Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Hallintopalvelut » Henkilöstölautakunta

Henkilöstölautakunta

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen. Kaarinan kaupunki käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

  • Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri (Pegasos): nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
  • Työsopimukset ja virkamääräykset
  • Työhistoria
  • Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot (Esmikko, Titania, ProConsona, Hellewi, tuntikortit)
  • Päivittäiset työaikaleimaukset
  • Palvelussuhteen keskeytykset
  • Koulutustiedot, sertifikaatit
  • Koulutuksiin osallistujat
  • Koulutuskulukorvauslaskelma
  • Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
  • Osaamiskartta
  • Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
  • Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
  • Työsuorituksen arviointi
  • Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
  • Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
  • Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
  • Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus
  • Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
  • Siviilipalvelusopimukset
  • Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse
  • henkilöstöhallinnolliset päätökset

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säännölliset luovutukset työterveyshuollolle, Tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille, eläkelaitokselle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

WEB-tallennus, Web-Pala, Pegasos, KuntaHR, Esmikko, sähköiset tiedostot (word, excel), Webpropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • Työsopimukset ja virkamääräykset / säilytetään pysyvästi / JulkL 621/1999, § 24
  • Määräaikainen työsopimus / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
  • Viran/toimen vastaanottoilmoitus / 2 vuotta
  • Tehtäväkuvaukset / voimassaolo
  • Kehityskeskustelut / voimassaolo / JulkL 621/1999, § 24
  • Työn vaativuuden arviointi / voimassaolo
  • Työajan seurantaraportti / 2 vuotta
  • Etätyösopimus / voimassaolo
  • Kannustus-, merkkipäivä- ja palvelusvuosilahjat ja palkkiot / pysyvästi
  • Päätös aloitteen palkitsemisesta / 5 vuotta
  • Palkkalaskelmat / 50 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31.
  • Web keskeytykset (vuosiloma, säästövapaa, talkoovapaa) / voimassaolo + 2 vuotta
  • Lomautusta, irtisanomista ja viran/työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat / voimassaolo + 10 vuotta / Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Irtisanomisilmoitukset ja eroanomukset / voimassaolo
  • Päätökset irtisanomisilmoituksiin ja eroanomuksiin / 2 vuotta
  • Perhevapaisiin, opintovapaaseen, vuorotteluvapaaseen liittyvät hakemukset ja päätökset / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL§ 24
  • Muut työloma- ja virkavapauspäätökset (mm. sairauslomat) / 2 vuotta
  • Sairauslomatodistukset / 1 vuosi / 759/2004 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
  • Työterveyshoitajan terveystarkastukset / 1 vuosi / JulkL 621/1999 § 24 kohta 25
  • Eri lisiin (hk-lisät, työkokemus, kannustus, kieli) liittyvät päätökset / 10 vuotta / JulkL § 24
  • Matkalaskut / 10 vuotta
  • Varhainen tuki -keskustelu lomake / palvelussuhteen kesto
  • Työterveysneuvottelumuistiot ja niihin liittyvät dokumentit
  • Asiakirjat: lomautus, irtisanominen, viran tai työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat, varoitus, virasta pidättäminen ja muut mahdolliset kurinpidolliset dokumentit / päätöksen lainvoimaisuus + 10 vuotta
  • Tiedoksi tulleet eläkepäätökset / 2 vuotta
  • Työ- ja työmatkatapaturma- ja ammattitauti-ilmoitukset vakuutusyhtiölle / 2 vuotta / kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Saapuneet päätökset vakuutusyhtiöltä / 20 vuotta / JulkL 621/999 § 24, kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Koulutuksen osallistujaluettelo / 1 vuosi
  • Koulutusanomukset ja päätökset / 2 vuotta
  • Henkilöstövakuutukset (henkilöstön sairaus-, työtapaturmatiedostot) / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 25
  • Verokortit / 1 vuosi / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat / palvelussuhteen kesto
  • Ay-jäsenmaksutilitykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 31
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot / 10 vuotta / TyöaikaL605/1996, KVesL 669/1970, kunnallisen viranhaltijan ja työntekijäin eläkelaki 202/1964 ja JulkL 621/999 § 24, 31
  • Esmikko työajan seurantaraportti / 2 vuotta
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri / 10 tai 11 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23. SVL-päiväraha-asiakirjat, Kela / 2 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31
  • Siviilipalvelusopimukset / voimassaolo + 2 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
  • Sivutoimilupahakemukset / voimassaolo + 2 vuotta
  • Sivutoimilupahakemuksen päätös / säilytetään pysyvästi
  • Sivutoimi-ilmoitukset / voimassaolo + 2 vuotta
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Potentiaalinen henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • nimi, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, sotu, yhteystiedot, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi (kuntarekry)
  • työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
  • työntekoa rajoittavat tekijät
  • haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään.
  • Rekrytointiprosessia ja haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot järjestelmään vie rekrytointisuunnittelija, rekrytoiva esimies tai hänen valtuuttamansa asiantuntija.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Julius

Kuntarekry.fi -palvelu

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin KL-Kuntarekry Oy. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan.

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n ja JulkL 24 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.

  • Hakijoista laaditut yhteenvedot / 10 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
  • Valitun hakemus liitteineen / säilytetään pysyvästi / JulkL §24, k. 29, 31, 32. Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/443/01
  • Valintapäätös / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
  • Valitsematta jääneiden hakemukset / 2 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
  • Haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot / 10 vuotta / JulkL § 24, k. 29
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
  • määräaikaiset sijaiset: hakemus liitteineen, päätös valinnasta / palvelussuhteen kesto + 2 vuotta / JulkL § 24, k. 29, 31, 32

Avoimen keikoille kuntiin hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajien käytettävissä 6 kk siitä, kun työnhakija on viimeksi päivittänyt avointa hakemustaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojensa ylläpidosta. Jos työnhakija haluaa hakemuksensa olevan aktiivinen 6 kk:n jälkeen, hän voi päivittää hakemuksensa. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 uorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Jos hakija ei päivitä keikkatyö hakemustaan, säilyy se 6 kk:n voimassaolon jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

Avoimen hakemuksen kuntiin jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajan käytettävissä hakijan määrittämään päivämäärään asti. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä. Jos työnhakija ei päivitä avointa hakemustaan, säilyy se työnhakijan määrittämän päivämäärän jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

Kohdistetuissa rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta. Työnantajat vastaavat mahdollisten manuaalisten hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä omien arkistonmuodostussuunnitelmiensa mukaisesti. Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset kuntatyönantajat ovat velvoitettuja säilyttämään pysyvästi. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia saa säilyttää kunkin kunnan asettaman määräajan mukaisesti kuitenkin vähintään kaksi vuotta ArkL 8 § huomioiden.

Työnantajat haastattelevat ja valitsevat sijaiset ”keikkatyöhön”. Tämän jälkeen sijainen ylläpitää omia käytettävyystietojaan järjestelmän kalenterissa. Jos sijainen merkitsee itsensä tilaan ”Ei käytettävissä”, hän ei tule mukaan sijaishakuihin. Jos sijaiseksi hyväksytty henkilö ei päivitä tietojaan 6 kk:een, hänen tietonsa muuttuvat tilaan ”ei käytettävissä”. Jos sijainen on tilassa ”Ei käytettävissä” kaksi vuotta viimeisestä käytettävissä oloajasta laskettuna, hänen tietonsa hävitetään järjestelmästä kyseisen työnantajan ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin tutkimuslupahakemusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin myönnettyihin tutkimuslupiin liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Tutkijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Tutkijan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tutkimuksen ohjaaja, organisaatio, tutkimuksen nimi, kohdeyksikkö, tutkimuksen kuvaus, toteutussuunnitelma, päätös tutkimusluvan myöntämisestä

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan tutkimusluvan hakijalta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel, Word tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperinen aineisto

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18