Kaupunkikehityslautakunta
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunkikehityslautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
Yleiskaava-arkkitehti Kaisa Äijö
PL 12
Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs
20781 Kaarina
kaisa.aijo@kaarina.fi
Henkilörekisterin tiedot
Kaavoituksen rekisterit, asianosaiset
Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asianosaisia liittyen kaavahankkeisiin ja suunnittelutarveratkaisuhin.
Kaavahankkeiden asianosaiset
Suunnittelutarveratkaisujen asianosaiset
Maankäyttö-ja rakennuslain mukainen asianosainen
Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Asiakkaiden antamat tiedot
Kiinteistörekisteri (KTJ)
Yritystietojärjestelmä (YTJ)
Väestörekisteri (VRK)
Ei säännönmukaisia luovutuksia
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunkikehityslautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
Paikkatietopäällikkö Sami Kääriäinen
PL 12
Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs
20781 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kiinteistönmuodostukseen liittyvien henkilötietojen rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asiakassuhteessa Kaarinan kaupunkiin tai muuten asianosaisia liittyen kiinteistötoimituksiin.
Henkilötietoryhmät
Kiinteistötoimituksen asianosaiset
Kiinteistötoimituksen tilaajat
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Kiinteistönmuodostamislain mukainen asianosainen (Kiinteistönmuodostamislaki 17 §)
Tietosisältö
Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Asiakkaiden antamat tiedot
Kiinteistörekisteri (KTJ)
Yritystietojärjestelmä (YTJ)
Väestörekisteri (VRK)
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei säännönmukaisia luovutuksia
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaupunkikehityslautakunta
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kaupunkikehitysjohtaja
Päivi Liuska-Kankaanpää
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
+358 50 373 2440
Paikkatietopäällikkö
Sami Kääriäinen
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Kiinteistöverorekisteri
Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Kaarinassa sijaitsevien kiinteistöjen omistajat
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Kaarinassa sijaitsevat kiinteistöt (kiinteistötunnus)
Kiinteistöjen omistajatieto
Kiinteistöjen verotiedot
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Verohallinto
Verohallinto lähettää kolme kertaa vuodessa tiedot kaikkien Kaarinan kaupungin alueella olevien kiinteistöjen verotiedoista. Rekisterissä on kiinteistöjen, rakennusten ja omistajien tiedot. Lisäksi rekisteri sisältää tiedot kiinteistöille osoitetuista kiinteistöveroista. Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Ei luovuteta säännönmukaisesti
Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia aineistoja
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
arkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vastaa Verohallinto. Oikaisupyynnöt ko. asiassa tulee tehdä sinne.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaupunkikehityslautakunta
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
+358 50 373 2440
Sami Kääriäinen
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Paikkatiedon kokonaishallintajärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kokonaisjärjestelmä kunnan rakennetun ympäristön ja paikkatiedon
hallintaan.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on eri
viranomaistehtävien suorittaminen. Asiakastietoja käytetään kiinteistöjen
ja rakennusten omistaja- ja vuokralaistiedoissa, lupien ja toimenpiteiden
hakijana, naapurina ja osallisena, väestöpoikkileikkauksissa ja
väestöanalyyseissä.
Sisältää asemakaava-, kaavan pohjakartta-, kiinteistörekisteri-,
maaomaisuus-, osoiterekisteri-, rakennus- ja huoneistorekisteri,
rakennusvalvontarekisteri, väestörekisteri-, yleiskaava- sekä
ympäristövalvonnan tiedot.
Henkilötietoryhmät
Kaikki Kaarinassa kirjoilla olevat henkilöt.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Rekisterinpidon lakiperusteet:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (MRL, 1999/132)
Kiinteistönmuodostamislaki (KLM, 1995/554)
Maakaari (1995/540)
Jätelaki (646/2011)
Kemikaalilaki (599/2013)
Luonnonsuojelulaki (1096/1996)
Maa-aineslaki (555/1981)
Maastoliikennelaki (1710/1995)
Merenkulun ympäristönsuojelulaki (1672/2009)
Ulkoilulaki (606/1973)
Vesihuoltolaki (119/2001)
Vesilaki (587/2011)
Vesiliikennelaki (463/1996) 2 (5)
Ympäristönsuojelulaki (527/2014)
Yksityistielaki 560/2018
Kuntalaki 410/2015
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/21.5.1999)
Tietosuojalaki (1050/5.12.2018)
sekä näiden lakien nojalla annetut asetukset.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin
Tietosisältö
Henkilötiedot; Henkilötunnus, Nimi (sukunimi ja etunimet), Ikä,
Syntymäaika, Kuolinpäivä, Äidinkieli, Sukupuoli, Osoite, Asuinpaikan
tunnus, Kotipaikkatunnus (vanha rakennustunnus), Kunta, Vuodenvaihteen kunta, Kuntaan muuttopäivä, Viimeinen muuttopäivä,
Turvakiellon alkupäivä, Turvakiellon loppupäivä, Avioliittotiedot, Lapset ja
huollettavat, Vanhemmat ja huoltajat, Osoite (kaikki osoitetiedot),
Lisätiedot (ammatti, syntymäkotikunta, ulkomainen syntymävaltio ja
syntymäpaikka, kotikunnat, kansalaisuudet, henkilötietojen viimeinen
päivityspäivä), Historiatiedot (nimenmuutokset, henkilötunnusmuutokset),
Asumuserotiedot, Huostaanotto- ja edunvalvontatiedot, Kiinteistötunnus,
puhelinnumerot, faksi, sähköposti.
Hakemustiedot, päätöstiedot, sopimukset, viestit liitteinä, henkilön
kiinteistöjen omistajuus / vuokralainen, kiinteistöjen omistajat ja entiset
omistajat, rakennusten omistajuus / vuokralainen, rakennuksen
käyttötarkoitustiedot, osallisuus- ja naapuritiedot.
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Väestötiedot ovat osittain salaisia
turvakieltohenkilöiden osalta. Väestötietojen latausohjelma poistaa
väestötietoluvun yhteydessä turvakieltohenkilöiltä osoite- ja
asuinpaikkatiedot tietokannasta, joten niitä ei näy ohjelmassa.
SALASSAPIDON PERUSTEET:
Julkisuuslain mukaan, mikäli sisältää salassapidettävää tietoa.
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Säilytys järjestelmän elinkaaren ajan. Rekisterin asiakastietoja säilytetään muutoin Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman ja kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Väestörekisterikeskukselta (VRK) väestötietojen päivitys viikoittain.
Asiakkailta hakemukset + täydennykset.
Kaupanvahvistajan ilmoitukset.
Kaupungin maavuokralaisten tiedot vuokrasopimuksista.
Osallisuudet sopimusten pohjalta.
Kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ) kiinteistöjen omistajatiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Joitain tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa. Ei kuitenkaan henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisiksi katsottavia tietoja.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Ei manuaalisia aineistoja
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin ja Turun kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
arkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Kaupunkikehityslautakunta
Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
Tekninen Johtaja Jyrki Haapasaari
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
Päivi Liuska-Kankaanpää: +358 50 3732440
Jyrki Haapasaari: +358405070238
Henkilörekisterin tiedot
Teknisten- ja kaupunkikehityspalveluiden asiakasrekisteri
Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän kiinteistöosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.
Kiinteistöosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen kiinteistörekisterin ylläpito sekä lakisääteisten viranomaistehtävien hoitaminen ja valmistelu. Henkilötietoja käytetään myös kunnallisiin suunnittelu ja hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.
- Asiakkaat
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n määräämä määräalan luovutushetken omistajan nimi ja henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä määräalan ensimmäisen omistajan nimi, henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus.
Kiinteistöjen- ja määräalojen omistajien ja haltijoiden nimet ja yhteystiedot sekä heidän kansalaisuutensa ja mahdollinen kuolinpäivä. Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Virallinen valtakunnallinen kiinteistörekisteri, josta koneellisesti päivittyvät kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n mukaiset tiedot uusille määräaloille. Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri.
Laskun maksajan tai maksajien osalta tiedot haetaan y- tunnuksen tai henkilötunnuksen perusteella Trimble Locus järjestelmän väestöosasta tai yhteystieto-osasta ja tarkistetaan toimituksen tai päätöksen hakemuksesta. Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Arkistointi tehdään arkitonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunkikehityslautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
Paikkatietopäällikkö Sami Kääriäinen
PL 12
Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs
20781 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Tonttien ja maa-alueiden myynnin ja vuokrauksen rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Maanvuokrauksen, myynnin ja oston asiakassuhteiden hoitaminen sekä laskutus ja sopimusten
hallinta, jotka liittyvät Kaarinan kaupungin maa- ja vesiomaisuuden hoitoon.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka
- ovat hakeneet kaupungilta tonttia tai muuta kiinteistöä tai maa-aluetta
- ovat tai ovat olleet asiakas- tai sopimussuhteessa kaupungin kanssa koskien tontin tai maa-alueen vuokrausta, ostoa, myyntiä tai luovutusta
- ovat vuokranneet kaupungilta venepaikan tai vuokraviljelypalstan
- ovat tai ovat olleet neuvottelu- ja/tai sopimussuhteessa kaupungin kanssa koskien kiinteistökehittämistä, kaavoitussopimuksia, maankäyttösopimuksia tai muita maankäyttöön liittyviä sopimuksia
Henkilötietoryhmät
Rekisteröityinä ovat henkilöt ja yritykset/yhteisöt, jotka ovat maanvuokra-asiassa sopimusuhteessa Kaarinan kaupunkiin tai ovat hakeneet kaupungilta tonttia tai muuta kiinteistöä tai maa-aluetta. Rekisterissä on edelleen tietoja osapuolista, jotka ovat sopimussuhteessa kaupungin kanssa koskien kiinteistökehittämistä, kaavoitussopimuksia, maankäyttösopimuksia tai muita maankäyttöön liittyviä sopimuksia. Edelleen ne henkilöt, jotka ovat vuokranneet Kaarinan kaupungilta venepaikan tai vuokraviljelypalstan.
Kiinteistöjen ja -arvontaan sekä asiakas-, neuvottelu- ja sopimussuhteiden hoitoon liittyvät
yhteystiedot ml. henkilötunnukset.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietosisältö
Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Asiakkaiden antamat tiedot
Eri rekistereistä kuten esim. väestörekisteri, kiinteistörekisteri, rakennus- ja huoneistorekisteri kerätyt tiedot
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei säännönmukaisia luovutuksia
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja pääosin kassakaapeissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
- Trimble eTontti, tontinvaraus ja arvontapalvelu
- Trimble eContract, sopimustenhallinta, maanvuokrasopimuset
- Trimble varauspalvelu
- KVP (kiinteistönvaihdannanpalvelu)
- Microsoft Office
- SignSpace
Näiden lisäksi manuaalinen arkisto, joka sisältää paperisia asiakirjoja
Sähköinen aineisto:
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Osittain rekisteri sijaitsee Turun kaupungin palelimilla sekä Saas palvelussa Trimble Oyj:n palvelimilla.
Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
Manuaalinen aineisto:
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. Pääsy näihin asiakirjoihin on vain henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat kyseisiä tietoja.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty