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.
Henkilötietoryhmät
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.
Henkilötietoryhmiä ovat mm.
- ostolaskujen toimittajarekisteri: nimi, osoite, sotu, pankkitili
- YEL-todistukset
- ostoreskontralistat ja saldolistat
- ostolaskut ja maksutositteet
- ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
- ostolaskujen maksatusluettelo
- ostolaskujen kuittausluettelo
- hyvityslaskujen kohdistusluettelot
- myyntilaskujen asiakasrekisteri: nimi, osoite, sotu
- laskutusluettelot
- myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
- saldoluettelo
- laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
- suoritusluettelot
- maksukehotus- ja perintäluettelot
- ulosottoasiakirjat
- velkajärjestelyasiakirjat
- luottotappiolistaukset
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Kuntalaki sekä palveluiden tuottamiseen liittyvä erityislainsäädäntö.
Sopimus
mm. Vuokrasopimus
Tietosisältö
Asiakkaat
Asukkaat
Toimittajat sekä palveluntuottajat
Sidosryhmät
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
ensisijaisesti rekisteröity itse
Lisäksi palvelualuekohtaiset tietojärjestelmät tuottavat tietoa taloushallintorekisteriin
Toimittajat sekä palveluntuottajat itse
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Johdon sihteeri
Lautakunnankatu 1, 20780 Kaarina
Terhi.jerkku@kaarina.fi
050 314 0905
Henkilörekisterin tiedot
Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
Asiakkuuksien hoitaminen
Laskutus
Viestintä
Asiakkaat
Sidosryhmät
Sopimus (ilmottautuminen tapahtumiin)
Suostumus (sidosryhmä ja asiakasviestintä)
Asianosaisen nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot
Sekä muut tapahtumien järjestämiseen ja viestintään liittyvät tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Ellei tiedonohjaussuunnitelmista muuta johdu, asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi-ja yhteystiedot poistetaan.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Tapahtumien osalta saatetaan tiettyjä henkilötietoja luovuttaa tarvittaessa tapahtumien järjestäjille.
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Tiedottaja Katariina Wiren
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
katariina.wiren@kaarina.fi
050 373 2874
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Viestinnän asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan.
Henkilötietoryhmät
Henkilötietoryhmät vaihtelevat tapauskohtaisesti, sen mukaan mitä tietty viestinnällinen toiminto edellyttää. Henkilötietoryhmiä voivat olla esim.
Nimi
Organisaatioyksikkö
Ikäryhmä
Koulutustaso
Osoite
Puhelinnumero
Asuinalue
Audiovisuaalinen materiaali sekä muut teoksiin liittyvät tiedot
Harrastustoimintaan ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot
Sekä muut viestinnän kannalta oleelliset henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite mm. Kuntalaki §29
Suostumus
Sopimus
Tietosisältö
Asiakkaat, asukkaat sekä Kaarinan kaupungin henkilöstö sekä muut sidosryhmät
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Säiltysaika vaihtelee aineistosta riippuen. Säilytysaika määritetään Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmissa
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Asiakkaat
Asukkaat
Henkilöstö
Palveluntuottajat
Muut sidosryhmät
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Julkisessa verkossa julkaistut tiedot voivat päätyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Erilaisia viestinnässä käytettyjä ja tuotettuja materiaaleja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Pääsyoikeudet tietojärjestelmiin on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen ja teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).
Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut niin, että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot rekisteristä.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn ennen suostumuksen perumista.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja tietojen oikaisua
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteys tietosuojavaltuutettuun
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Kun rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän hyödyntää Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi) löytyviä lomakkeita.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Tietojen oikeellisuus tarkistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä muissa tilanteissa joissa rekisterinpitäjä katsoo olevan syytä tarkastaa tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus.
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 3026 151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki,
Oskarinkatu 4,
PL 12,
20781 Kaarina
paivi.antola(at)kaarina.fi
(02) 588 4000
Anu Johansson
Kaarinan kaupunki,
Oskarinkatu 4,
PL 12,
20781 Kaarina
anu.johansson(at)kaarina.fi
(02) 588 4123
050 314 0929
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupunginarkiston asiakasrekisteri
Kaupunginarkiston tietopalvelun toteuttaminen. Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä (JulkL 621/1999). Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999).
Henkilön nimi, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.
Lakisääteinen velvoite, Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (609/2019), Tietosuojalaki (1050/2018), rekisteröidyn suostumus, viranomaisen lakisääteiset tietopyynnöt.
Asiakkaan tietopyynnön sisältö lyhyesti,
Asiakkaan yhteystiedot ja asianosaisuustieto tarvittaessa,
Asiakkaan laskutustiedot tarvittaessa,
Tietopalvelun toteuttamistapa ja -ajankohta
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietopalveluasiakkaat
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Excel-tiedostot sijaitsevat sijaitsevat suojatussa palvelinympäristössä, johon rajatut verkko-oikeudet.
Tietopalvelupyyntöä koskeva päätöksenteko tapahtuu asianhallintajärjestelmässä (katso asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste).
Lokitiedot
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, kaupunkinhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Tietohallinnon laiterekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietohallinnon tulee tietää tietojärjestelmäkokonaisuuden hallitsemiseksi kenellä mikin tietotekninen laite on.
Henkilötietoryhmät
Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän kustannuspaikka
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite / Sopimus
Tiedonhallintalaki
Tietosuojalaki
Kirjanpitolaki
Työsopimus / Virkamääräys
Teknisen valvonnan ohjeistus
Tietosisältö
Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on käytössään Kaarinan kaupungin omistamia ict-laitteita
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytetään niin kaun, kun käyttäjällä on käytössään yksikin Kaarinan kaupungin omistama ict-laite.
Säilytysajan päätyttyä käyttäjän liitos laiterekisteriin poistuu.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tietohallinnon tallennus
Automattinen koneellinen laiteinventointi
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Ei manuaalisia aineistoja.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Laitehallintarekisteriin on pääsy vain tietoa tarvitsevilla. Laiterekisteri on suojattu yksilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaava on kaupungin tietohallinto. Ajantsaisuus säilytetään laitteiden toimitukseen liittyvässä kirjauksessa ja koneellisesti tapahtuvassa tietojen täydentämisessä.
Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero.
Muutoksia varsinaisiin laiteomistustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet.
Muuta
Päivitetty