Sivistyslautakunta
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Sivistyslautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Johtava rehtori
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
(02) 588 4000
Digikehittämispäällikkö
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
(02) 588 4000
Henkilörekisterin tiedot
Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen asiakasrekisteri
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta L 532/2017 sekä
• niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä
• Hallintolaki L 434/2003
• Opintotukilaki L 65/1994
• Nuorisolaki L 1285/2016
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Lukiolaki L 629/1998
Henkilöstöön liittyvät säädökset
• Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rahoitukseen liittyvät säädökset
• Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta (1704/2009)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
• Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009)
• Valtionavustuslaki (688/2001)
Muu lainsäädäntö
• Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.
- APIP-toiminnan päätös
- Erityisen tuen päätös
- Esiopetus - henkilökohtainen oppimissuunnitelma
- HOJKS
- Koulukuljetuspäätös
- Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
- Opettajatietolomake
- Opiskelun arviointitiedot
- Oppilaan ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Oppimissuunnitelma
- Pedagoginen arvio ja selvitys
- Poissaolot ja tuntimerkinnät
- Yksilöllisen oppilashuollon muistiot
- Opiskeluun hakeutuminen, opintoihin liittyvät päätökset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, opiskelutiedot ja suoritukset eli arvosanatiedot, opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
- ylioppilaskirjoituksiin osallistumistieto
Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta).
Lakisääteinen velvoite
Oppilaat, oppilaiden huoltajat, opettajat ja henkilökunnan jäsenet
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
- Oppilas/Opiskelija itse
- Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
- Koulun henkilöstö
- Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
- Kaarinan kaupungin väestötiedot
- Viranhaltijan päätöspöytäkirjat
Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.
- Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojensiirto lukuvuosittain hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon
- Yksilöinti ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto kuukausittain koulupsykologien ja –kuraattorien käyttämään asiakassovellukseen
- Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun.
- Koski-palvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu)
- Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan. Tällöin toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.
9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
- Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Sivistyslautakunta
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava rehtori
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
(02) 588 4000
Digikehittämispäällikkö
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
(02) 588 4000
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen opiskeluhuoltorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Muu lainsäädäntö
• 16. Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.
Henkilötietoryhmät
Oppilaan yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen oppilashuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.
Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:
• oppilaan ja hänen huoltajansa yksilöinti ja yhteystiedot
• opiskeluhuoltoasian aihe ja vireillepanija
• oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
Opiskeluhuoltokertomusten osarekistereitä ovat yksilökohtaisissa oppilashuoltotapaamissa eri alojen ammattilaisten asiakasrekistereihin kirjaamat tiedot. Näitä ovat:
• Terveydenhuollon ammattihenkilöstön potilasasiakirjat
• Sosiaalihuollon ammattihenkilöstön asiakasdokumentaatio
• Koulukuraattorien asiakasdokumentaatio
• Koulupsykologien asiakasdokumentaatio
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Tietosisältö
Oppilaat/Opiskelijat, huoltajat
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
- Oppilas/Opiskelija itse
- Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
- Yksilökohtaisen oppilashuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet
- Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman:
- Oppilaan tai hänen huoltajansa yksilöityä suostumusta
- Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.
9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.
9) 22 §:n- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja
Kaarinan kaupunginkirjasto
Lautakunnankatu 1
20780 Kaarina
ritva.nurminoro@kaarina.fi
050-3732742
Sinikka Huttunen, Marianne Hopiavuori, Katja Nordanberg
Kaarinan kaupunginkirjasto
Lautakunnankatu 1
20780 Kaarina
Sinikka Huttunen 050-3146189
Marianne Hopiavuori 050-3146058
Katja Nordanberg 050-3140906
Henkilörekisterin tiedot
Kaarina-talon tilojen varausrekisteri
Tietoja käsitellään Kaarina-talon tilojen varauksiin ja laskutukseen liittyvien asioiden hoidossa.
Flextilaan rekisteröityessä nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Käsittelyssä tarvittavat tiedot saadaan Flextila-palvelua käyttävältä asiakkaalta itseltään. Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.
Flextila-ohjelmaa käyttävät asiakkaat ja yhdistykset.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on oikeutettu varaamaan tiloja.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan palveluun liittyen asiakkaalta itseltään.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia aineistoja.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä, joiden henkilötietoja se kerää ja käsittelee. Tavoite on, että rekisteröity tietää missä, milloin ja miten tämän tietoja käsitellään.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojensa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Pyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internetsivuilta kaarina.tietorekisteri.fi
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Sivistyslautakunta
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava rehtori
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
02-588 4000
Digikehittämispäällikkö
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
02-588 4000
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Perus-ja lukiokoulutuksen koulukuraattorien asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812)
7. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
8. Perusopetuslaki (628/1998)
9. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
10. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
11. Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
12. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.
Henkilötietoryhmät
- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Tietosisältö
Oppilaat, oppilaiden huoltajat
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
- Oppilas itse
- Oppilaan huoltajat
- Väestörekisteri
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.
- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.
- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Sivistyslautakunta
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Johtava rehtori
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
02-5884000
Digikehittämispäällikkö
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
02-5884000
Henkilörekisterin tiedot
Perus-ja lukiokoulutuksen koulupsykologien asiakasrekisteri
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
7. Perusopetuslaki (628/1998)
8. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
9. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
10. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
11. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
Lakisääteinen velvoite
Oppilaat, oppilaiden huoltajat
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
- Oppilas itse
- Oppilaan huoltajat
- Väestörekisteri
- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.
- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.
- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdysssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus
- pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Sivistyslautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Varhaiskasvatuksen johtaja
Päivi Kemppainen
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
20780 Kaarina
paivi.kemppainen@kaarina.fi
050 373 2524
Pia Lindholm
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
20780 Kaarina
050 314 6148
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Lasten varhaiskasvatuksen järjestäminen ja asiakasmaksut
Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki niiden yritysten tiedot, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen lasten varhaiskasvatuksen palvelujen tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisen rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Perusteet:
- varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- asetus lasten päivähoidosta (239/1973)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
- laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Henkilötietoryhmät
- varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset
- heidän huoltajansa
- samassa taloudessa asuvat henkilöt
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
- lasten ja muiden perheenjäsenten yksilöinti- ja yhteystiedot
- varhaiskasvatuspaikan hakemuksen tiedot
- päätös varhaiskasvatuspaikan myöntämisestä
- myönnetyn varhaiskasvatuspaikan ja palvelun tiedot
- maksupäätökseen tarvittavat tulotiedot
- maksupäätös
- lasten läsnä/poissaolotiedot
- varhaiserityiskasvatuksen tiedot
- muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
- lasten huoltajat tai lailliset edustajat
- sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteiset sekä yksityiset ammattihenkilöt
- Kaarinan kaupungin väestötiedot
- Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksesssa, jos tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
- KELA, varhaiskasvatuksen aloittaneet ja lopettaneet lapset
- koulu, neuvola, muut viranomaiset: tiedot annetaan vain vanhempien suostumuksella
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22§:n perusteella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
Perusteet:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastus-ja korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §
Muuta
Päivitetty