Kaarinan kaupungin tietosuojaselosteet
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Sivistyslautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Johtava rehtori
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
(02) 588 4000
Digikehittämispäällikkö
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
(02) 588 4000
Henkilörekisterin tiedot
Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen asiakasrekisteri
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta L 532/2017 sekä
• niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä
• Hallintolaki L 434/2003
• Opintotukilaki L 65/1994
• Nuorisolaki L 1285/2016
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Lukiolaki L 629/1998
Henkilöstöön liittyvät säädökset
• Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rahoitukseen liittyvät säädökset
• Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta (1704/2009)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
• Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009)
• Valtionavustuslaki (688/2001)
Muu lainsäädäntö
• Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.
- APIP-toiminnan päätös
- Erityisen tuen päätös
- Esiopetus - henkilökohtainen oppimissuunnitelma
- HOJKS
- Koulukuljetuspäätös
- Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
- Opettajatietolomake
- Opiskelun arviointitiedot
- Oppilaan ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Oppimissuunnitelma
- Pedagoginen arvio ja selvitys
- Poissaolot ja tuntimerkinnät
- Yksilöllisen oppilashuollon muistiot
- Opiskeluun hakeutuminen, opintoihin liittyvät päätökset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, opiskelutiedot ja suoritukset eli arvosanatiedot, opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
- ylioppilaskirjoituksiin osallistumistieto
Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta).
Lakisääteinen velvoite
Oppilaat, oppilaiden huoltajat, opettajat ja henkilökunnan jäsenet
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
- Oppilas/Opiskelija itse
- Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
- Koulun henkilöstö
- Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
- Kaarinan kaupungin väestötiedot
- Viranhaltijan päätöspöytäkirjat
Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.
- Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojensiirto lukuvuosittain hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon
- Yksilöinti ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto kuukausittain koulupsykologien ja –kuraattorien käyttämään asiakassovellukseen
- Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun.
- Koski-palvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu)
- Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan. Tällöin toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.
9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
- Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Sivistyslautakunta
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava rehtori
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
(02) 588 4000
Digikehittämispäällikkö
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
(02) 588 4000
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen opiskeluhuoltorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Muu lainsäädäntö
• 16. Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.
Henkilötietoryhmät
Oppilaan yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen oppilashuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.
Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:
• oppilaan ja hänen huoltajansa yksilöinti ja yhteystiedot
• opiskeluhuoltoasian aihe ja vireillepanija
• oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
Opiskeluhuoltokertomusten osarekistereitä ovat yksilökohtaisissa oppilashuoltotapaamissa eri alojen ammattilaisten asiakasrekistereihin kirjaamat tiedot. Näitä ovat:
• Terveydenhuollon ammattihenkilöstön potilasasiakirjat
• Sosiaalihuollon ammattihenkilöstön asiakasdokumentaatio
• Koulukuraattorien asiakasdokumentaatio
• Koulupsykologien asiakasdokumentaatio
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Tietosisältö
Oppilaat/Opiskelijat, huoltajat
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
- Oppilas/Opiskelija itse
- Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
- Yksilökohtaisen oppilashuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet
- Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman:
- Oppilaan tai hänen huoltajansa yksilöityä suostumusta
- Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.
9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.
9) 22 §:n- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta
Puntarikatu 2, 20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Ikäihmisten palvelujohtaja
Puntarinkatu 2A
seija.sjoblom@kaarina.fi
050 373 2526
Henkilörekisterin tiedot
Ikäihmisten palveluiden asiakasrekisteri
Ikäihmisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen
Asiakasrekisteri koostuu asiakasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.
Rekisteri sisältää:
– asiakkaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot
– asiakkaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot
– asiakkaan palvelun ja hoidon yhteydessä syntyneet tai palvelua ja hoitoa varten saapuneet tiedot
- asiakkaan asiakasmaksuja koskevat tiedot
Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon ja palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.
Lakisääteinen velvoite
Rekisterin perusteena on Sosiaalihuoltolaki, Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, kansanterveyslaki, terveydenhuoltolaki, laki potilaan asemasta ja oikeuksista, laki lääketieteellisestä tutkimuksesta ja sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta.
Sopimus
Suostumus
Ikäihmisten palveluiden asiakkaat, asiakkaiden omaiset, sidosryhmät
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä palveluyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös palveluun ja hoitoon osallistuvalta henkilökunnalta, palveluihin liittyvistä viranomaispäätöksistä, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä asiakkaan suostumuksella muista sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjiltä.
Kaarinan Ikäihmistenpalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä asiakastieto on katsottavissa asiakkaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että asiakas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.
Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään asiakassuhteen alkaessa.
Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta perustuva valtakunnallinen sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri.
Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Asiakkaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset
Henkilötietoja ei siirretä EU- ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
ymparisto@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
jukka.latokyla@kaarina.fi
050 373 2698
Ympäristötarkastaja Pia Aarnio
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
pia.aarnio@kaarina.fi
050 314 5240
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Jätevesirekisteri, haja-asutus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaarinan kaupungin haja-asutusalueiden jätevesijärjestelmien rekisteri. Rekisteri sisältää hajavesiasetuksen mukaiset jätevesitiedot. Rekisterin käyttötarkoitus on pitää kiinteistöihin liittyvien jätevesiratkaisujen tiedot helposti löydettävissä ja käytettävissä olevassa muodossa.
Henkilötietoryhmät
Asiakkaat; rakennusten/kiinteistöjen omistajat
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Kiinteistön omistajan nimi, kiinteistön osoite, kiinteistötunnus, tiedot kiinteistöllä olevasta jätevesijärjestelmästä.
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot rekisteriin kerätään kiinteistökohtaisen jätevesijärjestelmän toteuttamista varten toimitetusta lupahakemuksesta tai muusta kiinteistön omistajan toimittamasta asiakirjasta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja käytetään rakennusvalvonnan, ympäristösuojelun ja vesihuoltolaitoksen virkatehtäviin liittyen. Naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Rekisteriä ylläpidetään Excel-taulukossa. Luvat arkistoidaan paperikopioina rakennusvalvonnan arkistoissa.
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Henkilörekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §).
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja
Kaarinan kaupunginkirjasto
Lautakunnankatu 1
20780 Kaarina
ritva.nurminoro@kaarina.fi
050-3732742
Sinikka Huttunen, Marianne Hopiavuori, Katja Nordanberg
Kaarinan kaupunginkirjasto
Lautakunnankatu 1
20780 Kaarina
Sinikka Huttunen 050-3146189
Marianne Hopiavuori 050-3146058
Katja Nordanberg 050-3140906
Henkilörekisterin tiedot
Kaarina-talon tilojen varausrekisteri
Tietoja käsitellään Kaarina-talon tilojen varauksiin ja laskutukseen liittyvien asioiden hoidossa.
Flextilaan rekisteröityessä nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Käsittelyssä tarvittavat tiedot saadaan Flextila-palvelua käyttävältä asiakkaalta itseltään. Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.
Flextila-ohjelmaa käyttävät asiakkaat ja yhdistykset.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on oikeutettu varaamaan tiloja.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan palveluun liittyen asiakkaalta itseltään.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia aineistoja.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä, joiden henkilötietoja se kerää ja käsittelee. Tavoite on, että rekisteröity tietää missä, milloin ja miten tämän tietoja käsitellään.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojensa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Pyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internetsivuilta kaarina.tietorekisteri.fi
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 3026 151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Hallintosihteeri Piija Huhtala
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
piija.huhtala@kaarina.fi
050 373 2814
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.
Rekisteriä käytetään kaupungin asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.
Rekisteriin tallennetaan kaupungin toimielinten kuten kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien, toimikuntien ja vaikuttamistoimielinten sekä viranhaltijoiden päättämät asiat sisältäen esityslistat, pöytäkirjat, liitteet, oheismateriaalit sekä viranhaltijapäätökset.
Rekisteriin tallennetaan valmisteltavien asioiden vireilletulo, käsittelyvaiheet ja viralliset tiedoksiannot. Rekisteri toimii asiakirjojen ja tietojen hallinnan hakemistona mahdollistaen julkisuusperiaatteen mukaisen päätöksenteon sekä hallintolain mukaisten täydellisten päätösten laatimisen ja tietojen hallinnan. Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Henkilötietoja käytetään ainoastaan hallintoasian käsittelyyn.
Rekisterissä on osa Kaarinan kaupungin sopimuksista.
Henkilötietoryhmät
Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
- Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Tietosuojalaki (1080/2018)
Tietosisältö
- Kuntalaiset
- Viranhaltijat
- Luottamushenkilöt
- Työntekijät
- Sivistyspalvelujen asiakkaat
- Sosiaalipalvelujen asiakkaat
- Terveydenhuollon asiakkaat
- Valtion viranomaiset
- Kunnat ja kuntayhtymät
- Yritykset
- Yhteisöt
- Muut organisaatiot
- Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot rekisteriin tulevat vireille saattajilta, asianosaisilta, lausunnon antajilta, käsittelijöiltä tai toisilta asian käsittelyyn osallistuvilta viranomaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.
Viranhaltijoiden ja toimenhaltijoiden tiedot tulevat henkilöstöhallinnon henkilöstörekisteristä ja toimielinten jäsenien tiedot luottamushenkilö-rekisteristä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.
Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.
Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat esimerkiksi pääkäyttäjä, kirjaaja ja listantekijät. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.
Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Muuta
Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:
- Rekisteröidyn suostumus
- Sopimuksen täytäntöön paneminen
- Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
- Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
- Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilöstöjohtaja
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
050 373 2652
Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri
Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, opiskelijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ja osallistumistietojen ylläpitoon, työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden tilastointiin ja tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.
Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.
Henkilötiedot:
- Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
- Työsopimukset ja virkamääräykset
- Työhistoria
- Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
- Sähköiset ja paperiset työvuorot
- Päivittäiset työaikaleimaukset
- Palvelussuhteen keskeytykset
- Koulutustiedot, sertifikaatit
- Koulutuksiin, sovitteluihin ja muihin tilaisuuksiin osallistujat ja tapaamisajat
- Koulutuskulukorvauslaskelma
- Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
- Osaamiskartta
- Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
- Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
- Työsuorituksen arviointi
- Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
- Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
- Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
- Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus, tilastointi, toimenpiteet
- Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
- Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
- Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
- Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
- Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
- Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
- Siviilipalvelusopimukset
- Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
- Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Tietosuojalaki
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
- Työsopimuslaki
- Laki kunnallisesta viranhaltijasta
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
- Tietoyhteiskuntakaari
- Arkistolaki
- Tartuntatautilaki
- Työturvallisuuslaki
- Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
- Suostumus
Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
- ensisijaisesti rekisteröity itse
- henkilöstöhallinnolliset päätökset
- rekisteröidyn esimies
- Kela
- Väestörekisterikeskus
- Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
- Keva
- Vakuutusyhtiöt
- Verottaja
- TE-keskus
Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiölle, tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille ja eläkelaitokselle.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Henkilörekisterin tiedot
Käyttäjäoikeusrekisteri
Kaarinan kaupungin käytössä ja hallinnassa olevien järjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta ja ylläpito.
Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjätunnus
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän esimies
Käyttöoikeudet
Käyttäjän puhelinnumero
Muut oleelliset tiedot käyttäjäoikeusien hallitsemiseksi.
Lakisäätäinen velvoite
Tietosuojalaki (1050/2018)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
Sekä muu oleellinen toimialakohtainen lainsäädäntö.
Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on oikeuksia kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tietojärjestelmissä
Henkilötietoja säilytetään jokaisessa tietojärjestelmässä vähintään sen ajan, kun henkilöllä on käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Osassa tietojärjestelmiä käyttäjäoikeuksia on säilytettävä pidempään ja osassa järjestelmistä käyttäjäoikeustietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen tietojärjestelmä on käytössä.
Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä tai ne häviävät tietojärjestelmien alasajon yhteydessä.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Käyttäjä itse
Työsopimus
Esimiesten pyynnön käyttäjän luomiseksi
Esimiesten käyttöoikeuspyynnöt
Henkilöhallintojärjestelmä tietokanta
Elisa OmaElisa -puhelinjärjestelmän tietokanta
Erillisjärjestelmissä järjestelmien pääkäyttäjät määrittelevät käyttäjät ja käyttöoikeudet saamiensa pyyntöjen perusteella.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia aineistoja.
Käyttäjäoikeustietoihin on pääsyoikeudet vain tietojärjestelmien pääkäyttäjillä. Pääsyoikeudet on suojattu vähintään yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti / teknisen valvonnan ohjekäytännön mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaavat tietojärjestelmien pääkäyttäjät.
Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero.
Muutoksia varsinaisiin käyttäjäoikeustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet
Järjestelmiä, joissa käyttäjätietoja ylläpidetään, on lukuisia.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 3026 151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Palveluneuvoja Marianne Hopiavuori
Kaarinan kaupunki
Piikkiön palvelupiste
Hadvalantie 9
21500 Piikkiö
marianne.hopiavuori@kaarina.fi
050 314 6058
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.
Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito
Henkilötietoryhmät
Henkilön etu- ja sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, syntymäaika, ammatti, osoite, sähköpostiosoite, kotipuhelinnumero, työpuhelinnumero, matkapuhelin, faksi, puolue, muuttanut tiedon päivämäärä, kuollut tiedon päivämäärä, työkalukorvaus, kustannuspaikka, toimielin mihin kuuluu, paperijakelu, ote sähköisesti, sähköinen palkkiolaskelma, sähköinen kokouskäytäntö, ruoka-aineallergiat.
Luottamustehtävät: toimielimen nimi, alkupäivä ja loppupäivä sekä asema toimielimessä.
Huomionosoitukset: myönnetty huomionosoitus ja myönnetty päivämäärä.
Toimielin: valintapäivämäärä, vaalielin, aloituspäivämäärä, päättymispäivämäärä ja lisätietoja. Lisätietojakentässä on kerrottu pääsääntöisesti kaupunginhallituksen tai kaupunginvaltuuston tekemästä päätöksestä, jossa kerrottu toimielimen nimi, päätöspäivä ja päätöspykälä.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Tietosuojalaki (1080/2018)
Tietosisältö
- Viranhaltijat
- Luottamushenkilöt
- Työntekijät
- Valtion viranomaiset
- Kunnat ja kuntayhtymät
- Yritykset
- Yhteisöt
- Muut organisaatiot
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot rekisteriin tulevat Kaarinan toimielimien päätöksistä ja asianosaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.
Tiedot luovutetaan Tilikunta Oy:lle aina tietojen päivittämisen yhteydessä.
Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.
Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Järjestelmässä käyttäjä näkee kaikki tiedot.
Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Järjestelmän käyttöä valvotaan teknisellä valvonnalla.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Muuta
Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:
- Rekisteröidyn suostumus
- Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
- Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
- Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
Sami Kääriäinen
Kaarinan kaupunki/kaupunkikehityspalvelut
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin palauterekisteri
Palautepalvelun ylläpito ja palautteisiin vastaaminen
Palautteiden antajat
Palautteen antajan yhteystiedot, yleensä vain sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Ei ulkoisia tietolähteitä
Ei luovuteta tietoja
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia ainestoja
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kari.holso@kaarina.fi
050 373 2550
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Puhelutietojen rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaarinan kaupungin palvelupuhelinnumeroihin soittettujen puheluiden automaattisesti tallentuvat puhelutallennetiedot. Tietoja käytetään puhelunpalvelun laadunvalvontaan ja mahdollisien kiistakysymyksien selvittämiseen.
Palvelunumerot, joissa puhelut tallentuvat:
025882600 Terveyskeskuksen ajanvaraus / hoidontarpeen arviointi
025882040 Kansalaisopiston ilmoittautumisnumero
025882000 Terveyskeskuksen vaihde
025882200 Hammashoidon ajanvaraus
025884000 Kaupungin vaihde
Henkilötietoryhmät
Soittajan puhelinnumero
kellonaika
kesto
soitettu palvelu
jonotusaika
puhelun äänitallenne
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Laki viranomaisen julkisuudesta
Tiedonhallintalaki
Muut oleelliset toimialakohtaiset lait
Tietosisältö
Kaupungin puhelinjärjestelmän palvelunumeroihin soittajat
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Puhelutallennetietoja säilytetään 2 kuukauden ajalta.
Säilysajan jälkeen tallennetiedot häviävät automaattisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Palvelunumeroihin liittyvät puhelutalletiedot syntyvät automaattisesti puhelun aikana.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Ei manuaalisia aineistoja.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Puhelutallennetietoihin on pääsyoikeudet vain hyvin tarkasti rajatuilla puhelintietojärjestelmän pääkäyttäjillä.
Pääsyoikeudet on suojattu yksilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).
Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot rekisteristä.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Puhelutalletietojen ajanmukaisuus ja ajantasaisuus on taattu, koska kaikki tiedot tallentuvat teknisesti automaattisesti puhelun aikana.
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilöstöjohtaja
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
maija.hanhiala@kaarina.fi
050 373 2652
Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri
Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään työnhakijana tai sisäiseen tehtäväsiirtoon hakijana.
Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään työvoiman hankintaan ja henkilöstön sisäisen liikkuvuuden turvaamiseen.
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:
- Henkilökunta
- Organisaatiolta töitä hakeneet
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
- nimi, puhelinnumero, osoitetiedot, sähköposti, syntymäaika, sotu, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi
- tarvittavat opintotiedot, todistukset
- työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
- työntekoa rajoittavat tekijät
- rekrytointeihin liittyvät konsultin henkilöarvioinnit ja lausunnot
- työhaastattelussa esille tulleet tiedot
- tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Tietosuojalaki
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
- Työsopimuslaki
- Laki kunnallisesta viranhaltijasta
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
- Tietoyhteiskuntakaari
- Arkistolaki
- Tartuntatautilaki
- Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
- Suostumus
Rekrytointirekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin uuteen palvelussuhteeseen tai sisäiseen siirtoon hakeneiden henkilöiden tiedoista.
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisteröity itse, haastattelija, rekrytoiva esimies, rekrytointisuunnittelija
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 302 6151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Hallintosihteeri Piija Huhtala
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
piija.huhtala@kaarina.fi
050 373 2814
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaupungin sopimusten hallinta
Henkilötietoryhmät
Henkilön/yrityksen nimi, henkilön/yrityksen osoite, henkilön/yrityksen sähköpostiosoite, henkilön/yrityksen puhelinnumero.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Tietosuojalaki (1080/2018)
Tietosisältö
- Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot saadaan sopimuksista ja sopimusten osapuolilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat vastuukäyttäjät ja arkistovastaavat. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.
Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Muuta
Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat sopimuksen täytäntöön paneminen ja rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Talousjohtaja
Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina
sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi
050 373 9116
Controller Vilma Tikakoski
Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina
vilma.tikakoski@kaarina.fi
050 373 2709
Henkilörekisterin tiedot
Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri
Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.
Henkilötietoryhmiä ovat mm.
- ostolaskujen toimittajarekisteri: nimi, osoite, sotu, pankkitili
- YEL-todistukset
- ostoreskontralistat ja saldolistat
- ostolaskut ja maksutositteet
- ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
- ostolaskujen maksatusluettelo
- ostolaskujen kuittausluettelo
- hyvityslaskujen kohdistusluettelot
- myyntilaskujen asiakasrekisteri: nimi, osoite, sotu
- laskutusluettelot
- myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
- saldoluettelo
- laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
- suoritusluettelot
- maksukehotus- ja perintäluettelot
- ulosottoasiakirjat
- velkajärjestelyasiakirjat
- luottotappiolistaukset
Lakisääteinen velvoite
Kuntalaki sekä palveluiden tuottamiseen liittyvä erityislainsäädäntö.
Sopimus
mm. Vuokrasopimus
Asiakkaat
Asukkaat
Toimittajat sekä palveluntuottajat
Sidosryhmät
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
ensisijaisesti rekisteröity itse
Lisäksi palvelualuekohtaiset tietojärjestelmät tuottavat tietoa taloushallintorekisteriin
Toimittajat sekä palveluntuottajat itse
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Johdon sihteeri
Lautakunnankatu 1, 20780 Kaarina
Terhi.jerkku@kaarina.fi
050 314 0905
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
Asiakkuuksien hoitaminen
Laskutus
Viestintä
Henkilötietoryhmät
Asiakkaat
Sidosryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Sopimus (ilmottautuminen tapahtumiin)
Suostumus (sidosryhmä ja asiakasviestintä)
Tietosisältö
Asianosaisen nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot
Sekä muut tapahtumien järjestämiseen ja viestintään liittyvät tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Ellei tiedonohjaussuunnitelmista muuta johdu, asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi-ja yhteystiedot poistetaan.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Tapahtumien osalta saatetaan tiettyjä henkilötietoja luovuttaa tarvittaessa tapahtumien järjestäjille.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
(02) 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Hallintojohtaja
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
paivi.antola@kaarina.fi
050 541 5160
Tiedottaja Katariina Wiren
Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina
katariina.wiren@kaarina.fi
050 373 2874
Henkilörekisterin tiedot
Viestinnän asiakasrekisteri
Toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan.
Henkilötietoryhmät vaihtelevat tapauskohtaisesti, sen mukaan mitä tietty viestinnällinen toiminto edellyttää. Henkilötietoryhmiä voivat olla esim.
Nimi
Organisaatioyksikkö
Ikäryhmä
Koulutustaso
Osoite
Puhelinnumero
Asuinalue
Audiovisuaalinen materiaali sekä muut teoksiin liittyvät tiedot
Harrastustoimintaan ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot
Sekä muut viestinnän kannalta oleelliset henkilötietoryhmät
Lakisääteinen velvoite mm. Kuntalaki §29
Suostumus
Sopimus
Asiakkaat, asukkaat sekä Kaarinan kaupungin henkilöstö sekä muut sidosryhmät
Säiltysaika vaihtelee aineistosta riippuen. Säilytysaika määritetään Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmissa
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Asiakkaat
Asukkaat
Henkilöstö
Palveluntuottajat
Muut sidosryhmät
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Julkisessa verkossa julkaistut tiedot voivat päätyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Erilaisia viestinnässä käytettyjä ja tuotettuja materiaaleja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa.
Pääsyoikeudet tietojärjestelmiin on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen ja teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).
Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut niin, että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot rekisteristä.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn ennen suostumuksen perumista.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja tietojen oikaisua
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteys tietosuojavaltuutettuun
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Kun rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän hyödyntää Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi) löytyviä lomakkeita.
Tietojen oikeellisuus tarkistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä muissa tilanteissa joissa rekisterinpitäjä katsoo olevan syytä tarkastaa tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunkikehityslautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
Yleiskaava-arkkitehti Kaisa Äijö
PL 12
Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs
20781 Kaarina
kaisa.aijo@kaarina.fi
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaavoituksen rekisterit, asianosaiset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asianosaisia liittyen kaavahankkeisiin ja suunnittelutarveratkaisuhin.
Henkilötietoryhmät
Kaavahankkeiden asianosaiset
Suunnittelutarveratkaisujen asianosaiset
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Maankäyttö-ja rakennuslain mukainen asianosainen
Tietosisältö
Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Asiakkaiden antamat tiedot
Kiinteistörekisteri (KTJ)
Yritystietojärjestelmä (YTJ)
Väestörekisteri (VRK)
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei säännönmukaisia luovutuksia
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Yrityksellä kaivuoikeudet katualueilla. Ilmoittaa aitaamisesta tai kaivusta katualueilla
Ei henkilötietoja
Yritystiedot, sisältää Y-tunnuksen, ei henkilötietoja.
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Yrittäjän oma ilmoitus
Ei luovuteta
Ei
Ei
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Oikeus suorittaa maanrakennustöitä ja sulkea osittain liikenneväylä yhteisesti sovitulla tavalla, ilmoittamalla urakoinnista Tiemestarille ja Tekniselle avustajalle sähköisellä ilmoituksella.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Sähköisesti
Tarkistetaan
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
050 3026 151
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Hallintojohtaja Päivi Antola
Kaarinan kaupunki,
Oskarinkatu 4,
PL 12,
20781 Kaarina
paivi.antola(at)kaarina.fi
(02) 588 4000
Anu Johansson
Kaarinan kaupunki,
Oskarinkatu 4,
PL 12,
20781 Kaarina
anu.johansson(at)kaarina.fi
(02) 588 4123
050 314 0929
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kaarinan kaupunginarkiston asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaupunginarkiston tietopalvelun toteuttaminen. Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä (JulkL 621/1999). Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999).
Henkilötietoryhmät
Henkilön nimi, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite, Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (609/2019), Tietosuojalaki (1050/2018), rekisteröidyn suostumus, viranomaisen lakisääteiset tietopyynnöt.
Tietosisältö
Asiakkaan tietopyynnön sisältö lyhyesti,
Asiakkaan yhteystiedot ja asianosaisuustieto tarvittaessa,
Asiakkaan laskutustiedot tarvittaessa,
Tietopalvelun toteuttamistapa ja -ajankohta
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tietopalveluasiakkaat
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Excel-tiedostot sijaitsevat sijaitsevat suojatussa palvelinympäristössä, johon rajatut verkko-oikeudet.
Tietopalvelupyyntöä koskeva päätöksenteko tapahtuu asianhallintajärjestelmässä (katso asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste).
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Lokitiedot
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunkikehityslautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
Paikkatietopäällikkö Sami Kääriäinen
PL 12
Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs
20781 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Kiinteistönmuodostukseen liittyvien henkilötietojen rekisteri
Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asiakassuhteessa Kaarinan kaupunkiin tai muuten asianosaisia liittyen kiinteistötoimituksiin.
Kiinteistötoimituksen asianosaiset
Kiinteistötoimituksen tilaajat
Kiinteistönmuodostamislain mukainen asianosainen (Kiinteistönmuodostamislaki 17 §)
Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Asiakkaiden antamat tiedot
Kiinteistörekisteri (KTJ)
Yritystietojärjestelmä (YTJ)
Väestörekisteri (VRK)
Ei säännönmukaisia luovutuksia
Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaupunkikehityslautakunta
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kaupunkikehitysjohtaja
Päivi Liuska-Kankaanpää
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
+358 50 373 2440
Paikkatietopäällikkö
Sami Kääriäinen
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Kiinteistöverorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Henkilötietoryhmät
Kaarinassa sijaitsevien kiinteistöjen omistajat
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietosisältö
Kaarinassa sijaitsevat kiinteistöt (kiinteistötunnus)
Kiinteistöjen omistajatieto
Kiinteistöjen verotiedot
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Verohallinto
Verohallinto lähettää kolme kertaa vuodessa tiedot kaikkien Kaarinan kaupungin alueella olevien kiinteistöjen verotiedoista. Rekisterissä on kiinteistöjen, rakennusten ja omistajien tiedot. Lisäksi rekisteri sisältää tiedot kiinteistöille osoitetuista kiinteistöveroista. Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei luovuteta säännönmukaisesti
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Ei manuaalisia aineistoja
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
arkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vastaa Verohallinto. Oikaisupyynnöt ko. asiassa tulee tehdä sinne.
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta
Oskarinkatu 4, PL 12, 20780, Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Liikuntapäällikkö
Oskarinkatu 4, PL 12, 20780, Kaarina
liikunta@kaarina.fi
050 373 2434
Erityisliikunnan suunnittelija
Oskarinkatu 4, PL 12, 20780, Kaarina
liikunta@kaarina.fi
050 373 2641
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Liikuntapalveluiden Saattajakortti-rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sen varmistamiseen, että asiakas on oikeutettu avustajaan. Lisäksi yhteystietoja voidaan käyttää Saattakorttipalveluista tiedottamiseen.
Henkilötietoryhmät
Asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, myöntöpäivä ja voimassaoloajan päättymispäivä
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Sopimus saatettavan kanssa oikeudesta saattajaan
Tietosisältö
Saattajakorttiasiakkaat
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Asiakkaat, jotka hakevat saattajakorttia
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei tietojen luovutusta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei tietojen siirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta
Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Liikuntapäällikkö
Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina
liikunta@kaarina.fi
050 373 2434
Toimistosihteeri - liikuntapalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina
liikunta@kaarina.fi
050 328 5224
Henkilörekisterin tiedot
Liikuntatilojen vuoro- ja asiakasrekisteri
Liikuntatilojen käyttövuorojen ja asiakastietojen hallinta.
Seuran nimi ja vastuuhenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Sopimus liikuntatilojen varaamisesta
Liikuntatilojen asiakkaat
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia
Ei tietojen luovutusta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Ei tietojen siirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta
PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja
Lautakunnankatu 1,
20780 Kaarina
arja.pesonen@kaarina.fi
02 588 4402
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Omatoimikirjastojen kulun- ja kameravalvonnan rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöiden turvallisuuden ja omaisuuden suojaaminen, asianmukaisen toiminnan valvominen ja edellä mainittuja vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.
Henkilötietoryhmät
Kaarinan omatoimikirjastoissa tallentavaan kameravalvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto sekä omatoimikirjastoon kirjautuneiden asiakkaiden kirjastokortin numero. Kirjastokortin numeroa ei voi yhdistää mihinkään henkilötietoihin ilman, että tiedot haetaan kirjastojärjestelmästä kirjastokortin numeron avulla. Kirjastojärjestelmä on tästä rekisteristä täysin erillinen rekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Tietosisältö
Kuvatallenteet, kirjastokortin numero
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Kameroiden sijantipaikoiltaan tallentamat videotallenteet sekä sisäänkirjautumisyksikköön liitetyn kameran stillkuvat. Kirjastokortin numero.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan satunnaisesti poliisin tai muun viranomaisen käyttöön rikosten, rikkomusten, laiminlyöntien tai vastaavien tapahtumien selvittämiseksi lain määräämien rajoitusten puitteissa.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Rikostutkintaa varten materiaalia säilötään salatuilla kiintolevyillä lukituissa tiloissa.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaupunkikehityslautakunta
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi
+358 50 373 2440
Sami Kääriäinen
Kaupunkikehityslautakunta
Oskarinkatu 4
PL 12
20871 Kaarina
sami.kaariainen@kaarina.fi
+358 50 373 2437
Henkilörekisterin tiedot
Paikkatiedon kokonaishallintajärjestelmä
Kokonaisjärjestelmä kunnan rakennetun ympäristön ja paikkatiedon
hallintaan.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on eri
viranomaistehtävien suorittaminen. Asiakastietoja käytetään kiinteistöjen
ja rakennusten omistaja- ja vuokralaistiedoissa, lupien ja toimenpiteiden
hakijana, naapurina ja osallisena, väestöpoikkileikkauksissa ja
väestöanalyyseissä.
Sisältää asemakaava-, kaavan pohjakartta-, kiinteistörekisteri-,
maaomaisuus-, osoiterekisteri-, rakennus- ja huoneistorekisteri,
rakennusvalvontarekisteri, väestörekisteri-, yleiskaava- sekä
ympäristövalvonnan tiedot.
Kaikki Kaarinassa kirjoilla olevat henkilöt.
Rekisterinpidon lakiperusteet:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (MRL, 1999/132)
Kiinteistönmuodostamislaki (KLM, 1995/554)
Maakaari (1995/540)
Jätelaki (646/2011)
Kemikaalilaki (599/2013)
Luonnonsuojelulaki (1096/1996)
Maa-aineslaki (555/1981)
Maastoliikennelaki (1710/1995)
Merenkulun ympäristönsuojelulaki (1672/2009)
Ulkoilulaki (606/1973)
Vesihuoltolaki (119/2001)
Vesilaki (587/2011)
Vesiliikennelaki (463/1996) 2 (5)
Ympäristönsuojelulaki (527/2014)
Yksityistielaki 560/2018
Kuntalaki 410/2015
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/21.5.1999)
Tietosuojalaki (1050/5.12.2018)
sekä näiden lakien nojalla annetut asetukset.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin
Henkilötiedot; Henkilötunnus, Nimi (sukunimi ja etunimet), Ikä,
Syntymäaika, Kuolinpäivä, Äidinkieli, Sukupuoli, Osoite, Asuinpaikan
tunnus, Kotipaikkatunnus (vanha rakennustunnus), Kunta, Vuodenvaihteen kunta, Kuntaan muuttopäivä, Viimeinen muuttopäivä,
Turvakiellon alkupäivä, Turvakiellon loppupäivä, Avioliittotiedot, Lapset ja
huollettavat, Vanhemmat ja huoltajat, Osoite (kaikki osoitetiedot),
Lisätiedot (ammatti, syntymäkotikunta, ulkomainen syntymävaltio ja
syntymäpaikka, kotikunnat, kansalaisuudet, henkilötietojen viimeinen
päivityspäivä), Historiatiedot (nimenmuutokset, henkilötunnusmuutokset),
Asumuserotiedot, Huostaanotto- ja edunvalvontatiedot, Kiinteistötunnus,
puhelinnumerot, faksi, sähköposti.
Hakemustiedot, päätöstiedot, sopimukset, viestit liitteinä, henkilön
kiinteistöjen omistajuus / vuokralainen, kiinteistöjen omistajat ja entiset
omistajat, rakennusten omistajuus / vuokralainen, rakennuksen
käyttötarkoitustiedot, osallisuus- ja naapuritiedot.
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Väestötiedot ovat osittain salaisia
turvakieltohenkilöiden osalta. Väestötietojen latausohjelma poistaa
väestötietoluvun yhteydessä turvakieltohenkilöiltä osoite- ja
asuinpaikkatiedot tietokannasta, joten niitä ei näy ohjelmassa.
SALASSAPIDON PERUSTEET:
Julkisuuslain mukaan, mikäli sisältää salassapidettävää tietoa.
Säilytys järjestelmän elinkaaren ajan. Rekisterin asiakastietoja säilytetään muutoin Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman ja kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Väestörekisterikeskukselta (VRK) väestötietojen päivitys viikoittain.
Asiakkailta hakemukset + täydennykset.
Kaupanvahvistajan ilmoitukset.
Kaupungin maavuokralaisten tiedot vuokrasopimuksista.
Osallisuudet sopimusten pohjalta.
Kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ) kiinteistöjen omistajatiedot.
Joitain tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa. Ei kuitenkaan henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisiksi katsottavia tietoja.
Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Ei manuaalisia aineistoja
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin ja Turun kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
arkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Sivistyslautakunta
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava rehtori
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
02-588 4000
Digikehittämispäällikkö
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
02-588 4000
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Perus-ja lukiokoulutuksen koulukuraattorien asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812)
7. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
8. Perusopetuslaki (628/1998)
9. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
10. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
11. Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
12. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.
Henkilötietoryhmät
- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Tietosisältö
Oppilaat, oppilaiden huoltajat
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
- Oppilas itse
- Oppilaan huoltajat
- Väestörekisteri
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.
- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.
- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Sivistyslautakunta
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Johtava rehtori
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
emmi.m.virtanen@kaarina.fi
02-5884000
Digikehittämispäällikkö
Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina
keijo.sipila@kaarina.fi
02-5884000
Henkilörekisterin tiedot
Perus-ja lukiokoulutuksen koulupsykologien asiakasrekisteri
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
7. Perusopetuslaki (628/1998)
8. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
9. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
10. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
11. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot
Lakisääteinen velvoite
Oppilaat, oppilaiden huoltajat
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
- Oppilas itse
- Oppilaan huoltajat
- Väestörekisteri
- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.
- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)
- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.
- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdysssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.
Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus
- pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta
Voivalantie 5, 20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5882400
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava ylilääkäri
Voivalantie 5, 20780 Kaarina
antti.sanden@kaarina.fi
02-5882399
IT-asiantuntija
Voivalantie 5, 20780 Kaarina
terveyskeskus@kaarina.fi
02-588 2402
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Potilastietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Terveyspalvelujen käyttöön.
Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolaissa mainittuun potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.
Ostopalveluiden osalta Kaarinan kaupungin Terveyspalvelut toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Kaarinan kaupungin potilaita koskevat rekisterit ovat potilasrekisterin osarekistereitä.
Henkilötietoryhmät
Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.
Rekisteri sisältää:
– potilaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot
– potilaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot
– potilaan hoidon yhteydessä syntyneet tai hoitoa varten saapuneet tiedot
– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot
Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Lisäksi rekisteriin merkitään lääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot.
Potilasrekisteri koostuu sähköisestä potilastietojärjestelmästä sekä paperisista potilasasiakirjoista. Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluvat myös digitaalisen röntgenkuvajärjestelmän ja potilaan osastohoitoa palvelevien osastojärjestelmien sisältämät tiedot sekä muut tukipalveluiden toimintaa tukevat tietojärjestelmät.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kyseessä olevat lait:
Kansanterveyslaki
Erikoissairaanhoitolaki
Terveydenhuoltolaki
Sosiaalihuoltolaki
Lastensuojelulaki
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä
Tietosuoja-asetus
Tietosuojalaki
Tietosisältö
Kaarinan terveyspalveluiden potilaat, asiakkaat, omaiset
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä potilaan suostumuksella muista hoitolaitoksista.
Kaarinan Terveyspalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä potilastieto on katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.
Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa.
Keskeinen lainsäädäntö:
- Terveydenhuoltolaki
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan potilaan jatkohoidosta vastaaville terveydenhuollon toimintayksiköille
- potilaslain mukaan potilaan suostumuksella
- potilastiedon arkistoon
Lisäksi tietoja luovutetaan ilmoitusoikeuden ja -velvollisuuden perusteella mm. näiden säädösten mukaan:
- Työtapaturma- ja ammattitautilaki
- Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä
- Lastensuojelulaki
- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
- Sairausvakuutuslaki
Em. tahojen lisäksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Lääkelaitos ovat terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain mukaan oikeutettuja niille säädettyjen tilastointi-, suunnittelu- ja valvontatehtävien hoitamiseksi pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä. Näitä rekistereitä ovat:
- hoitoilmoitusrekisteri
- perusterveydenhuollon avohuollon rekisteri (AvoHilmo)
- rokotusten haittavaikutusrekisteri
- tartuntatautirekisteri
- syntymärekisteri
- huumausaineseurantarekisteri
- lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri
- raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri
- syöpärekisteri
- epämuodostumarekisteri
- näkövammarekisteri
- implanttirekisteri
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat
työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.
Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Potilaat/asiakkaat voivat käyttää internetin kautta sovittuja sähköisiä asiointipalveluja (esim. ajanvaraus) vahvaa tunnistautumista käyttäen.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Potilas voi hakea tietonsa OmaKanta-palvelusta. Vastaanotolla työntekijä voi pyynnöstä tulostaa potilaalle hoitoon liittyvät kirjaukset.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tarkastusoikeus ja käyntikerran kirjausten luovuttaminen ovat eri asioita.
Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.
Rekisteröidyn huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot. Huomioon otetaan, onko alaikäinen käyttänyt kielto-oikeuttaan tietojen antamisessa huoltajalleen.
Tarkastusoikeus voidaan myös evätä, tällaisissa tapauksissa rekisteröity saa asiasta valituskelpoisen päätöksen.
Oikeus tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa tehdä pyyntö henkilötietojen oikaisusta tai poistosta rekisterinpitäjälle.
- rekisteröity voi pyytää rekisterin käyttötarkoituksen kannalta turhan tai virheellisen tiedon poistamista.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- rekisteröity voi pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, sen tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn pyyntöä tiedon oikaisemisesta, rekisterinpitäjän on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity tekee pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5884 000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Viheraluemestari
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
viheralueet@kaarina.fi
050-541 5175
Henkilörekisterin tiedot
Puunkaatoluparekisteri
Kaarinan kaupungin puunkaatoluparekisteri sisältää tiedot asemakaava-alueiden kiinteistöille myönnetyistä puunkaatoluvista. Rekisterissä on tiedot kiinteistöjen omistajista ja lupien hakijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.
Puunkaatoluparekisterin avulla hoidetaan lakisääteisiä viranomaistehtäviä ja valmistelua. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Omistajista ja hakijoista järjestelmään on tallennettu nimi ja osoite. Kiinteistöistä on kirjattuna puunkaatolupaan liittyvät puumäärät ja -lajit.
Lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietoja
Keskeinen lainsäädäntö
Maankäyttö- ja rakennuslaki
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:
- Asiakkaat
- Muut asianosaiset esim. kuultavat
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Asiakkaat lähettävät puunkaatolupahakemuksen kaupungille joko sähköisen lupahakemuspalvelun kautta tai paperiversiona. Hakemuksessa on määriteltävä luvan hakijan ja kiinteistön tiedot. Luvissa ja päätöksissä käytetään samoja tietoja kuin hakemuksissa.
Väestötietojärjestelmä - Paikkatietojärjestelmään päivittyy henkilötietoja väestötietojärjestelmästä
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Lakisääteisten viranomaistehtävien hoidon yhteydessä voidaan tietoja luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Osa puunkaatolupahakemuksista toimitetaan liikuntaa- ja viherpalveluihin paperisena. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käytöä valvotaan.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Lisäksi väestötietojärjestelmästä päivittyy säännöllisin väliajoin asianmukaiset henkilötiedot paikkatietojärjestelmään.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina
rakennusvalvonta@kaarina.fi
02-588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä
PL 12, 20780 Kaarina
Puntarikatu 3, Kaarina
jukka.latokyla@kaarina.fi
050 373 2698
Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä
PL 12, 20780 Kaarina
Puntarikatu 3, Kaarina
jukka.latokyla@kaarina.fi
050 373 2698
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Rakennusluparekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän rakennusvalvontaosa on virallisen rakennus- ja huoneistorekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää rakennus- ja ympäristövalvonnan kannalta tarvittavat tiedot rakennuksista, rakennuspaikkaan ja rakentamiseen liittyvistä luvista sekä niiden hakijoista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.
Rakennusvalvontaosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpito lakisääteisten viranomaistehtävien osalta. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.
Henkilötietoryhmät
Asiakkaat; kuten rakennusten omistajat, luvan hakijat, suunnittelijat, vastaavat työnjohtajat
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteinen tehtävä.
Tietosisältö
Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus.
Rakennusvalvontaosassa kiinteistöihin liittyvät rakennusluvat ja muut rakentamiseen, purkamiseen tai vastaavaan toimenpiteeseen liittyvät luvat ja niiden hakijatiedot. Hankkeista on kirjattuna pinta-alat, tilavuus, huoneluku ja rakennuksen ominaisuustiedot.
Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.
Rekisteriin liittyy myös CGI KuntaNet rakennusvalvontaosan vastuuhenkilötieto-osa, johon on tallennettu hankkeiden työnjohtajien ja suunnittelijoiden tiedot.
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Henkilörekisteriä ylläpidetään CGI KuntaNet-järjestelmässä. Tietoja järjestelmään luetaan automaattisesti Maanmittauslaitoksen rajapintapalvelun kautta sekä Trimble Locus-järjestelmän väestö- ja/tai yhteystieto-osasta (mm. laskujen maksajat).
Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri. Laskun maksatus; Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rakennusvalvontaosan avulla päivitetään valtakunnallista virallista rakennus- ja huoneistorekisteriä ja tuotetaan asuntotietoja Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tarpeisiin. Päivityksessä käytettävät tiedot eivät ole henkilötietoja.
Yksittäisiä tietoja luovutetaan asiakaspalvelussa. Rakennusluvan naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Rakennuslupahakemukset ja vastavien työnjohtajien ilmoitukset toimitetaan rakennusvalvontaan paperisina. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Henkilörekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §).
Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille (DVV).
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Muuta
Digi- ja väestötietovirasto on määritellyt Kaarinan kaupungin rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpitäjäksi. Erikseen hyväksytyillä henkilöillä on oikeus tehdä muutoksia suoraan valtakunnaliseen rekisteriin.
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki/ Tekninen lautakunta
Palvelupäällikkö
Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02- 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Ruokavalio- ja allergiarekisteri
Rekisterissä hallinnoidaan Kaarinan kaupungin ravintopalveluiden käyttäjien ruokavalio- ja ruoka-aineallerigioiden tietoja. Tietoja käytetään ruoanvalmistuksen ja –jakelun apuna.
REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:
- Asiakkaat
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
henkilön nimi, hetu, luokka, ruokailun sijaintipaikka sekä ruoka-ainerajoitteet.
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Ei ole säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin tehdään muutoksia, kun ruokailijoiden tietoihin tulee muutoksia.
Ei luovuteta
Ei luovuteta
Ei siirretä
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Paperiset asiakirjat
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Tiemestari
PL 12 Oskarinkatu 4 20781 Kaarina
kari.ketola@kaarina.fi
050 373 2431
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Henkilörekisterin tiedot
Sijoituspaikkalupa rekisteri
Ei henkilötietoja. Yrityksen yhteystiedot ja Y_tunnus
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Yrittäjän oma ilmoitus
Ei luovuteta
Ei
Ei
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Oikeus asettaa kaavakadulle tekniikkaa yhteisesti sovitulla tavalla.
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Yrityksen ilmoitus
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta
Lautakunnankatu 4, PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5882400
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja
Lautakunnankatu 4, PL 12
20781 Kaarina
emilia.heikkila@kaarina.fi
050 373 2563
Sovellusasiantuntija
Kaarinan kaupunki
Sosiaali- ja terveyspalvelut
Lautakunnankatu 4, PL 12
20781 Kaarina
miia.liimatainen@kaarina.fi
050 314 5300
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Sosiaalihuollon asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon
asiakkaan lakisääteisten palvelujen arviointi, suunnittelu, järjestäminen,
toteutus, tilastointi, valvonta ja raportointi.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämisen- ja tilastointitarpeisiin.
Sosiaalihuollon asiakasrekisterin perusteena on sosiaalihuollon
asiakasasiakirjalaki. Rekisteriin merkittäviä tietoja käsitellään
sosiaalihuollon henkilötietojen käsittelyä ohjaavien lakien
mukaisesti.
Sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvat seuraavat palvelut:
- Iäkkäiden palvelut
- Lapsiperheiden palvelut
- Lastensuojelu
- Perheoikeudelliset palvelut
- Päihdehuolto
- Työikäisten palvelut
- Vammaispalvelut
Henkilötietoryhmät
Rekisteriin merkitään tietoja, joita syntyy sosiaalihuollon yleis- ja
erityislainsäädäntöön perustuen asiakkaan palvelujen järjestämisessä,
suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa.
Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:
- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,
puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö/omainen/huoltaja)
- Asia-asiakirjat (sosiaalihuollon asian hallinta) näkyy Kanta-arkistonhoitajan
käyttöliittymässä
- Sosiaalihuoltoon vireille tulleiden asioiden tiedot (hakemukset ja
yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot)
- Palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot (palvelutarpeen arvioinnit)
- Palvelujen suunnittelua koskevat tiedot (asiakas- ja palvelusuunnitelmat)
- Palvelujen järjestämistä koskevat tiedot (päätökset,
maksusitoumukset, lausunnot, lähetteet, virka-apupyynnöt)
- Palvelujen toteuttamista koskevat tiedot (toteuttamissuunnitelmat)
- Asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät
asiakirjat
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
Suostumus
Keskeiset lait:
- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
- Sosiaalihuoltolaki
- Lastensuojelulaki
- Päihdehuoltolaki
- Mielenterveyslaki
- Laki kehitysvammaisten erityishuollosta
- Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja
tukitoimista
- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden
sosiaali- ja terveyspalveluista
Sekä muu asianmukainen erityislainsäädäntö
Tietosisältö
Kaarinan perhe- ja sosiaalipalveluiden asiakkaat ja omaiset
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä,
asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, sosiaali- ja
terveydenhuollon palveluja toteuttavalta henkilöstöltä sekä
viranomaisiltahenkilöltä itseltään tai hänen edustajaltaan, muilta
viranomaisilta tai kansalaisilta. Tiedot saapuvat paperisina, sähköisen
järjestelmän kautta tai suullisesti. Paperisina saapuneet asiakirjat
skannataan asiakastietojärjestelmään.
Rekisteriin tallennetaan tietoja palvelujen käytön yhteydessä. Asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi tai arvioimiseksi tarvittavia tietoja voidaan pyytää muista sosiaali- tai terveydenhuollon organisaatioista tai muilta viranomaisilta
Pyydettäessä tietoja ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tulee määritellä säädös, jonka mukaan tietojen pyytäjällä on oikeus saada tiedot. Tietojen saamisesta tehdään merkinnät asiakastietojärjestelmään
Asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesta
Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.
Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa käytetään Valviran myöntämällä ammatti- tai organisaatiokortilla.
Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, sen tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn pyyntöä tiedon oikaisemisesta, rekisterinpitäjän on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity tekee pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta
Lautakunnankatu 4, PL 12
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
02-5882400
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Perhe- ja sosiaalipalvelut: Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja
Ikäihmistenpalvelut: Ikäihmisten palvelujohtaja
Lautakunnankatu 4, PL 12
20781 Kaarina
Perhe- ja sosiaalipalvelut: emilia.heikkila@kaarina.fi
Ikäihmistenpalvelut: seija.sjoblom@kaarina.fi
Perhe- ja sosiaalipalvelut: 050 373 2563
Ikäihmistenpalvelut: 050 373 2526
Perhe- ja sosiaalipalvelut: Sovellusasiantuntija
Ikäihmistenpalvelut: Asiantuntija
Kaarinan kaupunki
Sosiaali- ja terveyspalvelut
Lautakunnankatu 4, PL 12
20781 Kaarina
Perhe- ja sosiaalipalvelut: miia.liimatainen@kaarina.fi
Ikäihmistenpalvelut: seija.sjoblom@kaarina.fi
Perhe- ja sosiaalipalvelut: 050 314 5300
Ikäihmistenpalvelut: 050 373 2526
Henkilörekisterin tiedot
Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri
Rekisteri on perustettu Kaarinan kaupungin sosiaalipalvelujen käyttöä varten.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon
asiakkaan lakisääteisten palvelujen arviointi, järjestäminen,
suunnittelu, toteutus, tilastointi ja raportointi.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämisen- ja tilastointitarpeisiin.
Sosiaalihuollon viranomaisen on talletettava sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin
yksityisen henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset
ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot.
Lastensuojelulain mukaan sosiaalihuollosta vastaavan
toimielimen on pidettävä rekisteriä lastensuojeluilmoituksista sekä
niiden sisällöstä.
Rekisteri koostuu sosiaalihuoltolain ja lain ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista mukaisista ilmoituksista ja yhteydenotoista, lastensuojelulain mukaisista
lastensuojeluilmoituksista sekä näiden käsittelyä koskevista tiedoista.
Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:
- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,
puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö/omainen/huoltaja)
- Sosiaalihuoltoon ilmoituksina ja yhteydenottoina tulleiden
asioiden tiedot (ilmoitukset ja yhteydenotot sekä niiden
käsittelytiedot)
- Ilmoituksiin ja yhteydenottoihin liittyvät asiakaskertomusmerkinnät sekä muut ilmoitusten ja
yhteydenottojen käsittelyn prosesseissa syntyvät asiakirjat
- Asia-asiakirjat (sosiaalihuollon asian hallinta) näkyy Kanta-arkistonhoitajan
käyttöliittymässä ja katselimella.
Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina käsitellään sosiaalihuollon tarvetta koskevia tietoja.
Lakisääteinen velvoite
Rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
Keskeiset lait:
- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
- Sosiaalihuoltolaki
- Lastensuojelulaki
- Päihdehuoltolaki
- Mielenterveyslaki
- Laki kehitysvammaisten erityishuollosta
- Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja
tukitoimista
- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden
sosiaali- ja terveyspalveluista
Sekä muu asianmukainen erityislainsäädäntö
Kaarinan perhe- ja sosiaalipalveluiden ja ikäihmisten palveluiden asiakkaat ja omaiset sekä ilmoittajat
Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä,
asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, sosiaali- ja
terveydenhuollon palveluja toteuttavalta henkilöstöltä sekä
viranomaisiltahenkilöltä itseltään tai hänen edustajaltaan, muilta
viranomaisilta tai kansalaisilta. Tiedot saapuvat paperisina, sähköisen
järjestelmän kautta tai suullisesti. Paperisina saapuneet asiakirjat
skannataan asiakastietojärjestelmään.
Rekisteriin tallennetaan tietoja palvelujen käytön yhteydessä. Asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi tai arvioimiseksi tarvittavia tietoja voidaan pyytää muista sosiaali- tai terveydenhuollon organisaatioista tai muilta viranomaisilta
Pyydettäessä tietoja ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tulee määritellä säädös, jonka mukaan tietojen pyytäjällä on oikeus saada tiedot. Tietojen saamisesta tehdään merkinnät asiakastietojärjestelmään
Asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään
Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesta
Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.
Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.
Tietoja luovutetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä
Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa käytetään Valviran myöntämällä ammatti- tai organisaatiokortilla.
Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.
Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.
Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.
Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).
Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- Tietojen poistamista
- Tietojen korjaamista
- Tietojen käytön rajaamista
- Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tarkastusoikeuden toteutus:
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot
Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, sen tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn pyyntöä tiedon oikaisemisesta, rekisterinpitäjän on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisun toteutus:
Rekisteröity tekee pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.
Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.
Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Nimi ja yhteystiedot
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Edustaja
Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietosisältö
Henkilötietojen säilytysaika ja peruste
Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot
Tietolähteet
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta
Manuaaliset aineistot
Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittelyn valvonta
Rekisteröidyn informointi ja oikeudet
Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus
Rekisteröidyn oikeudet
Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)
Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
Muuta
Päivitetty
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjä
Kaarinan kaupunki / Kaupunkikehityslautakunta
Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta
PL 12
Oskarinkatu 4
20781 Kaarina
kirjaamo@kaarina.fi
+358 2 588 4000
Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.
Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää
Tekninen Johtaja Jyrki Haapasaari
PL 12
Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs
20781 Kaarina
Päivi Liuska-Kankaanpää: +358 50 3732440
Jyrki Haapasaari: +358405070238
Henkilörekisterin tiedot
Teknisten- ja kaupunkikehityspalveluiden asiakasrekisteri
Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän kiinteistöosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. O