Kaarinan kaupungin tietosuojaselosteet

Sivistyslautakunta

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

(02) 588 4000

Johtava rehtori

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

(02) 588 4000

Digikehittämispäällikkö

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

keijo.sipila@kaarina.fi

(02) 588 4000

Henkilörekisterin nimi

Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta L 532/2017 sekä
• niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä
• Hallintolaki L 434/2003
• Opintotukilaki L 65/1994
• Nuorisolaki L 1285/2016
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Lukiolaki L 629/1998
Henkilöstöön liittyvät säädökset
• Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rahoitukseen liittyvät säädökset
• Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta (1704/2009)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
• Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009)
• Valtionavustuslaki (688/2001)
Muu lainsäädäntö
• Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

Henkilötietoryhmät

• APIP-toiminnan päätös
• Erityisen tuen päätös
• Esiopetus - henkilökohtainen oppimissuunnitelma
• HOJKS
• Koulukuljetuspäätös
• Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
• Opettajatietolomake
• Opiskelun arviointitiedot
• Oppilaan ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
• Oppimissuunnitelma
• Pedagoginen arvio ja selvitys
• Poissaolot ja tuntimerkinnät
• Yksilöllisen oppilashuollon muistiot
• Opiskeluun hakeutuminen, opintoihin liittyvät päätökset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, opiskelutiedot ja suoritukset eli arvosanatiedot, opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
• ylioppilaskirjoituksiin osallistumistieto

Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta).

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat, opettajat ja henkilökunnan jäsenet

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

• Oppilas/Opiskelija itse
• Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
• Koulun henkilöstö
• Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
• Kaarinan kaupungin väestötiedot
• Viranhaltijan päätöspöytäkirjat

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

• Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojensiirto lukuvuosittain hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon
• Yksilöinti ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto kuukausittain koulupsykologien ja –kuraattorien käyttämään asiakassovellukseen
• Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun.
• Koski-palvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu)
• Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan. Tällöin toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

• Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Manuaaliset aineistot

• Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
• Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

Puntarikatu 2, 20780 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Ikäihmisten palvelujohtaja

Puntarinkatu 2A

seija.sjoblom@kaarina.fi

050 373 2526

Henkilörekisterin nimi

Ikäihmisten palveluiden asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ikäihmisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen

Henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– asiakkaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– asiakkaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– asiakkaan palvelun ja hoidon yhteydessä syntyneet tai palvelua ja hoitoa varten saapuneet tiedot

- asiakkaan asiakasmaksuja koskevat tiedot

Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon ja palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Rekisterin perusteena on Sosiaalihuoltolaki, Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, kansanterveyslaki, terveydenhuoltolaki, laki potilaan asemasta ja oikeuksista, laki lääketieteellisestä tutkimuksesta ja sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta.

Sopimus

Suostumus

Tietosisältö

Ikäihmisten palveluiden asiakkaat, asiakkaiden omaiset, sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä palveluyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös palveluun ja hoitoon osallistuvalta henkilökunnalta, palveluihin liittyvistä viranomaispäätöksistä, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä asiakkaan suostumuksella muista sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjiltä.

Kaarinan Ikäihmistenpalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä asiakastieto on katsottavissa asiakkaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että asiakas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään asiakassuhteen alkaessa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta perustuva valtakunnallinen sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri.

Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Asiakkaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ETA-alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

20780 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-588 4000

Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja

Kaarinan kaupunginkirjasto

Lautakunnankatu 1

20780 Kaarina

ritva.nurminoro@kaarina.fi

050-3732742

Sinikka Huttunen, Marianne Hopiavuori, Katja Nordanberg

Kaarinan kaupunginkirjasto

Lautakunnankatu 1

20780 Kaarina

sinikka.huttunen@kaarina.fi

marianne.hopiavuori@kaarina.fi

katja.nordanberg@kaarina.fi

Sinikka Huttunen 050-3146189

Marianne Hopiavuori 050-3146058

Katja Nordanberg 050-3140906

Henkilörekisterin nimi

Kaarina-talon tilojen varausrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään Kaarina-talon tilojen varauksiin ja laskutukseen liittyvien asioiden hoidossa.

Henkilötietoryhmät

Flextilaan rekisteröityessä nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Käsittelyssä tarvittavat tiedot saadaan Flextila-palvelua käyttävältä asiakkaalta itseltään. Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.

Tietosisältö

Flextila-ohjelmaa käyttävät asiakkaat ja yhdistykset. 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on oikeutettu varaamaan tiloja.

Tietolähteet

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan palveluun liittyen asiakkaalta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä, joiden henkilötietoja se kerää ja käsittelee. Tavoite on, että rekisteröity tietää missä, milloin ja miten tämän tietoja käsitellään.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojensa käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Pyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internetsivuilta kaarina.tietorekisteri.fi

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

maija.hanhiala@kaarina.fi

050 373 2652

Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, opiskelijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ja osallistumistietojen ylläpitoon, työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden tilastointiin ja tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.  

Henkilötietoryhmät

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

• Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
• Työsopimukset ja virkamääräykset
• Työhistoria
• Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
• Sähköiset ja paperiset työvuorot
• Päivittäiset työaikaleimaukset
• Palvelussuhteen keskeytykset
• Koulutustiedot, sertifikaatit
• Koulutuksiin, sovitteluihin ja muihin tilaisuuksiin osallistujat ja tapaamisajat
• Koulutuskulukorvauslaskelma
• Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
• Osaamiskartta
• Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
• Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
• Työsuorituksen arviointi
• Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
• Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
• Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
• Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus, tilastointi, toimenpiteet
• Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
• Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
• Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
• Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
• Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
• Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
• Siviilipalvelusopimukset
• Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
• Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Tietosuojalaki
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
• Työsopimuslaki
• Laki kunnallisesta viranhaltijasta
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
• Tietoyhteiskuntakaari
• Arkistolaki
• Tartuntatautilaki
• Työturvallisuuslaki
• Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
• Suostumus

Tietosisältö

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

• ensisijaisesti rekisteröity itse
• henkilöstöhallinnolliset päätökset
• rekisteröidyn esimies
• Kela
• Väestörekisterikeskus
• Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
• Keva
• Vakuutusyhtiöt
• Verottaja
• TE-keskus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiölle, tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille ja eläkelaitokselle.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

(02) 588 4000

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kari.holso@kaarina.fi

050 373 2550

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kari.holso@kaarina.fi

050 373 2550

Henkilörekisterin nimi

Käyttäjäoikeusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin käytössä ja hallinnassa olevien järjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta ja ylläpito. 

Henkilötietoryhmät

Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjätunnus
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän esimies
Käyttöoikeudet
Käyttäjän puhelinnumero

Muut oleelliset tiedot käyttäjäoikeusien hallitsemiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisäätäinen velvoite

Tietosuojalaki (1050/2018)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

Sekä muu oleellinen toimialakohtainen lainsäädäntö. 

Tietosisältö

Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on oikeuksia kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tietojärjestelmissä 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietoja säilytetään jokaisessa tietojärjestelmässä vähintään sen ajan, kun henkilöllä on käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Osassa tietojärjestelmiä käyttäjäoikeuksia on säilytettävä pidempään ja osassa järjestelmistä käyttäjäoikeustietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen tietojärjestelmä on käytössä. 

Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä  tai ne häviävät tietojärjestelmien alasajon yhteydessä.  

Tietolähteet

Käyttäjä itse
Työsopimus
Esimiesten pyynnön käyttäjän luomiseksi
Esimiesten käyttöoikeuspyynnöt
Henkilöhallintojärjestelmä tietokanta
Elisa OmaElisa -puhelinjärjestelmän tietokanta
Erillisjärjestelmissä järjestelmien pääkäyttäjät määrittelevät käyttäjät ja käyttöoikeudet saamiensa pyyntöjen perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin. 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjäoikeustietoihin on pääsyoikeudet vain tietojärjestelmien pääkäyttäjillä. Pääsyoikeudet on suojattu vähintään yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti / teknisen valvonnan ohjekäytännön mukaisesti. 

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaavat tietojärjestelmien pääkäyttäjät.

Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero. 

Muutoksia varsinaisiin käyttäjäoikeustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet  

Muuta

Järjestelmiä, joissa käyttäjätietoja ylläpidetään, on lukuisia.

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

+358 2 588 4000

Hallintojohtaja

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

paivi.antola@kaarina.fi

Sami Kääriäinen

Kaarinan kaupunki/kaupunkikehityspalvelut

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

sami.kaariainen@kaarina.fi

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palautepalvelun ylläpito ja palautteisiin vastaaminen

Henkilötietoryhmät

Palautteiden antajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Palautteen antajan yhteystiedot, yleensä vain sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Ei ulkoisia tietolähteitä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta tietoja

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia ainestoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

maija.hanhiala@kaarina.fi

050 373 2652

Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään työnhakijana tai sisäiseen tehtäväsiirtoon hakijana.

Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään työvoiman hankintaan ja henkilöstön sisäisen liikkuvuuden turvaamiseen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Organisaatiolta töitä hakeneet

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

• nimi, puhelinnumero, osoitetiedot, sähköposti, syntymäaika, sotu, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi
• tarvittavat opintotiedot, todistukset
• työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
• työntekoa rajoittavat tekijät
• rekrytointeihin liittyvät konsultin henkilöarvioinnit ja lausunnot
• työhaastattelussa esille tulleet tiedot
• tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Tietosuojalaki 
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
• Työsopimuslaki
• Laki kunnallisesta viranhaltijasta
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
• Tietoyhteiskuntakaari
• Arkistolaki
• Tartuntatautilaki
• Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
• Suostumus

Tietosisältö

Rekrytointirekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin uuteen palvelussuhteeseen tai sisäiseen siirtoon hakeneiden henkilöiden tiedoista.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Rekisteröity itse, haastattelija, rekrytoiva esimies, rekrytointisuunnittelija

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Talousjohtaja

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi

050 373 9116

Controller Vilma Tikakoski

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

vilma.tikakoski@kaarina.fi

050 373 2709

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietoryhmiä ovat mm.

• ostolaskujen toimittajarekisteri: nimi, osoite, sotu, pankkitili
• YEL-todistukset
• ostoreskontralistat ja saldolistat
• ostolaskut ja maksutositteet
• ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
• ostolaskujen maksatusluettelo
• ostolaskujen kuittausluettelo
• hyvityslaskujen kohdistusluettelot
• myyntilaskujen asiakasrekisteri: nimi, osoite, sotu
• laskutusluettelot
• myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
• saldoluettelo
• laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
• suoritusluettelot
• maksukehotus- ja perintäluettelot
• ulosottoasiakirjat
• velkajärjestelyasiakirjat
• luottotappiolistaukset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Kuntalaki sekä palveluiden tuottamiseen liittyvä erityislainsäädäntö.

Sopimus

mm. Vuokrasopimus

Tietosisältö

Asiakkaat

Asukkaat

Toimittajat sekä palveluntuottajat

Sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

ensisijaisesti rekisteröity itse

Lisäksi palvelualuekohtaiset tietojärjestelmät tuottavat tietoa taloushallintorekisteriin

Toimittajat sekä palveluntuottajat itse

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle 

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

(02) 588 4000

Hallintojohtaja

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

paivi.antola@kaarina.fi

050 541 5160

Tiedottaja Katariina Wiren

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

katariina.wiren@kaarina.fi

050 373 2874

Henkilörekisterin nimi

Viestinnän asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan.  

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmät vaihtelevat tapauskohtaisesti, sen mukaan mitä tietty viestinnällinen toiminto edellyttää. Henkilötietoryhmiä voivat olla esim.

Nimi
Organisaatioyksikkö
Ikäryhmä
Koulutustaso
Osoite
Puhelinnumero
Asuinalue

Audiovisuaalinen materiaali sekä muut teoksiin liittyvät tiedot

Harrastustoimintaan ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot

Sekä muut viestinnän kannalta oleelliset henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite mm. Kuntalaki §29

Suostumus

Sopimus

Tietosisältö

Asiakkaat, asukkaat sekä Kaarinan kaupungin henkilöstö sekä muut sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Säiltysaika vaihtelee aineistosta riippuen. Säilytysaika määritetään Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmissa

Tietolähteet

Asiakkaat

Asukkaat

Henkilöstö

Palveluntuottajat

Muut sidosryhmät

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Julkisessa verkossa julkaistut tiedot voivat päätyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Manuaaliset aineistot

Erilaisia viestinnässä käytettyjä ja tuotettuja materiaaleja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Pääsyoikeudet tietojärjestelmiin on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen ja teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).

Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut niin, että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot  rekisteristä. 

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn ennen suostumuksen perumista. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja tietojen oikaisua

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteys tietosuojavaltuutettuun

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Kun rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän hyödyntää Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi) löytyviä lomakkeita.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tietojen oikeellisuus tarkistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä muissa tilanteissa joissa rekisterinpitäjä katsoo olevan syytä tarkastaa tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. 

Muuta

Päivitetty

Henkilörekisterin nimi

Yrityksellä kaivuoikeudet katualueilla. Ilmoittaa aitaamisesta tai kaivusta katualueilla

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ei henkilötietoja

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Yritystiedot, sisältää Y-tunnuksen, ei henkilötietoja.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Yrittäjän oma ilmoitus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus suorittaa maanrakennustöitä ja sulkea osittain liikenneväylä yhteisesti sovitulla tavalla, ilmoittamalla urakoinnista Tiemestarille ja Tekniselle avustajalle sähköisellä ilmoituksella.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Sähköisesti

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tarkistetaan

Muuta

Päivitetty

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunkikehityslautakunta

PL 12

Oskarinkatu 4

20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

+358 2 588 4000

Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää

PL 12

Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs

20781 Kaarina

paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi

Paikkatietopäällikkö Sami Kääriäinen

PL 12

Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs

20781 Kaarina

sami.kaariainen@kaarina.fi

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin nimi

Kiinteistönmuodostukseen liittyvien henkilötietojen rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asiakassuhteessa Kaarinan kaupunkiin tai muuten asianosaisia liittyen kiinteistötoimituksiin.

Henkilötietoryhmät

Kiinteistötoimituksen asianosaiset

Kiinteistötoimituksen tilaajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Kiinteistönmuodostamislain mukainen asianosainen (Kiinteistönmuodostamislaki 17 §)

Tietosisältö

Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Asiakkaiden antamat tiedot

Kiinteistörekisteri (KTJ)

Yritystietojärjestelmä (YTJ)

Väestörekisteri (VRK)

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Liikuntapäällikkö

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina

liikunta@kaarina.fi

050 373 2434

Toimistosihteeri - liikuntapalvelut

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina

liikunta@kaarina.fi

050 328 5224

Henkilörekisterin nimi

Liikuntatilojen vuoro- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Liikuntatilojen käyttövuorojen ja asiakastietojen hallinta.

Henkilötietoryhmät

Seuran nimi ja vastuuhenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus liikuntatilojen varaamisesta

Tietosisältö

Liikuntatilojen asiakkaat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei tietojen luovutusta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

• Tietojen poistamista
• Tietojen korjaamista
• Tietojen käytön rajaamista
• Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Kaupunkikehityslautakunta

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

+358 2 588 4000

Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi

+358 50 373 2440

Sami Kääriäinen

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

sami.kaariainen@kaarina.fi

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin nimi

Paikkatiedon kokonaishallintajärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kokonaisjärjestelmä kunnan rakennetun ympäristön ja paikkatiedon
hallintaan.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on eri
viranomaistehtävien suorittaminen. Asiakastietoja käytetään kiinteistöjen
ja rakennusten omistaja- ja vuokralaistiedoissa, lupien ja toimenpiteiden
hakijana, naapurina ja osallisena, väestöpoikkileikkauksissa ja
väestöanalyyseissä.
Sisältää asemakaava-, kaavan pohjakartta-, kiinteistörekisteri-,
maaomaisuus-, osoiterekisteri-, rakennus- ja huoneistorekisteri,
rakennusvalvontarekisteri, väestörekisteri-, yleiskaava- sekä
ympäristövalvonnan tiedot.

Henkilötietoryhmät

Kaikki Kaarinassa kirjoilla olevat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Rekisterinpidon lakiperusteet:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (MRL, 1999/132)
Kiinteistönmuodostamislaki (KLM, 1995/554)
Maakaari (1995/540)
Jätelaki (646/2011)
Kemikaalilaki (599/2013)
Luonnonsuojelulaki (1096/1996)
Maa-aineslaki (555/1981)
Maastoliikennelaki (1710/1995)
Merenkulun ympäristönsuojelulaki (1672/2009)
Ulkoilulaki (606/1973)
Vesihuoltolaki (119/2001)
Vesilaki (587/2011)
Vesiliikennelaki (463/1996) 2 (5)
Ympäristönsuojelulaki (527/2014)
Yksityistielaki 560/2018
Kuntalaki 410/2015
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/21.5.1999)
Tietosuojalaki (1050/5.12.2018)
sekä näiden lakien nojalla annetut asetukset.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin

Tietosisältö

Henkilötiedot; Henkilötunnus, Nimi (sukunimi ja etunimet), Ikä,
Syntymäaika, Kuolinpäivä, Äidinkieli, Sukupuoli, Osoite, Asuinpaikan
tunnus, Kotipaikkatunnus (vanha rakennustunnus), Kunta, Vuodenvaihteen kunta, Kuntaan muuttopäivä, Viimeinen muuttopäivä,
Turvakiellon alkupäivä, Turvakiellon loppupäivä, Avioliittotiedot, Lapset ja
huollettavat, Vanhemmat ja huoltajat, Osoite (kaikki osoitetiedot),
Lisätiedot (ammatti, syntymäkotikunta, ulkomainen syntymävaltio ja
syntymäpaikka, kotikunnat, kansalaisuudet, henkilötietojen viimeinen
päivityspäivä), Historiatiedot (nimenmuutokset, henkilötunnusmuutokset),
Asumuserotiedot, Huostaanotto- ja edunvalvontatiedot, Kiinteistötunnus,
puhelinnumerot, faksi, sähköposti.
Hakemustiedot, päätöstiedot, sopimukset, viestit liitteinä, henkilön
kiinteistöjen omistajuus / vuokralainen, kiinteistöjen omistajat ja entiset
omistajat, rakennusten omistajuus / vuokralainen, rakennuksen
käyttötarkoitustiedot, osallisuus- ja naapuritiedot.
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Väestötiedot ovat osittain salaisia
turvakieltohenkilöiden osalta. Väestötietojen latausohjelma poistaa
väestötietoluvun yhteydessä turvakieltohenkilöiltä osoite- ja
asuinpaikkatiedot tietokannasta, joten niitä ei näy ohjelmassa.
SALASSAPIDON PERUSTEET:
Julkisuuslain mukaan, mikäli sisältää salassapidettävää tietoa.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Säilytys järjestelmän elinkaaren ajan. Rekisterin asiakastietoja säilytetään muutoin Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman ja kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet

Väestörekisterikeskukselta (VRK) väestötietojen päivitys viikoittain.
Asiakkailta hakemukset + täydennykset.
Kaupanvahvistajan ilmoitukset.
Kaupungin maavuokralaisten tiedot vuokrasopimuksista.
Osallisuudet sopimusten pohjalta.
Kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ) kiinteistöjen omistajatiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Joitain tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa. Ei kuitenkaan henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisiksi katsottavia tietoja.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin ja Turun kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

arkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

Sivistyslautakunta

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

kirjaamo@kaarina.fi

02-5884000

Johtava rehtori

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

02-5884000

Digikehittämispäällikkö

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

keijo.sipila@kaarina.fi

02-5884000

Henkilörekisterin nimi

Perus-ja lukiokoulutuksen koulupsykologien asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
7. Perusopetuslaki (628/1998)
8. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
9. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
10. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
11. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Henkilötietoryhmät

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.