Etusivu » Tietosuojaselosteet

Kaarinan kaupungin tietosuojaselosteet

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nuorisopalvelujohtaja

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Etsivän nuorisotyön asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä rekisterinpitäjän toimialaan kuuluva tilastointi.

Etsivässä nuorisotyössä pyritään tavoittamaan tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjaamaan hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille.

Nuorisolaki (27.1.2006/72)

Henkilötietolaki (523/1999)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, tarvittaessa henkilötunnus, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)

- Nuoren yksilöinti- ja yhteystietojen ilmoittaja

- Etsivän nuorisotyön kannalta tarpeellisia tietoja nuoren tilanteesta ja tuen tarpeesta

- Päätetyt jatkotoimenpiteet

- Mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- asiakas itse

- alaikäisen osalta huoltajat

- asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

- nuorisolain 7 c §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Parent-asiakastietojärjestelmä

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Terveyspalveluiden Johtava ylilääkäri

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5882400

3. Rekisterin nimi

Hoitotarviketilaus rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Terveyspalvelujen käyttöön. Rekisterin perusteena on erikoissairaanhoitolaki (785/1992), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010) laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja kudoslaki (101/2001) sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999).

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on potilaan hoitotarviketilausten käsittely.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteri koostuu teknisistä tallenteista potilaan täyttämän tilauslomakkeen mukaisesti.

Potilaan nimi ja yhteystiedot sekä potilaan tilaamat hoitotarvikkeet.

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella.

 

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007)

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella hoitotarvikejakelua hoitavalle hoitajalle.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

 

Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §):

- potilaan suostumuksen ja/tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla

- sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksikölle potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa ilman potilaan nimenomaista suostumusta, mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä (terveydenhuoltolaki 9 §)

- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen nojalla

- tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä

- perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen

Potilas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen. Potilas voi myös milloin tahansa tehdä tai peruuttaa terveydenhuoltolain 9 §:n mukaisen yhteisen potilastietorekisterin käyttöä koskevan kiellon.

Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.

 

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999)

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Webropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Terveyspalveluissa on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava.

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

08.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Ikäihmisten palvelujohtaja

Puntarikatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Ikäihmisten palveluiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Ikäihmisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen.

Ostopalveluiden, palvelusetelihankintojen sekä toimeksiantosopimushankintojen osalta Kaarinan kaupungin Ikäihmisten palvelut toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Kaarinan kaupungin asiakkaita koskevat rekisterit ovat asiakasrekisterin osarekistereitä.

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Ikäihmisten palveluiden käyttöön. Rekisterin perusteena on Sosiaalihuoltolaki (1301/2014), Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012), Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010) laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999).

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakasrekisteri koostuu asiakasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– asiakkaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– asiakkaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– asiakkaan palvelun ja hoidon yhteydessä syntyneet tai palvelua ja hoitoa varten saapuneet tiedot

- asiakkaan asiakasmaksuja koskevat tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 13§ 2. ja 3. mom. ja  Laki sosiaalihuollon asiakkan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000/812 § 11. 16-18)

Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon ja palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Asiakasrekisteri koostuu sähköisestä asiakastietojärjestelmästä sekä paperisista asiakasasiakirjoista.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä palveluyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös palveluun ja hoitoon osallistuvalta henkilökunnalta, palveluihin liittyvistä viranomaispäätöksistä, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä asiakkaan suostumuksella muista sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjiltä.

Kaarinan Ikäihmistenpalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä asiakastieto on katsottavissa asiakkaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että asiakas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään asiakassuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • - Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
  • - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
  • - Kansanterveyslaki (66/1972)
  • - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
  • - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 §

(812/2000)

  • - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
  • - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
  • - Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
  • - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) perustuva valtakunnallinen sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Asiakkaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla asiakastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista):

- salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa tietoja asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai niin kuin laissa erikseen säädetään. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Tietoja ei kuitenkaan saa antaa alaikäisen asiakkaan laillisen edustajan suostumuksella, jos edustajalla itsellään ei ole oikeutta tiedon saantiin 11 §:n 3 momentissa tarkoitetusta syystä.

(Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 16§)

- Jos 16 §:ssä tarkoitettua suostumusta ei voida saada taikka jos asiakas tai hänen laillinen edustajansa nimenomaisesti kieltää tiedon luovuttamisen, sosiaalihuollon järjestäjä tai toteuttaja saa antaa asiakirjasta salassapitovelvollisuuden estämättä tietoja, jotka ovat välttämättömiä asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, hoidon, huollon tai koulutuksen järjestämiseksi tai toteuttamiseksi taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi. Tietoja saa kuitenkin antaa vain, jos:

1) se, jota asiakirja koskee, on hoidon tai huollon ilmeisessä tarpeessa terveytensä, kehityksensä tai turvallisuutensa vaarantumisen vuoksi eikä hoidon tai huollon tarvetta muutoin voida selvittää taikka hoidon tai huollon toimenpiteitä toteuttaa;

2) tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi; tai

3) tieto on tarpeen asiakkaan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä asiakkaalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä.

Edellä 1 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa tietoja saa antaa toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiannosta sosiaalihuollon tehtäviä suorittavalle henkilölle tai yhteisölle sekä muulle viranomaiselle.

Yksityisesti sosiaalihuoltoa järjestävälle taikka yksityiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle sosiaalihuollon järjestäjä tai toteuttaja saa antaa tietoja 1 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa kuitenkin vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä asiakkaan välittömän hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta syystä.

Lisäksi sosiaalihuollon viranomainen saa 1 momentin 1–3 kohdassa säädetyillä edellytyksillä antaa tietoja asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle, jolle tiedon antaminen on välttämätöntä asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi taikka sosiaalihuollon toimenpiteen toteuttamiseksi.

(Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 17§)

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Lifecare

SOS-Effica

Hilkka

PSOP

Ravatar

Vivago

Everon

Miratel

Stella turvapalvelu

Semel

B. MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalinen aineisto koostuu ennen sähköisen asiakaskertomuksen käyttöönottoa muodostuneesta materiaalista sekä sellaisesta materiaalista, joka tuodaan tai tuotetaan paperisessa muodossa Kaarinan ikäihmisten palveluissa.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat

työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Asiakastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla.

B. Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.

Ostopalvelut ja palvelusetelihankinnat:

Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, Kaarinan ikäihmisten palvelut huolehtii tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa.

- Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa

osalta. Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien

asiakkaiden asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä

ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä

palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun.

- Kaarinan ikäihmistenpalvelut rekisterinpitäjänä päättää Kaarinaa koskevien

tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta.

- Asiakkaan informoinnin toteutuksesta vastaavat ikäihmisten palvelut ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut.

- Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedot toimitetaan Kaarinan ikäihmisten palveluille.

- Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla

nimettynä tietosuojavastaava.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999)

- Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta

1-2 luku (1030/1999)

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Isyyden selvittämisen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lapsen isyyden selvittäminen ja vahvistaminen

PERUSTEET:

- Isyyslaki (700/1975)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Äidin, avioliiton ulkopuolella syntyneen lapsen ja mahdollisen isän henkilö­­tiedot.

- Isyyden selvittämispöytäkirja liitteineen.

- Tarvittaessa lähete oikeusgeneettiseen isyystutkimukseen.

- Isyyden selvittämisen keskeyttäminen.

- Tarvittaessa haastehakemus oikeuteen.

- Maistraatin päätös isyyden vahvistamisesta.

- Muut isyyden selvittämiseen liittyvät, tarvittavat asiakirjat.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Väestörekisterinpitäjän ilmoitus avioliiton ulkopuolella syntyneestä lapsesta.

- Lapsen äidin ja mahdollisen isän antamat suulliset tiedot.

- Oikeusgeneettisen isyystutkimuksen vastaus isyyden todennäköisyydestä.

- Neuvolan lähettämä ennakollinen isyyden tunnustaminen.

- Asiaa käsitelleet tuomioistuimet.

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri. Sinne ilmoitetaan tilastotiedot lapsen isyyden selvittämisestä, tunnustamisesta ja vahvistamisesta.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica lastenvalvoja

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

27.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rakennustarkastaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Jätevesirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin haja-asutusalueiden jätevesijärjestelmien rekisteri. Rekisteri sisältää Hajavesiasetuksen mukaiset jätevesitiedot. Rekisterin käyttötarkoitus on pitää kiinteistöihin liittyvien jätevesiratkaisujen tiedot helposti löydettävissä ja käytettävissä olevassa muodossa.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kiinteistön omistajan nimi, kiinteistön osoite, kiinteistötunnus, tiedot kiinteistöllä olevasta jätevesijärjestelmästä.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin kerätään kiinteistökohtaisen jätevesijärjestelmän toteuttamista varten toimitetusta lupahakemuksesta tai muusta kiinteistön omistajan toimittamasta asiakirjasta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja käytetään rakennusvalvonnan, ympäristösuojelun ja vesihuoltolaitoksen virkatehtäviin liittyen. Toimenpideluvan naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Rekisteriä ylläpidetään Excel-taulukossa

B. MANUAALINEN AINEISTO

Toimenpideluvat arkistoidaan paperikopioina rakennusvalvonnan arkistoissa.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin eri palvelualueilla vireilletulleiden asioiden valmistelun, päätöksenteon, täytäntöönpanon ja tiedottamisen seuranta ja hallinta

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käsiteltäviin asioihin liittyvät

  • vireilletulotiedot, käsittelyvaiheet, päätöstiedot, täytäntöönpanot ja niihin liittyvät asiakirjat (Diaari),
  • toimielinten päätökset liitteineen (EPJ),
  • viranhaltijapäätökset liitteineen (VIPS) sekä
  • asianosaisten nimi sekä osoite- ja/tai sähköpostitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta, kuten vireillepanijalta, käsittelijältä tai valmistelijalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

KuntaToimisto -asianhallintajärjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen. Kaarinan kaupunki käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

  • Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri (Pegasos): nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
  • Työsopimukset ja virkamääräykset
  • Työhistoria
  • Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot (Esmikko, Titania, ProConsona, Hellewi, tuntikortit)
  • Päivittäiset työaikaleimaukset
  • Palvelussuhteen keskeytykset
  • Koulutustiedot, sertifikaatit
  • Koulutuksiin osallistujat
  • Koulutuskulukorvauslaskelma
  • Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
  • Osaamiskartta
  • Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
  • Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
  • Työsuorituksen arviointi
  • Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
  • Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
  • Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
  • Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus
  • Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
  • Siviilipalvelusopimukset
  • Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse
  • henkilöstöhallinnolliset päätökset

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säännölliset luovutukset työterveyshuollolle, Tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille, eläkelaitokselle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

WEB-tallennus, Web-Pala, Pegasos, KuntaHR, Esmikko, sähköiset tiedostot (word, excel), Webpropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • Työsopimukset ja virkamääräykset / säilytetään pysyvästi / JulkL 621/1999, § 24
  • Määräaikainen työsopimus / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
  • Viran/toimen vastaanottoilmoitus / 2 vuotta
  • Tehtäväkuvaukset / voimassaolo
  • Kehityskeskustelut / voimassaolo / JulkL 621/1999, § 24
  • Työn vaativuuden arviointi / voimassaolo
  • Työajan seurantaraportti / 2 vuotta
  • Etätyösopimus / voimassaolo
  • Kannustus-, merkkipäivä- ja palvelusvuosilahjat ja palkkiot / pysyvästi
  • Päätös aloitteen palkitsemisesta / 5 vuotta
  • Palkkalaskelmat / 50 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31.
  • Web keskeytykset (vuosiloma, säästövapaa, talkoovapaa) / voimassaolo + 2 vuotta
  • Lomautusta, irtisanomista ja viran/työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat / voimassaolo + 10 vuotta / Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Irtisanomisilmoitukset ja eroanomukset / voimassaolo
  • Päätökset irtisanomisilmoituksiin ja eroanomuksiin / 2 vuotta
  • Perhevapaisiin, opintovapaaseen, vuorotteluvapaaseen liittyvät hakemukset ja päätökset / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL§ 24
  • Muut työloma- ja virkavapauspäätökset (mm. sairauslomat) / 2 vuotta
  • Sairauslomatodistukset / 1 vuosi / 759/2004 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
  • Työterveyshoitajan terveystarkastukset / 1 vuosi / JulkL 621/1999 § 24 kohta 25
  • Eri lisiin (hk-lisät, työkokemus, kannustus, kieli) liittyvät päätökset / 10 vuotta / JulkL § 24
  • Matkalaskut / 10 vuotta
  • Varhainen tuki -keskustelu lomake / palvelussuhteen kesto
  • Työterveysneuvottelumuistiot ja niihin liittyvät dokumentit
  • Asiakirjat: lomautus, irtisanominen, viran tai työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat, varoitus, virasta pidättäminen ja muut mahdolliset kurinpidolliset dokumentit / päätöksen lainvoimaisuus + 10 vuotta
  • Tiedoksi tulleet eläkepäätökset / 2 vuotta
  • Työ- ja työmatkatapaturma- ja ammattitauti-ilmoitukset vakuutusyhtiölle / 2 vuotta / kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Saapuneet päätökset vakuutusyhtiöltä / 20 vuotta / JulkL 621/999 § 24, kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Koulutuksen osallistujaluettelo / 1 vuosi
  • Koulutusanomukset ja päätökset / 2 vuotta
  • Henkilöstövakuutukset (henkilöstön sairaus-, työtapaturmatiedostot) / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 25
  • Verokortit / 1 vuosi / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat / palvelussuhteen kesto
  • Ay-jäsenmaksutilitykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 31
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot / 10 vuotta / TyöaikaL605/1996, KVesL 669/1970, kunnallisen viranhaltijan ja työntekijäin eläkelaki 202/1964 ja JulkL 621/999 § 24, 31
  • Esmikko työajan seurantaraportti / 2 vuotta
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri / 10 tai 11 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23. SVL-päiväraha-asiakirjat, Kela / 2 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31
  • Siviilipalvelusopimukset / voimassaolo + 2 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
  • Sivutoimilupahakemukset / voimassaolo + 2 vuotta
  • Sivutoimilupahakemuksen päätös / säilytetään pysyvästi
  • Sivutoimi-ilmoitukset / voimassaolo + 2 vuotta
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin järjestö- ja yhdistysrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinassa toimivien järjestöjen ja yhdistysten yhteystietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Järjestöjen ja yhdistysten yhteyshenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Järjestöjen ja yhdistysten yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan järjestöiltä ja yhdistyksiltä itseltään

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Kaarinan kaupungin viralliset internet sivut / www.kaarina.fi

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen yhteystiedot poistetaan.

12. Päivitetty

07.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Luottamushenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Luottamustehtävään valitun luottamustehtävät, asema ja aika tehtävässä
  • Luottamushenkilön nimi, syntymäaika/henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattipuolue, ruoka-aineallergiat sekä tiedot ansio- ja kunniamerkeistä ym. huomionosoituksista
  • Toimielinten kokoonpano- ja yhteystiedot

 

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Valinnan tehneen toimielimen päätösasiakirja.

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Luottamushenkilörekisteri

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Palautteiden vastaanotto ja käsittely

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Palautteet
  • Asianosaisen nimi ja yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan palautteen antajalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Trimble palautepalvelu

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

21.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Potentiaalinen henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • nimi, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, sotu, yhteystiedot, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi (kuntarekry)
  • työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
  • työntekoa rajoittavat tekijät
  • haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään.
  • Rekrytointiprosessia ja haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot järjestelmään vie rekrytointisuunnittelija, rekrytoiva esimies tai hänen valtuuttamansa asiantuntija.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Julius

Kuntarekry.fi -palvelu

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin KL-Kuntarekry Oy. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan.

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n ja JulkL 24 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.

  • Hakijoista laaditut yhteenvedot / 10 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
  • Valitun hakemus liitteineen / säilytetään pysyvästi / JulkL §24, k. 29, 31, 32. Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/443/01
  • Valintapäätös / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
  • Valitsematta jääneiden hakemukset / 2 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
  • Haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot / 10 vuotta / JulkL § 24, k. 29
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
  • määräaikaiset sijaiset: hakemus liitteineen, päätös valinnasta / palvelussuhteen kesto + 2 vuotta / JulkL § 24, k. 29, 31, 32

Avoimen keikoille kuntiin hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajien käytettävissä 6 kk siitä, kun työnhakija on viimeksi päivittänyt avointa hakemustaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojensa ylläpidosta. Jos työnhakija haluaa hakemuksensa olevan aktiivinen 6 kk:n jälkeen, hän voi päivittää hakemuksensa. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 uorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Jos hakija ei päivitä keikkatyö hakemustaan, säilyy se 6 kk:n voimassaolon jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

Avoimen hakemuksen kuntiin jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajan käytettävissä hakijan määrittämään päivämäärään asti. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä. Jos työnhakija ei päivitä avointa hakemustaan, säilyy se työnhakijan määrittämän päivämäärän jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

Kohdistetuissa rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta. Työnantajat vastaavat mahdollisten manuaalisten hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä omien arkistonmuodostussuunnitelmiensa mukaisesti. Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset kuntatyönantajat ovat velvoitettuja säilyttämään pysyvästi. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia saa säilyttää kunkin kunnan asettaman määräajan mukaisesti kuitenkin vähintään kaksi vuotta ArkL 8 § huomioiden.

Työnantajat haastattelevat ja valitsevat sijaiset ”keikkatyöhön”. Tämän jälkeen sijainen ylläpitää omia käytettävyystietojaan järjestelmän kalenterissa. Jos sijainen merkitsee itsensä tilaan ”Ei käytettävissä”, hän ei tule mukaan sijaishakuihin. Jos sijaiseksi hyväksytty henkilö ei päivitä tietojaan 6 kk:een, hänen tietonsa muuttuvat tilaan ”ei käytettävissä”. Jos sijainen on tilassa ”Ei käytettävissä” kaksi vuotta viimeisestä käytettävissä oloajasta laskettuna, hänen tietonsa hävitetään järjestelmästä kyseisen työnantajan ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin sopimusten hallinta

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta ja asian käsittelijältä/valmistelijalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Tdoc -sopimustenhallinta

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Talousjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

  • ostolaskujen toimittajarekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu, pankkitili
  • YEL-todistukset
  • ostoreskontralistat ja saldolistat
  • ostolaskut ja maksutositteet
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
  • ostolaskujen maksatusluettelo
  • ostolaskujen kuittausluettelo
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot
  • myyntilaskujen asiakasrekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu
  • laskutusluettelot
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
  • saldoluettelo
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
  • suoritusluettelot
  • maksukehotus- ja perintäluettelot
  • ulosottoasiakirjat
  • velkajärjestelyasiakirjat
  • luottotappiolistaukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säännölliset luovutukset perintätoimistoon ja ulosottovirastoon.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Intime Plus, Purchase to Pay, sähköiset tiedostot (word, excel)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • YEL-todistukset / voimassaolo
  • ostoreskontralistat ja saldolistat /10 vuotta
  • ostolaskut ja maksutositteet / 13 vuotta
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon / 10 vuotta
  • ostolaskujen maksatusluettelo / 10 vuotta
  • ostolaskujen kuittausluettelo / 10 vuotta
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot / 10 vuotta
  • laskutusluettelot / 10 vuotta
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset / voimassaolo
  • saldoluettelo / 10 vuotta
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon / 10 vuotta
  • suoritusluettelot / 10 vuotta
  • maksukehotus- ja perintäluettelot / 10 vuotta
  • ulosottoasiakirjat / 10 vuotta
  • velkajärjestelyasiakirjat / voimassaoloaika + 10 vuotta
  • luottotappiolistaukset / 10 vuotta

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

  • Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
  • Asiakkuuksien hoitaminen
  • Laskutus
  • Viestintä
  • Kuntokoulun ilmoittautumiset

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asianosasten nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Lyyti

Webropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi ja yhteystiedot poistetaan.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin tutkimuslupahakemusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin myönnettyihin tutkimuslupiin liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Tutkijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Tutkijan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tutkimuksen ohjaaja, organisaatio, tutkimuksen nimi, kohdeyksikkö, tutkimuksen kuvaus, toteutussuunnitelma, päätös tutkimusluvan myöntämisestä

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan tutkimusluvan hakijalta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel, Word tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperinen aineisto

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tiemestari

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaivu- ja aitaamisluparekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaivu- ja aitaamislupatietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja; Yrityksen nimi , y-tunnus ja yhteystiedot

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

WebMap

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tilakeskuksen päällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kameravalvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilöiden turvallisuuden ja omaisuuden suojaaminen, asianmukaisen toiminnan valvominen ja edellä mainittuja vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

-

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Sisällön muodostaa kameroiden digitaaliset Mirasys-tallenteet aikaleimattuina ja kunkin kameran sijaintitieto.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kameroiden sijantipaikoiltaan tallentamat videot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan satunnaisesti poliisin tai muun viranomaisen käyttöön rikosten, rikkomuste, laiminlyöntien tai vastaavien tapahtumien selvittämiseksi lain määräämien rajoitusten puitteissa. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Mirasys-järjestelmä tallentaa ja poistaa videotallenteet annettujen viipymä-aikojen mukaisesti.

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kansalaisopiston rehtori

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kansalaisopiston kurssilaisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kansalaisopiston kurssien järjestäminen ja kurssilaisten yhteystietojen ylläpito.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- kurssilaisten yksilöinti- ja yhteystiedot

- alaikäisten kohdalta myös huoltajan yksilöinti- ja yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla yleensä kurssille kirjautumisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan perintätapauksissa.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Hellewi

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.08.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kansalaisopiston rehtori

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kansalaisopiston opettajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Opettajien yhteystietojen sekä osaamisen hallinta ja ylläpito.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta (opettajat)

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Opettajan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Opettajan käyttöoikeudet kurssijärjestelmässä

- Opettajan osaamistiedot

- Opettajan OVTES palkkaluokkatiedot

- Opettajan tarve esittää rikosrekisteriote

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla opettajaksi kirjautumisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Hellewi

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.08.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kasvatus- ja perheneuvonnan asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kasvatus- ja perheneuvonnan järjestäminen ja toteuttaminen.

Kaarinan kaupunki tuottaa kasvatus- ja perheneuvolan palveluita ostopalvelusopimuksella Paimion ja Sauvon kunnille. Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perustelut:

Avioliittolaki (234/1929)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Kasvatus- ja perheneuvonnan suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000).

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL kerää Sosiaalipalvelujen toimintatilaston tiedot vuosittain. Tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008).

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kaupungininsinööri

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Katu-urakoitsijaoikeusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lupatietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Urakoitsijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja; yrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkailta (urakoitsijoilta) itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaupunginarkiston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkuuksien hoitaminen

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Tietopalvelu:

  • asiakkaan / asianosaisen nimi, osoite, tarvittaessa puhelinnumero
  • tapahtumapäivä
  • tiedot pyydettävistä asiakirjakopioista / -tiedoista
  • asiakirjojen kopiomäärä, laskutustiedot (taksa, laskunnumero)
  • tiedot lainattavista asiakirjoista
  • lähetystiedot

Tutkijapalvelu:

  • asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköposti
  • käyntipäivä
  • tiedot tutkittavista asiakirjoista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta ja pyynnön käsittelijältä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vammaispalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kehitysvammaisten erityishuoltoon liittyvien palvelujen järjestäminen

Perustelut:

Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977)

Asetus kehitysvammaisten erityishuollosta (988/1997)

Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(380/1987)

Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(759/1987)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maksutiedot, yhteyshenkilön tiedot)

Palvelua koskevat tiedot:

- etuus- ja tukihakemukset

- palvelusuunnitelmat

- annetut palvelut ja myönnetyt etuudet ja tuet

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000).

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot (eivät sisällä tunnistetietoja), joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008)

- Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain hoitoilmoitukset (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta ja sen tilastotoimesta 668/2008)

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

Semel

PSOP

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunkikehityslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Paikkatietopäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kiinteistöverorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Verohallinto lähettää kerran vuodessa tiedot kaikkien Kaarinan kaupungin alueella olevien kiinteistöjen verotiedoista. Rekisterissä on kiinteistöjen, rakennusten ja omistajien tiedot. Lisäksi rekisteri sisältää tiedot kiinteistöille osoitetuista kiinteistöveroista. Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kaarinan kaupungissa sijaitsevien kiinteistöjen, rakennusten ja niiden omistajien tiedot sekä kiinteistöille ja rakennuksille osoitettujen verojen tiedot.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Verohallinto toimittaa verotiedot kerran vuodessa salatulla sähköpostilla.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedosto

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tilakeskuksen päällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kulunvalvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kulunvalvonnan tarkoituksena on Kaarinan kaupungin palveluksessa olevien sekä asiakkaiden turvallisuuden takaaminen, työnantajan ja työntekijöiden omaisuuden suojaaminen, rikosten ennalta ehkäiseminen sekä niiden selvittäminen. Rekisteritietoa käytetään tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkutapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin sekä työajanseurantaan.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kulunvalvontajärjestelmä muodostaa kulkukortin käytön perusteella rekisterin. Siihen kirjautuvat hyväksytyt ja hylätyt kulkutapahtumat päivämäärineen ja kellonaikoineen. Järjestelmä tallentaa myös työntekijöiden työaikasuoritteet. Käyttäjästä järjestelmässä on henkilötietojen lisäksi Esmikon henkilönumero, avaimen numero, sallitut kulkualueet, työajanseurannan tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteinä on henkilötietojen syöttämisen lisäksi kulunvalvontajärjestelmän lukijalaitteet. Rekisterinpitäjä on sijoittanut lukijalaitteet tarpeellisiksi katsomiinsa paikkoihin.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan satunnaisesti poliisin tai muun viranomaisen käyttöön rikosten, rikkomuste, laiminlyöntien tai vastaavien tapahtumien selvittämiseksi lain määräämien rajoitusten puitteissa. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Esmikko kulunvalvonta

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lapsen elatuksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lapselle voidaan vahvistaa suoritettavaksi elatusapua, jos vanhempi ei muulla tavoin huolehdi lapsen elatuksesta taikka jos lapsi ei pysyvästi asu vanhempiensa luona. Elatusavun määrä ja sen suorittamistapa vahvistetaan sopimuksella tai tuomiolla. (Laki lapsen elatuksesta 4 §)

Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen.

Perustelut:

Laki lapsen elatuksesta (704/1975)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Sosiaalihuoltoasetus (607/1983)

Henkilötietolaki (523/1999)

Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (681/1.7.2010)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Elatusvelvollisen, lapsen ja elatusapua saavan asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Sopimukset

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakkaat itse

- Väestörekisteri

- Asiaa käsitelleet tuomioistuimet

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri. Sinne ilmoitetaan tilastotiedot elatusavun piirissä olevista lapsista,

elatusvelvollisista sekä maksetuista elatusavuista.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan

Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain

(523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen

luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica lastenvalvoja

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

27.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhekeskuksen johtaja

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden järjestäminen ja toteuttaminen

PERUSTEET:

- Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983)

- Asetus lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (556/1994)

- Laki lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan päätöksen täytäntöönpanosta

(619/1996)

- Asetus lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan päätöksen

täytäntöönpanosta (729/1996)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Lapsen, vanhempien ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas, vanhemmat ja huoltajat itse

- Väestörekisteri

- Asiaa käsitelleet tuomioistuimet

- Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

- Neuvola

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri. Sinne ilmoitetaan tilastotiedot lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica lastenvalvoja

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

27.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kuovinkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lastensuojeluilmoitusten asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lastensuojelulain mukaisten yhteydenottojen lastensuojeluilmoitusten käsittely, kiireellinen arviointi ja toimenpiteet, palvelutarpeen arvioinnin aloittamisen arviointi ja siihen liittyvät toimenpiteet.

Lastensuojeluilmoitus voi alkuarvioinnin jälkeen saada aikaan sosiaalihuolto lain mukaisen palvelutarpeen arvioinnin.

Perustelut:

Lastensuojelulaki (417/2007)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

-Lapsen yksilöinti ja yhteystiedot

-Huoltajien yksilöinti ja yhteystiedot

-Lastensuojeluilmoituksen tehnyt taho ja sitä koskevat tiedot

-Lastensuojeluilmoituksen sisältö

-Tiedot ilmoituksen käsittelystä

-Tiedot niistä toimenpiteistä, joihin on ryhdytty ilmoituksen perusteella

-Tieto siitä, että ilmoitus ei ole aiheuttanut toimenpiteitä ja perustelut

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Lastensuojelulain 25§:n perusteella velvoitetut viranomaiset ja muut tahot sekä oikeutetut henkilöt.

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Sosiaali- ja terveysalan tutkimus ja kehittämiskeskukselle annetaan sen pyynnöstä tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät tiedot (eivät sisällä tunnistetietoja).  (Laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001).

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) pyytää kunnilta tai kuntayhtymiltä kaksi kertaa kalenterivuodessa lastensuojelulain 26 §:ssä sekä sosiaalihuoltolain 36 §:ssä säädettyjen määräaikojen toteutumisen seurannan ja valvonnan kannalta välttämättömät tiedot. Tiedot eivät sisällä tunnistetietoja.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kuovinkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lastensuojelun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lastensuojelun ja sen tukitoimien järjestäminen ja toteuttaminen.

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt

toimeksiantosopimuksen lastensuojelun palvelujen tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perustelut:

Lastensuojelulaki (417/2007)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Lastensuojelun tarpeen selvittäminen, lastensuojelun avohuollon tukitoimien, lapsen kiireellisen sijoituksen ja huostaanoton sekä niihin liittyvän sijaishuollon ja jälkihuollon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Asiakasmaksuja koskevat tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas itse.

Lapsen huoltajat.

Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät.

Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21 §:ään.

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta

(409/2001) perustuva valtakunnallinen lastensuojelurekisteri.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan

Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli

kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain

(523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen

luovuttamiseen.

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

Toimeksiantosopimuksen tehneiden palveluntuottajien tietojärjestelmät ja tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kuovinkatu 2-6, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Lastensuojelun valvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kuntaan tehdyn sijoituksen valvonta.

Yksityisesti sijoitettujen lasten hoidon valvonta.

PERUSTEET:

- Laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (603/1996)

- Lastensuojelulaki (417/2007)

- Perhehoitolaki (263/2015)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot mukaan lukien lapsen vanhemmat/huoltajat.

Sijoituksen laatu, sijoituspaikan tiedot, sijoituksen alkaminen/loppuminen,

sijoittajakunnan tiedot, lapsen tarvitsemat tukitoimet/palvelut, sijaishuoltopaikan

valvonta.

Yksityisen perhesijoituksen arviointiin liittyvät tiedot sekä päätökset yksityisen

sijoituksen hyväksymisestä/hyväksymättä jättämisestä.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lapsen huoltaja ja henkilö, jonka hoitoon lapsi on sijoitettu.

Sijoittajakunta.

Asiakas itse.

Väestörekisterikeskuksesta alueen väestörekisteritiedot. Tiedot pyydetään

suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys

siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä

tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla

on oikeus tietoihin väestötietolain (661/2009) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoa voidaan luovuttaa sosiaalihuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Liikuntapäällikkö

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Liikuntapalveluiden Saattajakortti-rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sen varmistamiseen, että asiakas on oikeutettu avustajaan. Lisäksi yhteystietoja voidaan käyttää Saattakorttipalveluista tiedottamiseen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, mahd. sähköpostiosoite, lääkärin tai muun ammattihenkilön kirjallinen arvio tai kopio näkövammakortista.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

-

B. MANUAALINEN AINEISTO

Hakulomakkeet säilytetään mapissa saattajakorttipäätöksen jälkeen.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

-

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Liikuntapäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Liikuntatilojen vuoro- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Liikuntatilojen käyttövuorojen ja asiakastietojen hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Seuran nimi ja vastuuhenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Julius tilavarausjärjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Maahanmuuttajien sosiaalipalvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Maahanmuuttajapalvelujen järjestäminen ja toteuttaminen

Perustelut:

Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin

tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011)

Ulkomaalaislaki (301/2004)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot.

Pakolaisten, turvapaikanhakijoiden ja paluumuuttajien sosiaalipalvelujen, tulkkipalvelujen sekä kotouttamistoimenpiteiden suunnittelua,

toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Asiakkaan etuisuuksia ja maksuja koskevat tiedot.

Valtion korvauksien hakemista / tilitystä varten tarvittavat tiedot kuntien vastaanottamien pakolaisten, paluumuuttajien, ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmässä mukana olevien henkilöiden nimet, kansalaisuudet, henkilötunnukset, osoitteet, statukset, valtionkorvausten alku- ja loppupäivät.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Asiakas itse ja/tai hänen edustajansa tai asiakkaan suostumuksella muut viranomaiset, palveluntuottajat ja yksityiset henkilöt

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennuspalveluista (661/2009) perusteella.

-Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

-Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä.

Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja järjestäville tahoille tietoja voidaan luovuttaa kotouttamislain 87 §:n perusteella.

Työvoima- ja elinkeinokeskus maksaa laskennallisen korvauksen pakolaisten vastaanotosta, korvauksen kotoutumistuesta ja toimeentulotuesta sekä paluumuuttoavustuksesta ja korvauksen erityiskustannuksista kunnalle. Korvauksen saamista varten rekisteristä voidaan luovuttaa välttämättömiä henkilötietoja.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunkikehityslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kaupunginarkkitehti

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Maanvuokrarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä hallinnoidaan maanvuokralaskutusta niiden kiinteistöjen osalta, joita yksityiset henkilöt tai yritykset ovat Kaarinan kaupungilta vuokranneet.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Vuokrattujen kiinteistöjen tiedot sekä laskutustiedot. Rekisteri sisältää laskutettavien henkilötietoja sekä tietoja yrityksistä, joita on vuokralla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ei ole säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin tehdään muutoksia, kun vuokrasopimuksia tehdään tai puretaan tai kun vuokralaiset kohteilla muuttuvat.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Koki vuokralaskutusohjelma

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vammaispalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Omaishoidon tuen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Omaishoidon tuen järjestäminen ja toteuttaminen

Perustelut:

Laki omaishoidon tuesta (937/2005)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Omaishoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot

Hoitopalkkiot

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse tai hänen omaisensa/edunvalvojansa

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot (eivät sisällä tunnistetietoja), joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008).

- Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain hoitoilmoitukset (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta ja sen tilastotoimesta 668/2008).

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rehtori

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@kaarina.fi

050 4712 797

3. Rekisterin nimi

Perus- ja lukiokoulutuksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

PERUSTEET:

Tietosuoja-asetus (2016/679)

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus: Lakisääteinen velvoite

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

Tietosuoja ja tietojen käsittely

  1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
  2. Tietosuojalaki
  3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Toiminnan peruste

  1. Perusopetuslaki (628/1998)
  2. Perusopetusasetus (852/1998)
  3. Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
  4. Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
  5. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset

  1. Perusopetuslaki (628/1998)

Henkilöstöön liittyvät säädökset

  1. Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
  2. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Rahoitukseen liittyvät säädökset

  1. Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta (1704/2009)
  2. Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
  3. Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009)
  4. Valtionavustuslaki (688/2001)

Muu lainsäädäntö 16. Lastensuojelulaki (417/2007)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

Rekisterissä olevat henkilötiedot

  • APIP-toiminnan päätös
  • Erityisen tuen päätös
  • Esiopetus - henkilökohtainen oppimissuunnitelma
  • HOJKS  
  • Koulukuljetuspäätös
  • Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
  • Opettajatietolomake
  • Opiskelun arviointitiedot
  • Oppilaan ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
  • Oppimissuunnitelma
  • Pedagoginen arvio ja selvitys  
  • Poissaolot ja tuntimerkinnät
  • Yksilöllisen oppilashuollon muistiot

Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta).

Rekisteröityjen ryhmät ovat oppilaat, oppilaiden huoltajat ja henkilökunnan jäsenet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Oppilas itse
  • Oppilaan huoltajat
  • Koulun henkilöstö
  • Oppilaan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
  • Kaarinan kaupungin väestötiedot
  • Viranhaltijan päätöspöytäkirjat

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojensiirto lukuvuosittain hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon

- Yksilöinti ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto kuukausittain koulupsykologien ja –kuraattorien käyttämään asiakassovellukseen

- Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun.

- Koski-palvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu)

- Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan. Tällöin toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Primus –oppilashallintojärjestelmä. Sisältää myös kouluun ilmoittautumisen.

Pro Consona (esiopetuksen osalta)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus,tietosuoja-asetus (2016/679)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

Rekisteröidyllä tai hänen huoltajalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle osoitteessa tietosuoja.fi

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen,tietosuoja-asetus (2016/679)

11. Tiedon säilyttäminen

Henkilötietojen säilytysajat ja säilytysaikojen määrityskriteerit toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti

12. Päivitetty

05.09.19

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rehtori

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Perus- ja lukiokoulutuksen koulukuraattorien asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen oppilashuollon kuraattoripalvelujen järjestäminen ja toteuttaminen. Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

PERUSTEET:

- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

- Perusopetuslaki (628/1998)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä

(159/2007)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Oppilaat

- Oppilaiden huoltajat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Asiakkuuteen liittyvät tiedot

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Perusteet:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Väestörekisteri

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.

- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)

- 1704/2009, 41 a §)

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Primus –oppilashallintojärjestelmä

Sos-Effica

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rehtori

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Perus- ja lukiokoulutuksen koulupsykologien asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen oppilashuollon psykologipalvelujen järjestäminen ja toteuttaminen. Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

PERUSTEET:

- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

- Perusopetuslaki (628/1998)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)

- Sosiaali- ja terveysministeriön asetukset potilasasiakirjoista (298/2009) sekä potilasasiakirjojen ja muuhun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Oppilaat

- Oppilaiden huoltajat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- asiakkuuteen liittyvät tiedot

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Perusteet:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Väestörekisteri

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.

- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta 1704/2009, 41 a §)

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Primus –oppilashallintojärjestelmä

Lifecare

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rehtori

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Perus- ja lukiokoulutuksen opetushenkilöstön asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Opetushenkilöstön yhteystietojen sekä osaamisen hallinta ja ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Opetushenkilöstö

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Opetushenkilöstön yksilöinti- ja yhteystiedot

- Opetushenkilöstön käyttöoikeudet kurssijärjestelmässä

- Opetushenkilöstön osaamistiedot

- Opettajien OVTES palkkaluokkatiedot

- Opetushenkilöstön tarve esittää rikosrekisteriote

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kirjautumisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Primus –oppilashallintojärjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rehtori

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Perus- ja lukiokoulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perusteet:

- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Oppilaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Oppilaan yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen oppilashuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.

- Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:

  • oppilaan ja hänen huoltajansa yksilöinti ja yhteystiedot
  • opiskeluhuoltoasian aihe ja vireillepanija
  • oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot

- Opiskeluhuoltokertomusten osarekistereitä ovat yksilökohtaisissa oppilashuoltotapaamissa eri alojen ammattilaisten asiakasrekistereihin kirjaamat tiedot. Näitä ovat:

  • Terveydenhuollon ammattihenkilöstön potilasasiakirjat
  • Sosiaalihuollon ammattihenkilöstön asiakasdokumentaatio
  • Koulukuraattorien asiakasdokumentaatio
  • Koulupsykologien asiakasdokumentaatio

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Perusteet:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Perusopetuslaki 40 § (628/1998)

- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 22 § (1287/2013)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Yksilökohtaisen oppilashuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet

- Oppilaan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman:

  • Oppilaan tai hänen huoltajansa yksilöityä suostumusta, taikka
  • Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Lifecare (Terveydenhuollon potilasasiakirjat)

Lifecare (Koulupsykologien asiakasdokumentaatio)

Sos-Effica (Sosiaalihuollon asiakasdokumentaatio)

Sos-Effica (Koulukuraattorien asiakasdokumentaatio)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Terveyspalveluiden Johtava ylilääkäri

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5882400

3. Rekisterin nimi

Potilastietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Terveyspalvelujen käyttöön. Rekisterin perusteena on erikoissairaanhoitolaki (785/1992), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010) laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja kudoslaki (101/2001) sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999).

Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2 ja 3 luvussa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.

Ostopalveluiden osalta Kaarinan kaupungin Terveyspalvelut toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Kaarinan kaupungin potilaita koskevat rekisterit ovat potilasrekisterin osarekistereitä.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– potilaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– potilaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– potilaan hoidon yhteydessä syntyneet tai hoitoa varten saapuneet tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 13§ 2. ja 3. mom.).

Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Lisäksi rekisteriin merkitään lääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot.

Potilasrekisteri koostuu sähköisestä potilastietojärjestelmästä sekä paperisista potilasasiakirjoista. Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluvat myös digitaalisen röntgenkuvajärjestelmän ja potilaan osastohoitoa palvelevien osastojärjestelmien sisältämät tiedot sekä muut tukipalveluiden toimintaa tukevat tietojärjestelmät.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä potilaan suostumuksella muista hoitolaitoksista.

Kaarinan Terveyspalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä potilastieto on katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007)

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella lähettäneelle lääkärille, potilasta myöhemmin hoitavalle laitokselle tai lääkärille sekä potilaan omaisille.

Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Potilaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa potilaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.

Potilastietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä).

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §):

- potilaan suostumuksen ja/tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla

- sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksikölle potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa ilman potilaan nimenomaista suostumusta, mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä (terveydenhuoltolaki 9 §)

- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen nojalla

- tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä

- perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen

Potilas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen. Potilas voi myös milloin tahansa tehdä tai peruuttaa terveydenhuoltolain 9 §:n mukaisen yhteisen potilastietorekisterin käyttöä koskevan kiellon.

Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999)

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Lifecare

Altti

Romexis

WebLab Clinical

Vivago

SAI

Effector

B. MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalinen aineisto koostuu ennen sähköisen potilaskertomuksen käyttöönottoa muodostuneesta materiaalista sekä sellaisesta materiaalista, joka tuodaan tai tuotetaan paperisessa muodossa Kaarinan Terveyspalveluissa.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat

työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Potilaat/asiakkaat voivat käyttää internetin kautta sovittuja sähköisiä asiointipalveluja (esim. ajanvaraus) vahvaa tunnistautumista käyttäen.

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

B. Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin.

C. Ostopalvelut

Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, Kaarinan Terveyspalvelut huolehtii tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa.

- Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta. Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden potilastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun.

- Kaarinan Terveyspalvelut rekisterinpitäjänä päättää Kaarinaa koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta.

- Potilaan informoinnin toteutuksesta vastaavat Terveyspalvelut ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut.

- Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa potilastiedot siirretään Kaarinan Terveyspalveluiden potilasrekisteriin. Kuolleitten asiakkaitten asiakirjat tulee siirtää kuitenkin viimeistään kuolinvuoden lopussa.

- Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999)

- Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta

1-2 luku (1030/1999)

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

29.04.19

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Suunnitteluhortonomi

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Puunkaatoluparekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin puunkaatoluparekisteri sisältää tiedot asemakaava-alueiden kiinteistöille myönnetyistä puunkaatoluvista. Rekisterissä on tiedot kiinteistöjen omistajista ja lupien hakijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.

Puunkaatoluparekisterin avulla hoidetaan lakisääteisiä viranomaistehtäviä ja valmistelua. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Omistajista ja hakijoista järjestelmään on tallennettu nimi ja osoite. Kiinteistöistä on kirjattuna myös niiden puumäärät ja -lajit.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaat lähettävät puunkaatolupahakemuksen kaupungille joko internetlomakkeena, sähköpostitse tai paperiversiona. Hakemuksessa on määriteltävä kiinteistön omistajan ja luvan hakijan osoitetiedot. Ne myös tarkistetaan Trimble Locus järjestelmän yhteystieto-osasta. Luvissa ja päätöksissä käytetään samoja tietoja kuin hakemuksissa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Osa puunkaatolupahakemuksista toimitetaan liikunta-ja viherpalveluihin paperisena. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rakennustarkastaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Rakennusluparekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän rakennusvalvontaosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista sekä rakentamiseen liittyvistä luvista ja niiden hakijoista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.

Rakennusvalvontaosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen kiinteistörekisterin ylläpito sekä lakisääteisten viranomaistehtävien hoitaminen ja valmistelu. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä. Rakennusvalvontaosassa kiinteistöihin liittyvät rakennusluvat ja muut rakentamiseen, purkamiseen tai vastaavaan toimenpiteeseen liittyvät luvat ja niiden hakijatiedot. Hankkeista on kirjattuna niiden rakennusneliöt ja -kuutiot, huonemäärät sekä rakennuksen varustelutiedot.

Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Rekisteriin liittyy myös Trimble Locus rakennusvalvontaosan vastuuhenkilötieto-osa, johon on tallennettu hankkeiden työnjohtajien ja suunnittelijoiden tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Virallinen valtakunnallinen kiinteistörekisteri, josta koneellisesti päivittyvät kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n mukaiset tiedot uusille määräaloille. Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri.

Laskun maksajan tai maksajien osalta tiedot haetaan y- tunnuksen tai henkilötunnuksen perusteella Trimble Locus järjestelmän väestöosasta tai yhteystieto-osasta ja tarkistetaan päätöksen hakemuksesta. Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rakennusvalvontaosan avulla päivitetään valtakunnallista virallista kiinteistörekisteriä ja tuotetaan asuntotietoja väestörekisterin tarpeisiin. Päivityksessä käytettävät tiedot eivät ole henkilötietoja.

Tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa. Rakennusluvan naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Rekisteriä ylläpidetään Trimble Locus järjestelmän avulla. Tietoja järjestelmään luetaan automaattisesti Maanmittauslaitoksen rajapintapalvelun kautta kerran viikossa. Väestötiedot päivitetään Väestörekisteristä.

B. MANUAALINEN AINEISTO

Rakennuslupahakemukset toimitetaan rakennusvalvontaan paperisina. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin tiedot sijaitsevat palvelimilla Turun kaupungissa.

Käyttöoikeuksia myönnetään Kaarinan ja Turun kaupunkien työntekijöille työtehtävien vaatimassa laajuudessa. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, joilla Trimble Locus järjestelmään kirjaudutaan.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Ruokapalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Ruokavalio- ja allergiarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä hallinnoidaan Kaarinan kaupungin ravintopalveluiden käyttäjien ruokavalio- ja ruoka-aineallerigioiden tietoja. Tietoja käytetään ruoanvalmistuksen ja –jakelun apuna.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

henkilön nimi, hetu, luokka, ruokailun sijaintipaikka sekä ruoka-ainerajoitteet.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ei ole säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin tehdään muutoksia, kun ruokailijoiden tietoihin tulee muutoksia.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel ja Access tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Papariset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tarkastuslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sidonnaisuusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vapaaehtoisen sidonnaisuustietojen ilmoittamisen tarkoituksena on vahvistaa poliittisen järjestelmän luotettavuutta ja avoimuutta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Luottamushenkilöt

- Viranhaltijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Kaupunginhallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajien jäsenten ja varajäsenten
  • kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
  • lautakuntien puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
  • kaupunginjohtajan sekä
  • lautakuntien esittelijöiden:
  • johtotehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät)
  • luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin yrityksen tai yhteisön hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenyys)
  • merkittävä varallisuus (ainakin merkittävät kiinteistöjen ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistukset; ei kuitenkaan omana tai vapaa-ajan asuntona olevia kiinteistöjä ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistus)
  • muut sidonnaisuudet joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden oma ilmoitus.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Sidonnaisuusrekisteri.fi

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sijaishuoltoyksikön asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sijaishuoltoyksikkö Tammi. Kaarinan kaupunki hallinnoi Tammen toimintaa. Tammeen kuuluu 23 kuntaa Varsinais-Suomen alueella (Aura, Kaarina, Kemiönsaari, Koski TL, Laitila, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Paimio, Parainen, Pöytyä, Raisio, Rusko, Salo, Sauvo, Somero, Uusikaupunki, Vehmaa ja Oripää)

Perhehoitajien / sijaisperheiden rekrytointi ja valmennus

Sijaisperhepankin ylläpito

Perhehoitajien rekisteri

Perustelut:

Lastensuojelulaki (417/2007)

Perhehoitolaki (263/2015)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Sijaisperhelista

-Nimi, kotikunta, osoitteet, yhteystiedot, olemassa olevat sijoitukset, yhteydenotot kunnista, valvontakäyntien raportit,

Valmennusraportit

-Nimi, kotikunta, osoitteet, yhteystiedot, alaikäisten ja täysi-ikäisten lasten määrä, syntymävuodet, nimet, terveydentilaan liittyviä asioita, talouteen liittyviä tietoja, arviointiraportit

Sijoitusta odottavat

-Lasta koskevat perustiedot, terveystiedot, elämäntilannetietoja, perhetilanteeseen liittyviä tietoja,

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Kunnista tiedot perheitä tarvitsevista lapsista

-Perheet itse

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei säännönmukaista luovuttamista.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

-

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

-

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tiemestari

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sijoituspaikkaluparekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sijoituspaikkalupatietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja; Yrityksen nimi , y-tunnus ja yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel ja PDF tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sosiaalihuollon potilastietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Työttömien terveydenhoito.

Rekisterin perusteena on erikoissairaanhoitolaki (785/1992), kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999), kudoslaki (101/2001), asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), sosiaalihuoltolaki (1301/2014) sekä

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000).

Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2 ja 3 luvussa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Sosiaalihuollon potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– potilaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– potilaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– potilaan hoidon yhteydessä syntyneet tai hoitoa varten saapuneet tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 13§ 2. ja 3. mom.).

Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä potilaan suostumuksella muista hoitolaitoksista.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007)

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992)

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella lähettäneelle lääkärille, potilasta myöhemmin hoitavalle laitokselle tai lääkärille sekä potilaan omaisille.

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökunnalla, opiskelijoilla, ulkopuolisilla tutkijoilla ja muulla tutkimushenkilöstöllä sekä muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §):

- potilaan suostumuksen ja/tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla

- sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yksikölle potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa ilman potilaan nimenomaista suostumusta, mikäli potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä (terveydenhuoltolaki 9 §)

- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen nojalla

- tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä

- perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen

Potilas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen. Potilas voi myös milloin tahansa tehdä tai peruuttaa terveydenhuoltolain 9 §:n mukaisen yhteisen potilastietorekisterin käyttöä koskevan kiellon.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

- Effica-Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

- Effica Lifecare

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen.

Perustelut:

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot.

Kiireellisen avuntarpeen selvittämistä ja palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot.

Sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse tai hänen omaisensa/edunvalvojansa

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot, joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008).

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

- Effica-Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tilakeskuksen päällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden työsuoritusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin tila- ja ravintopalveluiden / teknisen lautakunnan hankkeiden suunnittelu- ja urakointitehtävien suorituspisteytysten ylläpito tulevien hankkeiden suorittajien valintaa varten.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Suunnittelijat

- Urakoitsijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Suoritteen tiedot: vastuuhenkilö, yrityksen tiedot, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, suoritekohde, ko. kohteen pisteytyksen tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Perustiedot tulevat arvioinnin kohteena olevalta yritykseltä ja henkilöltä sopimusasiakirjojen muodossa. Tila- ja ravintopalveluiden asiantuntijat arvioivat suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden työsuoritteen onnistumisen lomakkeella. Arvioinnista saatu pistemäärä tallennetaan kohteen tiedoilla varustettuna. Arvioinnista tiedotetaan kohteen valintaprosessin aikana.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Kaarinan kaupunki / Kaupunkikehityslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kaupunginarkkitehti

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Teknisten- ja kaupunkikehityspalveluiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän kiinteistöosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.

Kiinteistöosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen kiinteistörekisterin ylläpito sekä lakisääteisten viranomaistehtävien hoitaminen ja valmistelu. Henkilötietoja käytetään myös kunnallisiin suunnittelu ja hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n määräämä määräalan luovutushetken omistajan nimi ja henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä määräalan ensimmäisen omistajan nimi, henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus.

Kiinteistöjen- ja määräalojen omistajien ja haltijoiden nimet ja yhteystiedot sekä heidän kansalaisuutensa ja mahdollinen kuolinpäivä. Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Virallinen valtakunnallinen kiinteistörekisteri, josta koneellisesti päivittyvät kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n mukaiset tiedot uusille määräaloille. Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri.

Laskun maksajan tai maksajien osalta tiedot haetaan y- tunnuksen tai henkilötunnuksen perusteella Trimble Locus järjestelmän väestöosasta tai yhteystieto-osasta ja tarkistetaan toimituksen tai päätöksen hakemuksesta. Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kiinteistöosan avulla päivitetään valtakunnallista virallista kiinteistörekisteriä. Päivityksessä käytettävät tiedot eivät ole henkilötietoja.

Tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa. Rakennusluvan naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Rekisteriä ylläpidetään Trimble Locus järjestelmän avulla. Tietoja järjestelmään luetaan automaattisesti Maanmittauslaitoksen rajapintapalvelun kautta kerran viikossa.

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin tiedot sijaitsevat palvelimilla Turun kaupungissa.

Käyttöoikeuksia myönnetään Kaarinan ja Turun kaupunkien työntekijöille työtehtävien vaatimassa laajuudessa. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, joilla Trimble Locus järjestelmään kirjaudutaan.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Terveyspalveluiden Johtava ylilääkäri

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5882400

3. Rekisterin nimi

Terveyspalvelujen tallennettujen puheluiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Puheluiden tallentaminen tehdään palvelutapahtumien todentamiseksi, laadun varmistamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä Terveyspalvelujen puheluihin vastaavan henkilöstön koulutukseen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteri sisältää tallenteet työntekijöiden ja asiakkaan välisistä puheluista.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999),

- Henkilötietolaki 11§ (523/1999) ja

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijän ja asiakkaan (soittajan) väliset puhelut.

Työntekijän soittamat puhelut (toisinaan työntekijä joutuu soittamaan kaupungin terveydenhuollon yksiköihin asiakkaan soittaman asian jatkohoitamiseksi/varmistamiseksi).

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Orange Contact (kontaktienhallintajärjestelmä)

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

B. Manuaalinen aineisto

-

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietoja säilytetään 2 kuukautta tallennushetkestä.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietohallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tietohallinnon laiterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin henkilökunnan työasema- ja puhelinkaluston sekä puhelinliittymien hallinta ja ylläpito, sisäinen laskutus.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käyttäjätiedot: Nimi, yksikkö, sijainti, puhelinnumero, kustannuspaikka

Laitetiedot: Laitteen yksilöivä tunniste, mallitiedot

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työasemakaluston tiedot inventoituvat automaattisesti laiterekisteriin SCCM:n välityksellä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Altiris (laiterekisteri)

Remedyforce (laiterekisteri)

AlarmConnect (hälytysjärjestelmä)

OrangeContact (kontaktienhallintajärjestelmä)

OmaElisa (puhelinliittymien hallinta)

Telia yritysportaali (puhelinliittymien hallinta)

Airwatch (mobiililaitteiden hallinta)

MobileIron (mobiililaitteiden hallinta)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

19.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietohallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tietoverkon asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin henkilökunnan sekä asiakkaiden käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta ja ylläpito.

Henkilökunnan sähköpostiryhmien hallinta ja ylläpito.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käyttäjätiedot: Nimi, henkilönumero, titteli, käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet.

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilönumero ja titteli siirtyvät automaattisesti henkilöstöhallinnon järjestelmästä Active Directoryn tietokantaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Active Directory (Toimialueet)

Microsoft Exchange (Sähköpostijärjestelmä)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

19.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tilojen varausrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Flextila- varausjärjestelmän käyttö tilojen varaamisiin

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

Järjestelmään rekisteröityvien käyttäjien

  • Sukunimi
  • Etunimi
  • Sähköpostiosoite

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen lähteenä on asiakkaan antama ilmoitus.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

B. MANUAALINEN AINEISTO

Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten sähköpostiosoitteet yhdistyksen nimen kera tallennetaan tekstinkäsittelyasiakirjaan


TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa
Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti
B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • Tietoja säilytetään niin kauan kun käyttäjä on oikeutettu varaamaan tiloja.

12. Päivitetty

28.11.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Toimeentulotuen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Toimeentulotukipalvelujen järjestäminen ja toteuttaminen

Perustelut:

Laki toimeentulotuesta (1412/1997)

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Tulo- ja varallisuustiedot

- Toimentulotukipäätökset

- Toimentulotuen maksatukseen liittyvät tiedot

- Palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät kertomustiedot ja suunnitelmat

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Asiakas itse ja/tai hänen edustajansa tai asiakkaan suostumuksella muut viranomaiset, palveluntuottajat ja yksityiset henkilöt

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennuspalveluista (661/2009) perusteella.

-Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät.

-Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

-Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21§:ään.

-Verohallinnon luovuttamat verotuslain 80 a§ 1 mom. nojalla kunkin verovuoden verotustiedot sähköisesti.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta.

(409/2001) sekä Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen rekisteri.

Tiedot pankkien kautta asiakkaille maksettavista rahasuorituksista toimitetaan konekielisesti pankeille.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

- Effica-Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tukihenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tukihenkilöiden rekrytointi, koulutus ja tukeminen.

Perustelut:

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Lastensuojelulaki (417/2007)

Laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Tukihenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Tukihenkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,

puhelinnumero).

Tukihenkilösuhteen järjestämiseksi tarpeelliset tukihenkilöitä koskevat tiedot.

Tukihenkilöpalkkioiden ja kulukorvausten maksamiseksi tarpeelliset tiedot.

Merkinnät rikosrekisteriotteen tarkistamisesta ja sen tunnistetiedoista.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse.

Rekisteröidyn suostumuksella oikeusrekisterikeskuksesta rikosrekisteriote.

Väestörekisterikeskuksesta alueen väestörekisteritiedot. Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos rekisteröidyllä on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada rekisteröidyltä itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (661/2009) perusteella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

-

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

-

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Työllistymistä tukevien palvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kuntouttavan työtoiminnan ja työttömien työllistämistä tukevien palveluiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot.

Perustelut:

Laki kuntouttavasta työtoiminnasta

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät kertomustiedot, suunnitelmat ja päätökset

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

-Asiakas itse

-Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin lain väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennuspalveluista (661/2009) perusteella.

-Asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät

-Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt

-Asiakkaan suostumuksella saadut tiedot terveydenhuollon, Kelan sekä työ-ja elinkeinotoimiston URA-järjestelmästä

-TYPPI-tietojärjestelmä

-Kunnan osarahoittaman työmarkkinatuen laskun liite

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kuntouttavasta työtoiminnasta annetun lain (189/2001) 12 §:n mukaan

aktivointisuunnitelman laatimiseen osallistuvilla ja suunnitelmaa laadittaessa

asiantuntijoina käytettävillä henkilöillä on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen aktivointisuunnitelman laatimiseksi henkilöä koskevat välttämättömät tiedot.

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) sekä Lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) perustuva valtakunnallinen rekisteri.

Tiedot pankkien kautta asiakkaille maksettavista rahasuorituksista toimitetaan konekielisesti pankeille.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica yksilö- ja perhehuolto

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen sekä arkistonmuodostussuunnitelman perusteella.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava rakennustarkastaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Työnjohtajien ja suunnittelijoiden pätevyysrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin rakennusvalvonnan myöntämiin lupiin liittyvien työnjohtajien ja suunnittelijoiden pätevyysrekisteriä käytetään asiantuntijoiden osaamisen ja koulutuksen tietojen tallentamiseen. Tehtävään hakeutuva asiantuntija toimittaa ensimmäisen hakemuksensa liitteenä selvityksen koulutuksestaan ja työkokemuksestaan. Vaativuusluokka ja siihen liittyvät tiedot sekä henkilön vastuut kirjataan järjestelmään. Järjestelmän tietojen perusteella arvioidaan henkilön pätevyys uusiin tehtäviin hyväksymiseen liittyen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Työnjohtajat

- Suunnittelijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Työnjohtajan tiedot: nimi, hetu, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutus, valmistumisvuosi, työkokemus, vastuukohteet, skannatut todistukset ja muut.

VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT:

- Turun kaupunki (Trimble Locus järjestelmä)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin kerätään lupaan liittyvästä työnjohtajahakemuksesta ja sen liitteistä tai vastaavista suunnittelijan asiakirjoista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja käytetään rakennusvalvonnan virkatehtäviin. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Trimble Locus ohjelman rakennusvalvontaohjelman vastuuhenkilötieto-osioon tallennetaan työnjohtajan tiedot: nimi, hetu, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutus, valmistumisvuosi, työkokemus, vastuukohteet. Skannatut todistukset ja muut selvitykset tallennetaan pdf-tiedostoina Kaarinan kaupungin verkkolevylle.

B. MANUAALINEN AINEISTO

Työnjohtajahakemukset arkistoidaan paperikopioina rakennusvalvonnan arkistoissa lupa-asiakirjojen yhteydessä.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Trimble Locus aineistoon pääsy on Kaarinan ja Turun kaupungin rakennusvalvontojen työntekijöillä käyttöoikeusrajausten määrittämässä laajuudessa. Skannatut tiedot sijaitsevat palvelimilla Kaarinan kaupungin verkkolevyillä. Verkkolevyn käyttöoikeuksia myönnetään Kaarinan kaupungin työntekijöille työtehtävien vaatimassa laajuudessa. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, joilla verkkolevylle kirjaudutaan.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Liikuntapäällikkö

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Uimahallin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Uimahallin asiakastietojen ylläpito ja hallinta.

Ilmoittautumiset liikuntaryhmiin.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja nimi, sotu, yhteystiedot ja yritysten laskutustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Pusatec, Lyyti, excel-tiedostot, Liikunta-Hellewi

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Liikuntapäällikkö

Voivalantie 5, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Urheiluseurojen yhteyshenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Pitää yllä eri urheiluseurojen yhteyshenkilöiden tietoja.

Yhteyshenkilöille tiedotetaan erilaisista asioista ja he toimittavat tietoja eteenpäin seuroissa.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Seurojen yhteyshenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Seuran nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Seurat ilmoittavat yhteyshenkilönsä tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Tiedot ovat tallennettuna kaupungin excel-tiedostoihin.

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kaupungininsinööri

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Vakuusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rakennusurakoiden työnaikaisten ja takuuajan vakuuksien ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja; Yrityksen nimi , y-tunnus ja yhteystiedot, pankkitilin nro, vakuudenantajan yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Johtava sosiaalityöntekijä

Kyynäräkatu 2, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Välitystilirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Työeläkelakien, kansaneläkelain, työttömyysturvalain, sairausvakuutuslain ym. perusteella asiakkaiden suostumuksella sosiaalilautakunnalle maksettavien etuuksien käsittely ja maksaminen asiakkaille ja heidän menoihinsa.

Välitystili on sosiaalihuoltolain 28 § nojalla myönnettävä tukipalvelu. Tarkoituksena on varmistaa, että välttämättömät maksut, kuten vuokra ja laskut, tulevat maksetuiksi ja että raha riittää elämiseen.

Perustelut:

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

Työntekijän eläkelaki (395/2006) 122 §
Kansaneläkelaki (568/2007) 67 §
Laki eläkkeensaajan asumistuesta (571/2007) 28 §
Laki takuueläkkeestä (703/2010) 18 §
Laki vammaisetuuksista (570/2007) 26 §
Työttömyysturvalaki (1290/2002) 11 luku 9 §,
Sairausvakuutuslaki (1224/2004) 15 luku 12 §,
Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista (566/2005) 48§

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Välitystiliasiakkaiden yksilöinti ja yhteystiedot sekä maksuliikenne tiedot.
Välitystilipalvelun myöntämisestä ja myönnetyn palvelun jatkamisesta, palvelun hylkäämisestä ja sen lakkaamisesta tehtävä viranhaltijapäätös.  
Välitystilin toteuttamissuunnitelma.
Asiakkaan tuloja ja menoja koskevat tapahtumat ja asiakaskertomus.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTELUT:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse

- Asiakkaan etuuksien maksajat

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

OP-kultalinkki

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vammaispalvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Vammaispalveluiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Vammaispalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen

PERUSTEET:

- Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(380/1987)

- Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista

(759/1987)

- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maksutiedot, yhteyshenkilön tiedot)

Palvelua koskevat tiedot

- etuus- ja tukihakemukset

- palvelusuunnitelmat

- annetut palvelut ja myönnetyt etuudet ja tuet

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot ovat salassa pidettäviä

PERUSTEET:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000).

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

- Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Asiakas itse tai hänen omaisensa/edunvalvojansa

- Väestötietojärjestelmä

Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Valtakunnallista tilastointia varten luovutettavat tiedot, joiden tiedonkeruu perustuu Tilastolakiin (280/2004), Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001) ja lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008)

- Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle vuosittain hoitoilmoitukset (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta ja sen tilastotoimesta 668/2008)

- Kuntakysely joka 3. vuosi / Vammaispalvelut

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

 

 

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Effica Yksilö- ja perhehuolto-järjestelmä

Semel

PSOP

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Sivistyslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Varhaiskasvatuksen johtaja

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lasten varhaiskasvatuksen järjestäminen.

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki niiden yritysten tiedot, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen lasten varhaiskasvatuksen palvelujen tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perusteet:

- Varhaiskasvatuslaki (36/1973)

- Asetus lasten päivähoidosta (239/1973)

- Henkilötietolaki (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

- Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat (lapset)

- Asiakkaiden huoltajat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

- Lapsen ja muiden perheenjäsenten yksilöinti- ja yhteystiedot

- Päivähoitopaikan hakemuksen tiedot

- Päätös päivähoitopaikan myöntämisestä

- Myönnetyn päivähoitopaikan ja palvelun tiedot

- Maksupäätökseen tarvittavat tulotiedot

- Maksupäätös

- Lasten läsnä/poissaolo -tiedot

- Erityispäivähoidon tiedot

- Muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Perusteet:

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)

- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

- Lapsen huoltajat tai lailliset edustajat

- Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisät sekä yksityiset ammattihenkilöt

- Kaarinan kaupungin väestötiedot

- Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

- Kansaneläkelaitos, päivähoidon aloittaneet ja lopettaneet lapset

- Koulu, neuvola, muut viranomaiset: tiedot annetaan vain vanhempien suostumuksella

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Pro Consona (Lasten päivähoitojärjestelmä)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiasiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Vaski-kirjastot (Turku, Kaarina, Kustavi, Laitila, Lieto, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Paimio, Pyhäranta, Raisio, Rusko, Salo, Sauvo, Taivassalo, Uusikaupunki ja Vehmaa)

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula

kaupunginkirjasto@turku.fi

3. Rekisterin nimi

Vaski-kirjastojen yhteinen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lain yleisistä kirjastoista (1490/2016) mukaisesti kirjastopalvelut huolehtii tieto- ja kulttuurisisältöjen tarjoamisesta sekä niihin liittyvistä hakuvälineistä ja opastuspalveluista, ylläpitää kirjastoja sekä tarjoaa edellytyksiä asukkaiden oman tiedon ja kulttuurin tuottamiseen ja kansalaistoimintaan. Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään ja tilastointiin sekä asiakkaan suostumuksella Turun kulttuuripalvelujen tarjoamiseen ja markkinointiin.

Asiakasrekisteri on osa Vaski-kirjastojen tietojärjestelmää (kirjastojärjestelmää).

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

  • Asiakkaan tiedot: asiakas-ID, nimi, henkilötunnus, kirjastokortin tunnus, salasana (tunnusluku) salattuna, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakaslaji (henkilö, yhteisö), kotikunta, asiointikieli, lainahistoria (asiakkaan erillisellä suostumuksella), kirjastoauton pysäkkitieto, omatoimikirjaston käyttöoikeus
  • Asiakastietojen muutokset: tietueen rekisteröintiaika, rekisteröintiyksikkö, tietojen viimeisin muutosaika ja tekijä, viimeisin käyttötapahtuma-aika
  • Asiakaspostin lähetystapa (eräpäiväilmoitukset, muistutukset, laskut, lainakuitti ja noutoilmoitukset)
  • Lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot: tiedot voimassa olevista lainoista ja varatusta aineistosta, maksut
  • Selvittämättömät asiat: Huomautukset ja asiakkaan statuksetLainaajaa koskevat tilastotiedot: lainojen määrä kuluvana vuonna
  • Tieto kulttuurikorttiasiakkuudesta
  • Alle 18-vuotiaan lapsen huoltajan sekä yhteisöasiakkaan vastuuhenkilön tiedot rekisteröidään vastaavasti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen lähteenä on asiakkaan tai hänen huoltajansa antama ilmoitus. Kirjastot voivat myös päivittää yhteys- ja henkilötietoja väestötietojärjestelmästä. Lainaustoimintaan liittyvät tiedot tulevat kirjastojärjestelmästä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jos palauttamattomasta tai vahingoittuneesta aineistosta laskuttaminen johtaa perintään, tiedot laskusta sekä asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot voidaan välittää perintätoimistolle. Rekisteristä voidaan välittää palauttamattoman lainan laskutustietoja kaupungin reskontra-järjestelmään. Asiakas käyttää henkilökohtaisia tunnuksiaan kirjastojen asiakaskoneiden ajanvarausohjelmassa, verkkokirjastossa tai lainausautomaateilla.

Verkkokirjastona on käytössä kansallinen museoiden, arkistojen ja kirjastojen verkkopalvelu, Finna. Asiakastietojen käsittely Finnassa on määritelty Finnan omilla sivuilla osoitteessa: https://vaski.finna.fi/Content/privacy

Kulttuurikorttiominaisuuden hankkineiden asiakkaiden nimi, sähköpostiosoite ja asiakastunnus välitetään Turun kaupunginkirjaston ylläpitämään Kulttuurikortti-rekisteriin käytettäväksi Turun vapaa-aikatoimialan ja Vaski-kirjastojen yhteisen palveluntarjoajan välityksellä tapahtuvan palvelujen tarjoamisessa ja markkinoinnissa.

Kirjastojärjestelmästä lähetetään lainausdataa kirjastojen yhteiseen raportointipalveluun. Raportointipalvelussa henkilötiedot anonymisoidaan ja käytetään palvelujen vaikuttavuuden analysointiin.

Joihinkin sähköisiin palveluihin on mahdollista tunnistautua kirjastojärjestelmän asiakasrekisterin tietojen avulla, asiakkaan erillisellä suostumuksella.

Muihin tarkoituksiin tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan lupaa.

Jos asiakas unohtaa henkilökohtaiset tunnuksensa, hän saa uudet tunnuksensa vain henkilökohtaisesti kirjastosta (ei sähköisesti tai muille henkilöille luovutettuna).

Ei siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

Sähköiset tietojärjestelmät

  • Aurora Vaski
  • Kulttuurikortin asiakasrekisteri
  • Hankintaehdotuksen ja kaukopalvelutilauksen sähköiset lomakkeet.

Manuaalinen aineisto

  • Alle 18-vuotiaiden asiakkaiden lainaajatietolomakkeet, jossa on myös huoltajatiedot
  • Kotipalveluasiakkaan suostumus asioiden hoitoon ja lainatietojen tallennukseen.
  • Hankintaehdotuslomakkeeseen asiakas kirjaa halutessaan yhteystietonsa.
  • Kaukopalvelutilauksella asiakas tilaa aineistoa muista kuin Vaski-kirjastoista.
  • Laskutukseen ja perintään liittyen tulostetaan laskujäljenteet palauttamattomasta aineistosta ja niihin liittyvistä maksuista.
  • Asiakaspalautelomakkeeseen asiakas voi laittaa yhteystietonsa.
  • Kirjastokortin katoamisilmoitus täytetään, mikäli epäillään kadonneen kortin väärinkäyttöä.
  • Mikrofilmien ja varastolehtien tilauslomakkeet.

Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Asiakas voi omalla käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan tarkastella omia tietojaan sekä määritellä ja muuttaa omia palvelujen käyttöasetuksiaan kirjastojen verkkopalvelussa Vaski -verkkokirjastossa

Kirjastojärjestelmästä on mahdollista viranomaisen pyynnöstä tarkistaa, onko asiakkaan tiedoissa käyty työtehtävän ulkopuolella.

Asiakastietoja sisältävät kirjastojärjestelmään liittyvät manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

  • Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot. Pyynnöstä tiedoista annetaan kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopioiden saaminen on ilmaista, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut yli vuosi. (Henkilötietolaki (523/1999) 26 §).
  • Tarkastusoikeus voidaan evätä vain laissa mainituilla perusteilla. Eväämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vaaraa rekisteröidylle tai jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. (Henkilötietolaki (523/1999) 27 §).
  • Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (Henkilötietolaki (523/1999) 28 §).

Tarkastuspyyntö toimitetaan osoitteeseen:

Vapaa-aikatoimiala

PL 355

20101 Turku

Sähköposti: turun.kaupunki@turku.fi

Käyntiosoite: Puolalankatu 5, Turku

 

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista (vakioteksti) - Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva tarpeeton, puutteellinen ja vanhentunut tieto. (Henkilötietolaki (523/1999) 29 §).

 

  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Esim. HetiL 30 §:ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien henkilötietojen käsittely (koskee markkinointia ym.), laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 12 ja 13 §, sekä laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 9 § (alaikäisen antama kielto).
  • Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle/potilaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta (Henkilötietolaki (523/1999) 29 §).
  • Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

Tietojen oikaisupyyntö toimitetaan osoitteeseen:

Vapaa-aikatoimiala

PL 355

20101 Turku

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

  • Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva tarpeeton, puutteellinen ja vanhentunut tieto. (Henkilötietolaki (523/1999) 29 §).
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Esim. HetiL 30 §:ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien henkilötietojen käsittely (koskee markkinointia ym.), laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 12 ja 13 §, sekä laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 9 § (alaikäisen antama kielto).
  • Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle/potilaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta (Henkilötietolaki (523/1999) 29 §).
  • Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

    Tietojen oikaisupyyntö toimitetaan osoitteeseen:

    Vapaa-aikatoimiala
    PL 355
    20101 Turku

    Sähköposti: turun.kaupunki@turku.fi

    Käyntiosoite: Puolalankatu 5, Turku

11. Tiedon säilyttäminen

Kirjastojärjestelmässä tietoja säilytetään asiakkuuden ajan.

Kirjasto voi poistaa rekisteristä pitkään käyttämättä olleet asiakastiedot.

Manuaalisten aineistojen kohdalla tietoja säilytetään käsittelyn ajan.

12. Päivitetty

03.10.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vesihuoltopäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Vesihuollon liittymisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Vesihuoltolaitoksen maksujen hallinta, tasevelat.

Sisältää vesihuollon käyttäjien liittymismaksutiedot ja maksut.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja nimi, sotu, yhteystiedot ja tasevelat

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vesihuollon sopimukset

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Access tietokanta

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vesihuoltopäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Vesihuoltolaitoksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sisältää vesihuollon käyttäjien sopimukset ja laskutuksen,

Asiakastietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakastietoja; nimi, sotu, yhteystiedot ja sopimukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkailta itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Vesikanta

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tilakeskuksen päällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Vuokrarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä hallinnoidaan Kaarinan kaupungin vuokralaskutusta ja muiden toistuvien suoritusten laskutusta yksityisten henkilöiden tai yritysten osalta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Vuokrattujen huoneistojen ja tilojen tiedot sekä laskutustiedot. Rekisteri sisältää laskutettavien henkilötietoja sekä tietoja yrityksistä, joita on vuokralla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ei ole säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin tehdään muutoksia, kun vuokrasopimuksia tehdään tai puretaan tai kun vuokralaiset kohteilla muuttuvat.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

Vuokrasopimukset kirjallisina

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

24.05.18