Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Sosiaali- ja terveyspalvelut » Sosiaali- ja terveyslautakunta

Sosiaali- ja terveyslautakunta

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Terveyspalveluiden Johtava ylilääkäri

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5882400

3. Rekisterin nimi

Hoitotarviketilaus rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Terveyspalvelujen käyttöön. Rekisterin perusteena on erikoissairaanhoitolaki (785/1992), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010) laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja kudoslaki (101/2001) sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999).

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on potilaan hoitotarviketilausten käsittely.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteri koostuu teknisistä tallenteista potilaan täyttämän tilauslomakkeen mukaisesti.

Potilaan nimi ja yhteystiedot sekä potilaan tilaamat hoitotarvikkeet.

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella.

 

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007)

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella hoitotarvikejakelua hoitavalle hoitajalle.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

 

Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §):

- potilaan suostumuksen ja/tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla

- sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksikölle potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa ilman potilaan nimenomaista suostumusta, mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä (terveydenhuoltolaki 9 §)

- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen nojalla

- tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä

- perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen

Potilas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen. Potilas voi myös milloin tahansa tehdä tai peruuttaa terveydenhuoltolain 9 §:n mukaisen yhteisen potilastietorekisterin käyttöä koskevan kiellon.

Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.

 

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999)

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Webropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Terveyspalveluissa on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava.

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

08.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Ikäihmisten palvelujohtaja

Puntarikatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Ikäihmisten palveluiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Ikäihmisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen.

Ostopalveluiden, palvelusetelihankintojen sekä toimeksiantosopimushankintojen osalta Kaarinan kaupungin Ikäihmisten palvelut toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Kaarinan kaupungin asiakkaita koskevat rekisterit ovat asiakasrekisterin osarekistereitä.

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Ikäihmisten palveluiden käyttöön. Rekisterin perusteena on Sosiaalihuoltolaki (1301/2014), Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012), Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010) laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999).

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakasrekisteri koostuu asiakasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– asiakkaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– asiakkaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– asiakkaan palvelun ja hoidon yhteydessä syntyneet tai palvelua ja hoitoa varten saapuneet tiedot

- asiakkaan asiakasmaksuja koskevat tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 13§ 2. ja 3. mom. ja  Laki sosiaalihuollon asiakkan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000/812 § 11. 16-18)

Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon ja palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Asiakasrekisteri koostuu sähköisestä asiakastietojärjestelmästä sekä paperisista asiakasasiakirjoista.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä palveluyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös palveluun ja hoitoon osallistuvalta henkilökunnalta, palveluihin liittyvistä viranomaispäätöksistä, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä asiakkaan suostumuksella muista sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjiltä.

Kaarinan Ikäihmistenpalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä asiakastieto on katsottavissa asiakkaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että asiakas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään asiakassuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • - Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
  • - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
  • - Kansanterveyslaki (66/1972)
  • - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
  • - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 §

(812/2000)

  • - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
  • - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
  • - Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
  • - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) perustuva valtakunnallinen sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Asiakkaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla asiakastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista):

- salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa tietoja asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai niin kuin laissa erikseen säädetään. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Tietoja ei kuitenkaan saa antaa alaikäisen asiakkaan laillisen edustajan suostumuksella, jos edustajalla itsellään ei ole oikeutta tiedon saantiin 11 §:n 3 momentissa tarkoitetusta syystä.

(Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 16§)

- Jos 16 §:ssä tarkoitettua suostumusta ei voida saada taikka jos asiakas tai hänen laillinen edustajansa nimenomaisesti kieltää tiedon luovuttamisen, sosiaalihuollon järjestäjä tai toteuttaja saa antaa asiakirjasta salassapitovelvollisuuden estämättä tietoja, jotka ovat välttämättömiä asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, hoidon, huollon tai koulutuksen järjestämiseksi tai toteuttamiseksi taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi. Tietoja saa kuitenkin antaa vain, jos:

1) se, jota asiakirja koskee, on hoidon tai huollon ilmeisessä tarpeessa terveytensä, kehityksensä tai turvallisuutensa vaarantumisen vuoksi eikä hoidon tai huollon tarvetta muutoin voida selvittää taikka hoidon tai huollon toimenpiteitä toteuttaa;

2) tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi; tai

3) tieto on tarpeen asiakkaan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä asiakkaalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä.

Edellä 1 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa tietoja saa antaa toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiannosta sosiaalihuollon tehtäviä suorittavalle henkilölle tai yhteisölle sekä muulle viranomaiselle.

Yksityisesti sosiaalihuoltoa järjestävälle taikka yksityiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle sosiaalihuollon järjestäjä tai toteuttaja saa antaa tietoja 1 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa kuitenkin vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä asiakkaan välittömän hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta syystä.

Lisäksi sosiaalihuollon viranomainen saa 1 momentin 1–3 kohdassa säädetyillä edellytyksillä antaa tietoja asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle, jolle tiedon antaminen on välttämätöntä asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi taikka sosiaalihuollon toimenpiteen toteuttamiseksi.

(Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 17§)

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Lifecare

SOS-Effica

Hilkka

PSOP

Ravatar

Vivago

Everon

Miratel

Stella turvapalvelu

Semel

B. MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalinen aineisto koostuu ennen sähköisen asiakaskertomuksen käyttöönottoa muodostuneesta materiaalista sekä sellaisesta materiaalista, joka tuodaan tai tuotetaan paperisessa muodossa Kaarinan ikäihmisten palveluissa.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat

työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Asiakastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla.

B. Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.

Ostopalvelut ja palvelusetelihankinnat:

Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, Kaarinan ikäihmisten palvelut huolehtii tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa.

- Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa

osalta. Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien

asiakkaiden asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä

ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä

palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun.

- Kaarinan ikäihmistenpalvelut rekisterinpitäjänä päättää Kaarinaa koskevien

tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta.

- Asiakkaan informoinnin toteutuksesta vastaavat ikäihmisten palvelut ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut.

- Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedot toimitetaan Kaarinan ikäihmisten palveluille.

- Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla

nimettynä tietosuojavastaava.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999)

- Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta

1-2 luku (1030/1999)

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Isyyden selvittämisen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lapsen isyyden selvittäminen ja vahvistaminen

PERUSTEET:

- Isyyslaki (700/1975)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Äidin, avioliiton ulkopuolella syntyneen lapsen ja mahdollisen isän henkilö­­tiedot.

- Isyyden selvittämispöytäkirja liitteineen.

- Tarvittaessa lähete oikeusgeneettiseen isyystutkimukseen.

- Isyyden selvittämisen keskeyttäminen.

- Tarvittaessa haastehakemus oikeuteen.

- Maistraatin päätös isyyden vahvistamisesta.

- Muut isyyden selvittämiseen liittyvät, tarvittavat asiakirjat.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Väestörekisterinpitäjän ilmoitus avioliiton ulkopuolella syntyneestä lapsesta.

- Lapsen äidin ja mahdollisen isän antamat suulliset tiedot.

- Oikeusgeneettisen isyystutkimuksen vastaus isyyden todennäköisyydestä.

- Neuvolan lähettämä ennakollinen isyyden tunnustaminen.

- Asiaa käsitelleet tuomioistuimet.

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri. Sinne ilmoitetaan tilastotiedot lapsen isyyden selvittämisestä, tunnustamisesta ja vahvistamisesta.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica lastenvalvoja

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

27.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kasvatus- ja perheneuvonnan asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kasvatus- ja perheneuvonnan järjestäminen ja toteuttaminen.

Kaarinan kaupunki tuottaa kasvatus- ja perheneuvolan palveluita ostopalvelusopimuksella Paimion ja Sauvon kunnille. Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perustelut:

Avioliittolaki (234/1929)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Kasvatus- ja perheneuvonnan suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000).

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL kerää Sosiaalipalvelujen toimintatilaston tiedot vuosittain. Tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008).

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vammaispalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kehitysvammaisten erityishuoltoon liittyvien palvelujen järjestäminen

Perustelut:

Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977)

Asetus kehitysvammaisten erityishuollosta (988/1997)

Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(380/1987)

Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(759/1987)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maksutiedot, yhteyshenkilön tiedot)

Palvelua koskevat tiedot:

- etuus- ja tukihakemukset

- palvelusuunnitelmat

- annetut palvelut ja myönnetyt etuudet ja tuet

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000).

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot (eivät sisällä tunnistetietoja), joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008)

- Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain hoitoilmoitukset (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta ja sen tilastotoimesta 668/2008)

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

Semel

PSOP

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lapsen elatuksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lapselle voidaan vahvistaa suoritettavaksi elatusapua, jos vanhempi ei muulla tavoin huolehdi lapsen elatuksesta taikka jos lapsi ei pysyvästi asu vanhempiensa luona. Elatusavun määrä ja sen suorittamistapa vahvistetaan sopimuksella tai tuomiolla. (Laki lapsen elatuksesta 4 §)

Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen.

Perustelut:

Laki lapsen elatuksesta (704/1975)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Sosiaalihuoltoasetus (607/1983)

Henkilötietolaki (523/1999)

Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (681/1.7.2010)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Elatusvelvollisen, lapsen ja elatusapua saavan asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Sopimukset

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakkaat itse

- Väestörekisteri

- Asiaa käsitelleet tuomioistuimet

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri. Sinne ilmoitetaan tilastotiedot elatusavun piirissä olevista lapsista,

elatusvelvollisista sekä maksetuista elatusavuista.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan

Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain

(523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen

luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica lastenvalvoja

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

27.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden järjestäminen ja toteuttaminen

PERUSTEET:

- Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983)

- Asetus lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (556/1994)

- Laki lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan päätöksen täytäntöönpanosta

(619/1996)

- Asetus lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan päätöksen

täytäntöönpanosta (729/1996)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Lapsen, vanhempien ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas, vanhemmat ja huoltajat itse

- Väestörekisteri

- Asiaa käsitelleet tuomioistuimet

- Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

- Neuvola

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri. Sinne ilmoitetaan tilastotiedot lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica lastenvalvoja

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

27.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kuovinkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lastensuojeluilmoitusten asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lastensuojelulain mukaisten yhteydenottojen lastensuojeluilmoitusten käsittely, kiireellinen arviointi ja toimenpiteet, palvelutarpeen arvioinnin aloittamisen arviointi ja siihen liittyvät toimenpiteet.

Lastensuojeluilmoitus voi alkuarvioinnin jälkeen saada aikaan sosiaalihuolto lain mukaisen palvelutarpeen arvioinnin.

Perustelut:

Lastensuojelulaki (417/2007)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

-Lapsen yksilöinti ja yhteystiedot

-Huoltajien yksilöinti ja yhteystiedot

-Lastensuojeluilmoituksen tehnyt taho ja sitä koskevat tiedot

-Lastensuojeluilmoituksen sisältö

-Tiedot ilmoituksen käsittelystä

-Tiedot niistä toimenpiteistä, joihin on ryhdytty ilmoituksen perusteella

-Tieto siitä, että ilmoitus ei ole aiheuttanut toimenpiteitä ja perustelut

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Lastensuojelulain 25§:n perusteella velvoitetut viranomaiset ja muut tahot sekä oikeutetut henkilöt.

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Sosiaali- ja terveysalan tutkimus ja kehittämiskeskukselle annetaan sen pyynnöstä tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät tiedot (eivät sisällä tunnistetietoja).  (Laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001).

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) pyytää kunnilta tai kuntayhtymiltä kaksi kertaa kalenterivuodessa lastensuojelulain 26 §:ssä sekä sosiaalihuoltolain 36 §:ssä säädettyjen määräaikojen toteutumisen seurannan ja valvonnan kannalta välttämättömät tiedot. Tiedot eivät sisällä tunnistetietoja.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kuovinkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lastensuojelun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lastensuojelun ja sen tukitoimien järjestäminen ja toteuttaminen.

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt

toimeksiantosopimuksen lastensuojelun palvelujen tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perustelut:

Lastensuojelulaki (417/2007)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Lastensuojelun tarpeen selvittäminen, lastensuojelun avohuollon tukitoimien, lapsen kiireellisen sijoituksen ja huostaanoton sekä niihin liittyvän sijaishuollon ja jälkihuollon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Asiakasmaksuja koskevat tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas itse.

Lapsen huoltajat.

Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät.

Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21 §:ään.

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta

(409/2001) perustuva valtakunnallinen lastensuojelurekisteri.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan

Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain

(523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen

luovuttamiseen.

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

Toimeksiantosopimuksen tehneiden palveluntuottajien tietojärjestelmät ja tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lastensuojelun valvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kuntaan tehdyn sijoituksen valvonta.

Yksityisesti sijoitettujen lasten hoidon valvonta.

PERUSTEET:

- Laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (603/1996)

- Lastensuojelulaki (417/2007)

- Perhehoitolaki (263/2015)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot mukaan lukien lapsen vanhemmat/huoltajat.

Sijoituksen laatu, sijoituspaikan tiedot, sijoituksen alkaminen/loppuminen,

sijoittajakunnan tiedot, lapsen tarvitsemat tukitoimet/palvelut, sijaishuoltopaikan

valvonta.

Yksityisen perhesijoituksen arviointiin liittyvät tiedot sekä päätökset yksityisen

sijoituksen hyväksymisestä/hyväksymättä jättämisestä.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lapsen huoltaja ja henkilö, jonka hoitoon lapsi on sijoitettu.

Sijoittajakunta.

Asiakas itse.

Väestörekisterikeskuksesta alueen väestörekisteritiedot. Tiedot pyydetään

suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys

siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä

tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla

on oikeus tietoihin väestötietolain (661/2009) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoa voidaan luovuttaa sosiaalihuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Maahanmuuttajien sosiaalipalvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Maahanmuuttajapalvelujen järjestäminen ja toteuttaminen

Perustelut:

Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin

tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011)

Ulkomaalaislaki (301/2004)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot.

Pakolaisten, turvapaikanhakijoiden ja paluumuuttajien sosiaalipalvelujen, tulkkipalvelujen sekä kotouttamistoimenpiteiden suunnittelua,

toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Asiakkaan etuisuuksia ja maksuja koskevat tiedot.

Valtion korvauksien hakemista / tilitystä varten tarvittavat tiedot kuntien vastaanottamien pakolaisten, paluumuuttajien, ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmässä mukana olevien henkilöiden nimet, kansalaisuudet, henkilötunnukset, osoitteet, statukset, valtionkorvausten alku- ja loppupäivät.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Asiakas itse ja/tai hänen edustajansa tai asiakkaan suostumuksella muut viranomaiset, palveluntuottajat ja yksityiset henkilöt

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennuspalveluista (661/2009) perusteella.

-Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

-Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä.

Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja järjestäville tahoille tietoja voidaan luovuttaa kotouttamislain 87 §:n perusteella.

Työvoima- ja elinkeinokeskus maksaa laskennallisen korvauksen pakolaisten vastaanotosta, korvauksen kotoutumistuesta ja toimeentulotuesta sekä paluumuuttoavustuksesta ja korvauksen erityiskustannuksista kunnalle. Korvauksen saamista varten rekisteristä voidaan luovuttaa välttämättömiä henkilötietoja.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vammaispalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Omaishoidon tuen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Omaishoidon tuen järjestäminen ja toteuttaminen

Perustelut:

Laki omaishoidon tuesta (937/2005)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Omaishoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot

Hoitopalkkiot

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse tai hänen omaisensa/edunvalvojansa

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot (eivät sisällä tunnistetietoja), joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008).

- Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain hoitoilmoitukset (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta ja sen tilastotoimesta 668/2008).

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Terveyspalveluiden Johtava ylilääkäri

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5882400

3. Rekisterin nimi

Potilastietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Terveyspalvelujen käyttöön. Rekisterin perusteena on erikoissairaanhoitolaki (785/1992), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010) laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja kudoslaki (101/2001) sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999).

Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2 ja 3 luvussa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.

Ostopalveluiden osalta Kaarinan kaupungin Terveyspalvelut toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Kaarinan kaupungin potilaita koskevat rekisterit ovat potilasrekisterin osarekistereitä.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– potilaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– potilaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– potilaan hoidon yhteydessä syntyneet tai hoitoa varten saapuneet tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 13§ 2. ja 3. mom.).

Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Lisäksi rekisteriin merkitään lääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot.

Potilasrekisteri koostuu sähköisestä potilastietojärjestelmästä sekä paperisista potilasasiakirjoista. Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluvat myös digitaalisen röntgenkuvajärjestelmän ja potilaan osastohoitoa palvelevien osastojärjestelmien sisältämät tiedot sekä muut tukipalveluiden toimintaa tukevat tietojärjestelmät.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä potilaan suostumuksella muista hoitolaitoksista.

Kaarinan Terveyspalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä potilastieto on katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007)

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella lähettäneelle lääkärille, potilasta myöhemmin hoitavalle laitokselle tai lääkärille sekä potilaan omaisille.

Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Potilaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa potilaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.

Potilastietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä).

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §):

- potilaan suostumuksen ja/tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla

- sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksikölle potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa ilman potilaan nimenomaista suostumusta, mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä (terveydenhuoltolaki 9 §)

- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen nojalla

- tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä

- perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen

Potilas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen. Potilas voi myös milloin tahansa tehdä tai peruuttaa terveydenhuoltolain 9 §:n mukaisen yhteisen potilastietorekisterin käyttöä koskevan kiellon.

Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999)

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Lifecare

Altti

Romexis

WebLab Clinical

Vivago

SAI

Effector

B. MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalinen aineisto koostuu ennen sähköisen potilaskertomuksen käyttöönottoa muodostuneesta materiaalista sekä sellaisesta materiaalista, joka tuodaan tai tuotetaan paperisessa muodossa Kaarinan Terveyspalveluissa.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat

työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Potilaat/asiakkaat voivat käyttää internetin kautta sovittuja sähköisiä asiointipalveluja (esim. ajanvaraus) vahvaa tunnistautumista käyttäen.

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

B. Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin.

C. Ostopalvelut

Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, Kaarinan Terveyspalvelut huolehtii tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa.

- Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta. Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden potilastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun.

- Kaarinan Terveyspalvelut rekisterinpitäjänä päättää Kaarinaa koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta.

- Potilaan informoinnin toteutuksesta vastaavat Terveyspalvelut ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut.

- Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa potilastiedot siirretään Kaarinan Terveyspalveluiden potilasrekisteriin. Kuolleitten asiakkaitten asiakirjat tulee siirtää kuitenkin viimeistään kuolinvuoden lopussa.

- Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999)

- Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta

1-2 luku (1030/1999)

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

29.04.19

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sijaishuoltoyksikön asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sijaishuoltoyksikkö Tammi. Kaarinan kaupunki hallinnoi Tammen toimintaa. Tammeen kuuluu 23 kuntaa Varsinais-Suomen alueella (Aura, Kaarina, Kemiönsaari, Koski TL, Laitila, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Paimio, Parainen, Pöytyä, Raisio, Rusko, Salo, Sauvo, Somero, Uusikaupunki, Vehmaa ja Oripää)

Perhehoitajien / sijaisperheiden rekrytointi ja valmennus

Sijaisperhepankin ylläpito

Perhehoitajien rekisteri

Perustelut:

Lastensuojelulaki (417/2007)

Perhehoitolaki (263/2015)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Sijaisperhelista

-Nimi, kotikunta, osoitteet, yhteystiedot, olemassa olevat sijoitukset, yhteydenotot kunnista, valvontakäyntien raportit,

Valmennusraportit

-Nimi, kotikunta, osoitteet, yhteystiedot, alaikäisten ja täysi-ikäisten lasten määrä, syntymävuodet, nimet, terveydentilaan liittyviä asioita, talouteen liittyviä tietoja, arviointiraportit

Sijoitusta odottavat

-Lasta koskevat perustiedot, terveystiedot, elämäntilannetietoja, perhetilanteeseen liittyviä tietoja,

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Kunnista tiedot perheitä tarvitsevista lapsista

-Perheet itse

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei säännönmukaista luovuttamista.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

-

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

-

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sosiaalihuollon potilastietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Työttömien terveydenhoito.

Rekisterin perusteena on erikoissairaanhoitolaki (785/1992), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999), kudoslaki (101/2001), asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), sosiaalihuoltolaki (1301/2014) sekä

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000).

Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2 ja 3 luvussa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Sosiaalihuollon potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– potilaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– potilaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– potilaan hoidon yhteydessä syntyneet tai hoitoa varten saapuneet tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 13§ 2. ja 3. mom.).

Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä potilaan suostumuksella muista hoitolaitoksista.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007)

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella lähettäneelle lääkärille, potilasta myöhemmin hoitavalle laitokselle tai lääkärille sekä potilaan omaisille.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §):

- potilaan suostumuksen ja/tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla

- sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksikölle potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa ilman potilaan nimenomaista suostumusta, mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä (terveydenhuoltolaki 9 §)

- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen nojalla

- tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä

- perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen

Potilas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen. Potilas voi myös milloin tahansa tehdä tai peruuttaa terveydenhuoltolain 9 §:n mukaisen yhteisen potilastietorekisterin käyttöä koskevan kiellon.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

- Effica-Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

- Effica Lifecare

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen.

Perustelut:

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot.

Kiireellisen avuntarpeen selvittämistä ja palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot.

Sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse tai hänen omaisensa/edunvalvojansa

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot, joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008).

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

- Effica-Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Terveyspalveluiden Johtava ylilääkäri

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5882400

3. Rekisterin nimi

Terveyspalvelujen tallennettujen puheluiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Puheluiden tallentaminen tehdään palvelutapahtumien todentamiseksi, laadun varmistamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä Terveyspalvelujen puheluihin vastaavan henkilöstön koulutukseen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteri sisältää tallenteet työntekijöiden ja asiakkaan välisistä puheluista.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999),

- Henkilötietolaki 11§ (523/1999) ja

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijän ja asiakkaan (soittajan) väliset puhelut.

Työntekijän soittamat puhelut (toisinaan työntekijä joutuu soittamaan kaupungin terveydenhuollon yksiköihin asiakkaan soittaman asian jatkohoitamiseksi/varmistamiseksi).

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Orange Contact (kontaktienhallintajärjestelmä)

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

B. Manuaalinen aineisto

-

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietoja säilytetään 2 kuukautta tallennushetkestä.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Toimeentulotuen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Toimeentulotukipalvelujen järjestäminen ja toteuttaminen

Perustelut:

Laki toimeentulotuesta (1412/1997)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Tulo- ja varallisuustiedot

- Toimentulotukipäätökset

- Toimentulotuen maksatukseen liittyvät tiedot

- Palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät kertomustiedot ja suunnitelmat

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Asiakas itse ja/tai hänen edustajansa tai asiakkaan suostumuksella muut viranomaiset, palveluntuottajat ja yksityiset henkilöt

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennuspalveluista (661/2009) perusteella.

-Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät.

-Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

-Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21§:ään.

-Verohallinnon luovuttamat verotuslain 80 a§ 1 mom. nojalla kunkin verovuoden verotustiedot sähköisesti.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta.

(409/2001) sekä Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen rekisteri.

Tiedot pankkien kautta asiakkaille maksettavista rahasuorituksista toimitetaan konekielisesti pankeille.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

- Effica-Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tukihenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tukihenkilöiden rekrytointi, koulutus ja tukeminen.

Perustelut:

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Lastensuojelulaki (417/2007)

Laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Tukihenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Tukihenkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,

puhelinnumero).

Tukihenkilösuhteen järjestämiseksi tarpeelliset tukihenkilöitä koskevat tiedot.

Tukihenkilöpalkkioiden ja kulukorvausten maksamiseksi tarpeelliset tiedot.

Merkinnät rikosrekisteriotteen tarkistamisesta ja sen tunnistetiedoista.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse.

Rekisteröidyn suostumuksella oikeusrekisterikeskuksesta rikosrekisteriote.

Väestörekisterikeskuksesta alueen väestörekisteritiedot. Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos rekisteröidyllä on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada rekisteröidyltä itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (661/2009) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

-

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

-

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Työllistymistä tukevien palvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kuntouttavan työtoiminnan ja työttömien työllistämistä tukevien palveluiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Perustelut:

Laki kuntouttavasta työtoiminnasta

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät kertomustiedot, suunnitelmat ja päätökset

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Asiakas itse

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennuspalveluista (661/2009) perusteella.

-Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

-Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

-Asiakkaan suostumuksella saadut tiedot terveydenhuollon, Kelan sekä työ-ja elinkeinotoimiston URA-järjestelmästä

-TYPPI-tietojärjestelmä

-Kunnan osarahoittaman työmarkkinatuen laskun liite

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kuntouttavasta työtoiminnasta annetun lain (189/2001) 12 §:n mukaan

aktivointisuunnitelman laatimiseen osallistuvilla ja suunnitelmaa laadittaessa

asiantuntijoina käytettävillä henkilöillä on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen aktivointisuunnitelman laatimiseksi henkilöä koskevat välttämättömät tiedot.

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) sekä Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen rekisteri.

Tiedot pankkien kautta asiakkaille maksettavista rahasuorituksista toimitetaan konekielisesti pankeille.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Välitystilirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Työeläkelakien, kansaneläkelain, työttömyysturvalain, sairausvakuutuslain ym. perusteella asiakkaiden suostumuksella sosiaalilautakunnalle maksettavien etuuksien käsittely ja maksaminen asiakkaille ja heidän menoihinsa.

Välitystili on sosiaalihuoltolain 28 § nojalla myönnettävä tukipalvelu. Tarkoituksena on varmistaa, että välttämättömät maksut, kuten vuokra ja laskut, tulevat maksetuiksi ja että raha riittää elämiseen.

Perustelut:

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

Työntekijän eläkelaki (395/2006) 122 §
Kansaneläkelaki (568/2007) 67 §
Laki eläkkeensaajan asumistuesta (571/2007) 28 §
Laki takuueläkkeestä (703/2010) 18 §
Laki vammaisetuuksista (570/2007) 26 §
Työttömyysturvalaki (1290/2002) 11 luku 9 §,
Sairausvakuutuslaki (1224/2004) 15 luku 12 §,
Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista (566/2005) 48§

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Välitystiliasiakkaiden yksilöinti ja yhteystiedot sekä maksuliikenne tiedot.
Välitystilipalvelun myöntämisestä ja myönnetyn palvelun jatkamisesta, palvelun hylkäämisestä ja sen lakkaamisesta tehtävä viranhaltijapäätös.  
Välitystilin toteuttamissuunnitelma.
Asiakkaan tuloja ja menoja koskevat tapahtumat ja asiakaskertomus.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse

- Asiakkaan etuuksien maksajat

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

OP-kultalinkki

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vammaispalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Vammaispalveluiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Vammaispalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen

PERUSTEET:

- Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(380/1987)

- Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(759/1987)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maksutiedot, yhteyshenkilön tiedot)

Palvelua koskevat tiedot

- etuus- ja tukihakemukset

- palvelusuunnitelmat

- annetut palvelut ja myönnetyt etuudet ja tuet

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000).

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse tai hänen omaisensa/edunvalvojansa

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot, joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008)

- Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain hoitoilmoitukset (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta ja sen tilastotoimesta 668/2008)

- Kuntakysely joka 3. vuosi / Vammaispalvelut

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

Semel

PSOP

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18