Hallintopalvelut

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

maija.hanhiala@kaarina.fi

050 373 2652

Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, opiskelijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ja osallistumistietojen ylläpitoon, työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden tilastointiin ja tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.  

Henkilötietoryhmät

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

• Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
• Työsopimukset ja virkamääräykset
• Työhistoria
• Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
• Sähköiset ja paperiset työvuorot
• Päivittäiset työaikaleimaukset
• Palvelussuhteen keskeytykset
• Koulutustiedot, sertifikaatit
• Koulutuksiin, sovitteluihin ja muihin tilaisuuksiin osallistujat ja tapaamisajat
• Koulutuskulukorvauslaskelma
• Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
• Osaamiskartta
• Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
• Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
• Työsuorituksen arviointi
• Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
• Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
• Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
• Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus, tilastointi, toimenpiteet
• Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
• Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
• Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
• Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
• Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
• Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
• Siviilipalvelusopimukset
• Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
• Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Tietosuojalaki
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
• Työsopimuslaki
• Laki kunnallisesta viranhaltijasta
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
• Tietoyhteiskuntakaari
• Arkistolaki
• Tartuntatautilaki
• Työturvallisuuslaki
• Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
• Suostumus

Tietosisältö

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

• ensisijaisesti rekisteröity itse
• henkilöstöhallinnolliset päätökset
• rekisteröidyn esimies
• Kela
• Väestörekisterikeskus
• Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
• Keva
• Vakuutusyhtiöt
• Verottaja
• TE-keskus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiölle, tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille ja eläkelaitokselle.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

(02) 588 4000

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kari.holso@kaarina.fi

050 373 2550

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kari.holso@kaarina.fi

050 373 2550

Henkilörekisterin nimi

Käyttäjäoikeusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin käytössä ja hallinnassa olevien järjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta ja ylläpito. 

Henkilötietoryhmät

Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjätunnus
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän esimies
Käyttöoikeudet
Käyttäjän puhelinnumero

Muut oleelliset tiedot käyttäjäoikeusien hallitsemiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisäätäinen velvoite

Tietosuojalaki (1050/2018)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

Sekä muu oleellinen toimialakohtainen lainsäädäntö. 

Tietosisältö

Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on oikeuksia kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tietojärjestelmissä 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietoja säilytetään jokaisessa tietojärjestelmässä vähintään sen ajan, kun henkilöllä on käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Osassa tietojärjestelmiä käyttäjäoikeuksia on säilytettävä pidempään ja osassa järjestelmistä käyttäjäoikeustietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen tietojärjestelmä on käytössä. 

Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä  tai ne häviävät tietojärjestelmien alasajon yhteydessä.  

Tietolähteet

Käyttäjä itse
Työsopimus
Esimiesten pyynnön käyttäjän luomiseksi
Esimiesten käyttöoikeuspyynnöt
Henkilöhallintojärjestelmä tietokanta
Elisa OmaElisa -puhelinjärjestelmän tietokanta
Erillisjärjestelmissä järjestelmien pääkäyttäjät määrittelevät käyttäjät ja käyttöoikeudet saamiensa pyyntöjen perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin. 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjäoikeustietoihin on pääsyoikeudet vain tietojärjestelmien pääkäyttäjillä. Pääsyoikeudet on suojattu vähintään yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti / teknisen valvonnan ohjekäytännön mukaisesti. 

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaavat tietojärjestelmien pääkäyttäjät.

Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero. 

Muutoksia varsinaisiin käyttäjäoikeustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet  

Muuta

Järjestelmiä, joissa käyttäjätietoja ylläpidetään, on lukuisia.

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

+358 2 588 4000

Hallintojohtaja

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

paivi.antola@kaarina.fi

Sami Kääriäinen

Kaarinan kaupunki/kaupunkikehityspalvelut

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

sami.kaariainen@kaarina.fi

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palautepalvelun ylläpito ja palautteisiin vastaaminen

Henkilötietoryhmät

Palautteiden antajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Palautteen antajan yhteystiedot, yleensä vain sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Ei ulkoisia tietolähteitä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta tietoja

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia ainestoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Talousjohtaja

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi

050 373 9116

Controller Vilma Tikakoski

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

vilma.tikakoski@kaarina.fi

050 373 2709

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietoryhmiä ovat mm.

• ostolaskujen toimittajarekisteri: nimi, osoite, sotu, pankkitili
• YEL-todistukset
• ostoreskontralistat ja saldolistat
• ostolaskut ja maksutositteet
• ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
• ostolaskujen maksatusluettelo
• ostolaskujen kuittausluettelo
• hyvityslaskujen kohdistusluettelot
• myyntilaskujen asiakasrekisteri: nimi, osoite, sotu
• laskutusluettelot
• myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
• saldoluettelo
• laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
• suoritusluettelot
• maksukehotus- ja perintäluettelot
• ulosottoasiakirjat
• velkajärjestelyasiakirjat
• luottotappiolistaukset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Kuntalaki sekä palveluiden tuottamiseen liittyvä erityislainsäädäntö.

Sopimus

mm. Vuokrasopimus

Tietosisältö

Asiakkaat

Asukkaat

Toimittajat sekä palveluntuottajat

Sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

ensisijaisesti rekisteröity itse

Lisäksi palvelualuekohtaiset tietojärjestelmät tuottavat tietoa taloushallintorekisteriin

Toimittajat sekä palveluntuottajat itse

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle 

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

(02) 588 4000

Hallintojohtaja Päivi Antola

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

paivi.antola@kaarina.fi

050 541 5160

Viestintäasiantuntija Sinikka Huttunen

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

sinikka.huttunen@kaarina.fi

050 314 6189

Henkilörekisterin nimi

Viestinnän asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan.  

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmät vaihtelevat tapauskohtaisesti, sen mukaan mitä tietty viestinnällinen toiminto edellyttää. Henkilötietoryhmiä voivat olla esim.

Nimi
Organisaatioyksikkö
Ikäryhmä
Koulutustaso
Osoite
Puhelinnumero
Asuinalue

Audiovisuaalinen materiaali sekä muut teoksiin liittyvät tiedot

Harrastustoimintaan ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot

Sekä muut viestinnän kannalta oleelliset henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite mm. Kuntalaki §29

Suostumus

Sopimus

Tietosisältö

Asiakkaat, asukkaat sekä Kaarinan kaupungin henkilöstö sekä muut sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Säiltysaika vaihtelee aineistosta riippuen. Säilytysaika määritetään Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmissa

Tietolähteet

Asiakkaat

Asukkaat

Henkilöstö

Palveluntuottajat

Muut sidosryhmät

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Julkisessa verkossa julkaistut tiedot voivat päätyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Erilaisia viestinnässä käytettyjä ja tuotettuja materiaaleja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Pääsyoikeudet tietojärjestelmiin on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen ja teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).

Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut niin, että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot  rekisteristä. 

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn ennen suostumuksen perumista. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja tietojen oikaisua

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteys tietosuojavaltuutettuun

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Kun rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän hyödyntää Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi) löytyviä lomakkeita.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tietojen oikeellisuus tarkistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä muissa tilanteissa joissa rekisterinpitäjä katsoo olevan syytä tarkastaa tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. 

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Tarkastuslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

paivi.antola@kaarina.fi

Jenni Teuri

Oskarintalo (kaupunginvirasto), Oskarinkatu 4, 4. kerros

jenni.teuri@kaarina.fi

040 564 5236

Henkilörekisterin nimi

Sidonnaisuusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vapaaehtoisen sidonnaisuustietojen ilmoittamisen tarkoituksena on vahvistaa poliittisen järjestelmän luotettavuutta ja avoimuutta.

Henkilötietoryhmät

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Luottamushenkilöt

- Viranhaltijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

• Kaupunginhallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajien jäsenten ja varajäsenten
• kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
• lautakuntien puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
• kaupunginjohtajan sekä
• lautakuntien esittelijöiden:
• johtotehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät)
• luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin yrityksen tai yhteisön hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenyys)
• merkittävä varallisuus (ainakin merkittävät kiinteistöjen ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistukset; ei kuitenkaan omana tai vapaa-ajan asuntona olevia kiinteistöjä ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistus)
• muut sidonnaisuudet joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

• Kaupunginhallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajien jäsenten ja varajäsenten
• kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
• lautakuntien puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
• kaupunginjohtajan sekä
• lautakuntien esittelijöiden:
  • johtotehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät)
  • luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin yrityksen tai yhteisön hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenyys)
  • merkittävä varallisuus (ainakin merkittävät kiinteistöjen ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistukset; ei kuitenkaan omana tai vapaa-ajan asuntona olevia kiinteistöjä ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistus)
  • muut sidonnaisuudet joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden oma ilmoitus.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Hyvinvoinnin edistämisen jaosto

Kaarinan kaupunki 

Oskarinkatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

kirjaamo@kaarina.fi

(02) 588 4000 

Hyvinvoinnin edistämisen päällikkö

Hanna Inkeroinen

Kaarinan kaupunki

Hyvinvoinnin edistäminen

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

hanna.inkeroinen@kaarina.fi

050 595 4000

Työllisyyspalvelujohtaja Gisela Lindberg-Vesalainen

Kaarinan kaupunki 

Pyhän Katariinan tie 2

20780 Kaarina

gisela.lindberg-vesalainen@kaarina.fi

040 152 3619

Henkilörekisterin nimi

Työllistymistä tukevien palveluiden asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Vähintään 300 päivää työmarkkinatukea saaneiden työttömien työnhakijoiden työllistämistä tukevien palveluiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Kotoutumisajalla olevien toimeentulotukea saavien asiakkaiden kotoutumista edistävien palveluiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Kunnan lakisääteisiä maahanmuuttajien ohjaus- ja neuvontapalveluita saavien asiakkaiden palveluiden tarjoaminen.

Hautaustoimilain mukaisten hautausjärjestelyiden selvittäminen ja toteutus.

Henkilötietoryhmät

• Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot
• Henkilötunnus
• Palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät kertomustiedot, suunnitelmat ja päätökset

Erityisryhmien henkilötiedot

• Maahanmuuttaja- ja kotoutuja-asiakkaiden osalta mahdollinen pakolaisstatus

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Työttömyysturvalaki (30.12.2002/1290)
• Laki kotoutumisen edistämisestä (30.12.2010/1386)
• Hautaustoimilaki (6.6.2003/457)
• Laki julkisesta työvoima-ja yrityspalvelusta (916/2012)
• Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lainja eräiden siihen liittyvien lakien voimaanpanosta (383/2023)

 Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain muuttamisesta (371/2023)

Tietosisältö

• Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot
• Henkilötunnus
• Palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät kertomustiedot, suunnitelmat ja päätökset

Erityisryhmien henkilötiedot

• Maahanmuuttaja- ja kotoutuja-asiakkaiden osalta mahdollinen pakolaisstatus
• Työkykyarvioon voi sisältyä terveystietoa

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja toiminnanohjaussuunnitelman perusteella.

Tietolähteet

• Asiakas itse
• Väestötietojärjestelmä
• Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät
• Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt
• Asiakkaan suostumuksella saadut tiedot terveydenhuollon, Kelan sekä työ-ja elinkeinotoimiston URA-järjestelmästä
• TYPPI-tietojärjestelmä
• Kunnan osarahoittaman työmarkkinatuen laskun liite
• Kansaneläkelaitoksen etuustietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu työttömyysturvalain 12 luvun 1§ sekä kotoutumisen edistämisestä annetun lain 9 luvun 86§.

Yhteystiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos rekisteröidyllä on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada rekisteröidyltä itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin Väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tietojen pohjalta voidaan täydentää työ- ja elinkeinoministeriön Työnvälitystilastoa.

Tiedot pankkien kautta asiakkaille maksettavista rahasuorituksista toimitetaan konekielisesti pankeille.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Manuaaliset aineistot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.

Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. Arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Asiakastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian hoitamiseen tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla https://kaarina.fi/fi/etusivu/tietosuoja#e0f4a8bf

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, oikaista, täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja, mikäli kaupungin lakisääteinen velvoite ei vaadi tietojen säilyttämistä.

Tällaisia rajauksia ovat esimerkiksi:

• Kotoutujaa koskevat tiedot (Laki kotoutumisen edistämisestä)

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi). Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty