Henkilöstölautakunta

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

maija.hanhiala@kaarina.fi

050 373 2652

Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, opiskelijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ja osallistumistietojen ylläpitoon, työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden tilastointiin ja tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.  

Henkilötietoryhmät

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

• Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
• Työsopimukset ja virkamääräykset
• Työhistoria
• Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
• Sähköiset ja paperiset työvuorot
• Päivittäiset työaikaleimaukset
• Palvelussuhteen keskeytykset
• Koulutustiedot, sertifikaatit
• Koulutuksiin, sovitteluihin ja muihin tilaisuuksiin osallistujat ja tapaamisajat
• Koulutuskulukorvauslaskelma
• Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
• Osaamiskartta
• Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
• Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
• Työsuorituksen arviointi
• Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
• Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
• Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
• Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus, tilastointi, toimenpiteet
• Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
• Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
• Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
• Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
• Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
• Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
• Siviilipalvelusopimukset
• Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
• Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Tietosuojalaki
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
• Työsopimuslaki
• Laki kunnallisesta viranhaltijasta
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
• Tietoyhteiskuntakaari
• Arkistolaki
• Tartuntatautilaki
• Työturvallisuuslaki
• Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
• Suostumus

Tietosisältö

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

• ensisijaisesti rekisteröity itse
• henkilöstöhallinnolliset päätökset
• rekisteröidyn esimies
• Kela
• Väestörekisterikeskus
• Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
• Keva
• Vakuutusyhtiöt
• Verottaja
• TE-keskus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiölle, tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille ja eläkelaitokselle.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty