Vapaa-ajan lautakunta
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Nuorisopalvelujohtaja
Kaarinan kaupunki
Oskarintalo 4
20780 Kaarina
Henkilörekisterin tiedot
Etsivän nuorisotyön asiakasrekisteri
Etsivän nuorisotyön, joka sisältää myös uraohjauksen, palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä rekisterinpitäjän toimialaan kuuluva tilastointi.
Etsivässä nuorisotyössä pyritään tavoittamaan tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjaamaan hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille.
Nuorisolaki 12§ (1285/2016)
Henkilötietolaki 11§ (523/1999)
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:
- Etsivän nuorisotyön ja uraohjauksen asiakkaana olevat 15-29-vuotiaat yksityishenkilöt
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
- Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, tarvittaessa syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)
- Nuoren yksilöinti- ja yhteystietojen ilmoittaja, mikäli muu kuin nuori itse
- Etsivän nuorisotyön kannalta tarpeellisia tietoja nuoren tilanteesta (koulutus, asumismuoto, saatava tuki ym.) ja tuen tarpeesta
- Päätetyt jatkotoimenpiteet
- Mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot ovat salassa pidettäviä
PERUSTEET:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
- asiakas itse
- alaikäisen osalta huoltajat
- mahdollinen lähettävä taho ja asiakkaan mahdolliset hoitotahot
- nuorisolain 11 §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt
Ei säännönmukaisia luovutuksia
Ei luovuteta
Ei siirretä
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja
Lautakunnankatu 1,
20780 Kaarina
arja.pesonen@kaarina.fi
02 588 4402
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Omatoimikirjastojen kulun- ja kameravalvonnan rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöiden turvallisuuden ja omaisuuden suojaaminen, asianmukaisen toiminnan valvominen ja edellä mainittuja vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.
Henkilötietoryhmät
Kaarinan omatoimikirjastoissa tallentavaan kameravalvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto sekä omatoimikirjastoon kirjautuneiden asiakkaiden kirjastokortin numero. Kirjastokortin numeroa ei voi yhdistää mihinkään henkilötietoihin ilman, että tiedot haetaan kirjastojärjestelmästä kirjastokortin numeron avulla. Kirjastojärjestelmä on tästä rekisteristä täysin erillinen rekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Tietosisältö
Kuvatallenteet, kirjastokortin numero
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Kameroiden sijantipaikoiltaan tallentamat videotallenteet sekä sisäänkirjautumisyksikköön liitetyn kameran stillkuvat. Kirjastokortin numero.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan satunnaisesti poliisin tai muun viranomaisen käyttöön rikosten, rikkomusten, laiminlyöntien tai vastaavien tapahtumien selvittämiseksi lain määräämien rajoitusten puitteissa.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Rikostutkintaa varten materiaalia säilötään salatuilla kiintolevyillä lukituissa tiloissa.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
maija.leino@kaarina.fi
0503145281
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja
Lautakunnankatu 1, 20780 Kaarina
ritva.nurminoro@kaarina.fi
050 373 2742
Kulttuurituottaja Maija Leino
Lautakunnanakatu 1, 20780 Kaarina
maija.leino@kaarina.fi
0503145281
Henkilörekisterin tiedot
Uudenvuoden some-kampanjarekisteri
Uudenvuoden kampanjassa kerätään halukkailta osallistujilta valokuvia, joissa ollaan kotona. Kuvat lähetetään WhatsApp-viestillä tai julkaistaan Instagramissa aihetunnisteella #kotonakaarinassa. Kuvia käytetään uudenvuodenaattona 2020 julkaistavassa musiikkivideossa, jota levitetään kaupungin nettisivuilla ja some-kanavissa, ja joka jää Kaarinan kaupungin YouTube-kanavalle katsottavaksi kammpanjan päätyttyä. Osassa kuvista esiintyy tunnistettavia henkilöitä. WhatsApp-viestillä lähetetyt kuvat ladataan suoraan viesteistä, ja Instagram-kuvat kuvakaapataan Instagramista niitä julkaisseiden henkilöiden viestitse ilmaisemalla suostumuksella.
Kampanjaan osallistuvat henkilöt.
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen; kuvia toimitetaan kampanjaanosallistumistarkoituksessa.
Kampanjaan toimitetut valokuvat ja lähettäjien illmoittamat yhteystiedot.
Kuvat säilyvät julkaistulla videolla. Kuvien lähettäjien ilmoittamat yhteystiedot säilytetään videon julkaisemiseen saakka.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Henkilötiedot saadaan kampanjaan osallistuvilta henkilöiltä itseltään viesteillä tai kampanjaan kohdennetuilla Instagram-julkaisuilla.
Kuvat julkaistaan YouTube-kanavalla. Kuvia ei käytetä muihin tarkoituksiin, eikä muita henkilötietoja luovuteta eikä säilytetä.
Kuvista koostettu video on katsottavissa Kaarinan kaupungin YouTube-kanavalla. Muita henkilötietoja ei luovuteta.
Kuvista koostettu video on vapaasti katsottavissa Kaarinan kaupungin YouTube-kanavalla. Muita henkilötietoja ei siirretä.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalista aineistoa.
Valokuvat ja lähettäjien antamat yhteystiedot tallennetaan käsittelyajaksi eli videon koostamisen yhteydessä Kaarinan kaupungin kovalevylle, ja poistetaan videon julkistamisen jälkeen.
Kovalevylle, johon tiedot väliaikaisesti tallennetaan, on pääsy ainoastaan rajoitetulla ja välttämättömällä määrällä Kaarinan kaupungin henkilökuntaa.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisteriseloste toimitetaan kaikkien kampanjaan osallistuvien nähtäväksi vastausviestillä, joka lähetetään kaikille kampanjaan osallistuville WhatsAppissa tai
Rekisteröidyllä tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus: saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi, rajoittaa tietojen käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa tietojen käsittelyä, olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisteröity voi pyytää tietoja sähköpostitse viitteellä “uudenvuoden some-kampanja 2020 / kulttuuri”: kirjaamo@kaarina.fi.
Tiedot tallennetaan sellaisina kuin lähettäjät ovat ne toimittaneet.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kirjastojärjestelmään ja verkkokirjastoon liittyvät selosteet löytyvät täältä: https://vaski.finna.fi/Content/rekisteriselosteet
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty