Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Kaupunkikehitys- ja tekniset palvelut » Ympäristölautakunta

Ympäristölautakunta

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

ymparisto@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Ensisijainen yhdyshenkilö

Ympäristötarkastaja Pia Aarnio

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

pia.aarnio@kaarina.fi

Puhelin

050 314 5240

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Jätevesirekisteri, haja-asutus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin haja-asutusalueiden jätevesijärjestelmien rekisteri. Rekisteri sisältää hajavesiasetuksen mukaiset jätevesitiedot. Rekisterin käyttötarkoitus on pitää kiinteistöihin liittyvien jätevesiratkaisujen tiedot helposti löydettävissä ja käytettävissä olevassa muodossa.

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat; rakennusten/kiinteistöjen omistajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kiinteistön omistajan nimi, kiinteistön osoite, kiinteistötunnus, tiedot kiinteistöllä olevasta jätevesijärjestelmästä.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin kerätään kiinteistökohtaisen jätevesijärjestelmän toteuttamista varten toimitetusta lupahakemuksesta tai muusta kiinteistön omistajan toimittamasta asiakirjasta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja käytetään rakennusvalvonnan, ympäristösuojelun ja vesihuoltolaitoksen virkatehtäviin liittyen. Naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Rekisteriä ylläpidetään Excel-taulukossa. Luvat arkistoidaan paperikopioina rakennusvalvonnan arkistoissa.

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilörekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §).

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Muuta

Päivitetty

02.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884 000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Viheraluemestari

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

viheralueet@kaarina.fi

Puhelin

050-541 5175

Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Puunkaatoluparekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin puunkaatoluparekisteri sisältää tiedot asemakaava-alueiden kiinteistöille myönnetyistä puunkaatoluvista. Rekisterissä on tiedot kiinteistöjen omistajista ja lupien hakijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.

Puunkaatoluparekisterin avulla hoidetaan lakisääteisiä viranomaistehtäviä ja valmistelua. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Omistajista ja hakijoista järjestelmään on tallennettu nimi ja osoite. Kiinteistöistä on kirjattuna puunkaatolupaan liittyvät puumäärät ja -lajit.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietoja

Keskeinen lainsäädäntö

Maankäyttö- ja rakennuslaki

Tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

  • Asiakkaat
  • Muut asianosaiset esim. kuultavat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaat lähettävät puunkaatolupahakemuksen kaupungille joko sähköisen lupahakemuspalvelun kautta tai paperiversiona. Hakemuksessa on määriteltävä luvan hakijan ja kiinteistön tiedot. Luvissa ja päätöksissä käytetään samoja tietoja kuin hakemuksissa.

Väestötietojärjestelmä - Paikkatietojärjestelmään päivittyy henkilötietoja väestötietojärjestelmästä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Lakisääteisten viranomaistehtävien hoidon yhteydessä voidaan tietoja luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Osa puunkaatolupahakemuksista toimitetaan liikuntaa- ja viherpalveluihin paperisena. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käytöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Lisäksi väestötietojärjestelmästä päivittyy säännöllisin väliajoin asianmukaiset henkilötiedot paikkatietojärjestelmään.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

23.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

rakennusvalvonta@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

PL 12, 20780 Kaarina

Puntarikatu 3, Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Ensisijainen yhdyshenkilö

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

PL 12, 20780 Kaarina

Puntarikatu 3, Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Rakennusluparekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän rakennusvalvontaosa on virallisen rakennus- ja huoneistorekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää rakennus- ja ympäristövalvonnan kannalta tarvittavat tiedot rakennuksista, rakennuspaikkaan ja rakentamiseen liittyvistä luvista sekä niiden hakijoista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.

Rakennusvalvontaosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpito lakisääteisten viranomaistehtävien osalta. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat; kuten rakennusten omistajat, luvan hakijat, suunnittelijat, vastaavat työnjohtajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteinen tehtävä.

Tietosisältö

Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus.

Rakennusvalvontaosassa kiinteistöihin liittyvät rakennusluvat ja muut rakentamiseen, purkamiseen tai vastaavaan toimenpiteeseen liittyvät luvat ja niiden hakijatiedot. Hankkeista on kirjattuna pinta-alat, tilavuus, huoneluku ja rakennuksen ominaisuustiedot.

Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Rekisteriin liittyy myös CGI KuntaNet rakennusvalvontaosan vastuuhenkilötieto-osa, johon on tallennettu hankkeiden työnjohtajien ja suunnittelijoiden tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Henkilörekisteriä ylläpidetään CGI KuntaNet-järjestelmässä. Tietoja järjestelmään luetaan automaattisesti Maanmittauslaitoksen rajapintapalvelun kautta sekä Trimble Locus-järjestelmän väestö- ja/tai yhteystieto-osasta (mm. laskujen maksajat).

Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri. Laskun maksatus; Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rakennusvalvontaosan avulla päivitetään valtakunnallista virallista rakennus- ja huoneistorekisteriä ja tuotetaan asuntotietoja Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tarpeisiin. Päivityksessä käytettävät tiedot eivät ole henkilötietoja.

Yksittäisiä tietoja luovutetaan asiakaspalvelussa. Rakennusluvan naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Rakennuslupahakemukset ja vastavien työnjohtajien ilmoitukset toimitetaan rakennusvalvontaan paperisina. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilörekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §).

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille (DVV).

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Muuta

Digi- ja väestötietovirasto on määritellyt Kaarinan kaupungin rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpitäjäksi. Erikseen hyväksytyillä henkilöillä on oikeus tehdä muutoksia suoraan valtakunnaliseen rekisteriin.

Päivitetty

02.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

rakennusvalvonta@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4816

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

PL 12, 20780 Kaarina

Puntarikatu 3, Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Ensisijainen yhdyshenkilö

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

PL 12, 20780 Kaarina

Puntarikatu 3, Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Työnjohtajien ja suunnittelijoiden pätevyysrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin rakennusvalvonnan myöntämiin lupiin liittyvien työnjohtajien ja suunnittelijoiden rekisteriä käytetään asiantuntijoiden osaamisen ja koulutuksen tietojen tallentamiseen. Tehtävään hakeutuva asiantuntija toimittaa ensimmäisen hakemuksensa liitteenä selvityksen koulutuksestaan ja työkokemuksestaan. Vaativuusluokka ja siihen liittyvät tiedot sekä henkilön vastuut kirjataan järjestelmään. Järjestelmän tietojen perusteella arvioidaan henkilön pätevyys uusiin tehtäviin hyväksymiseen liittyen.

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat; rakennushankkeiden vastaavat työnjohtajat ja suunnittelijat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietoja käytetään rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteisiin tehtäviin.

Tietosisältö

Nimi, hetu, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutus, valmistumisvuosi, työkokemus, vastuukohteet, tutkintotodistukset.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin kerätään lupaan liittyvästä työnjohtajahakemuksesta ja sen liitteistä tai vastaavista suunnittelijan asiakirjoista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia. Tietoja käytetään ainoastaan rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteisiin tehtäviin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot arkistoidaan paperikopioina rakennusvalvonnan arkistossa. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Skannatut todistukset ja muut selvitykset tallennetaan pdf-tiedostoina Kaarinan kaupungin verkkolevylle.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Verkkolevyn käyttöoikeuksia myönnetään Kaarinan kaupungin työntekijöille työtehtävien vaatimassa laajuudessa. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, joilla verkkolevylle kirjaudutaan.

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

02.12.20