Etusivu » Tietosuojaselosteet

Kaarinan kaupungin tietosuojaselosteet

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta L 532/2017 sekä
• niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä
• Hallintolaki L 434/2003
• Opintotukilaki L 65/1994
• Nuorisolaki L 1285/2016
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Lukiolaki L 629/1998
Henkilöstöön liittyvät säädökset
• Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rahoitukseen liittyvät säädökset
• Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta (1704/2009)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
• Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009)
• Valtionavustuslaki (688/2001)
Muu lainsäädäntö
• Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

 

Henkilötietoryhmät

  • APIP-toiminnan päätös
  • Erityisen tuen päätös
  • Esiopetus - henkilökohtainen oppimissuunnitelma
  • HOJKS
  • Koulukuljetuspäätös
  • Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
  • Opettajatietolomake
  • Opiskelun arviointitiedot
  • Oppilaan ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
  • Oppimissuunnitelma
  • Pedagoginen arvio ja selvitys
  • Poissaolot ja tuntimerkinnät
  • Yksilöllisen oppilashuollon muistiot
  • Opiskeluun hakeutuminen, opintoihin liittyvät päätökset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, opiskelutiedot ja suoritukset eli arvosanatiedot, opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
  • ylioppilaskirjoituksiin osallistumistieto

Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta).

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat, opettajat ja henkilökunnan jäsenet

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

  • Oppilas/Opiskelija itse
  • Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
  • Koulun henkilöstö
  • Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
  • Kaarinan kaupungin väestötiedot
  • Viranhaltijan päätöspöytäkirjat

 

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

  • Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojensiirto lukuvuosittain hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon
  • Yksilöinti ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto kuukausittain koulupsykologien ja –kuraattorien käyttämään asiakassovellukseen
  • Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun.
  • Koski-palvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu)
  • Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan. Tällöin toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

  • Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

  • Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
  • Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12 
20781 Kaarina 

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000 

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000 

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000 

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Muu lainsäädäntö
• 16. Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

 

Henkilötietoryhmät

Oppilaan yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen oppilashuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.

Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:
• oppilaan ja hänen huoltajansa yksilöinti ja yhteystiedot
• opiskeluhuoltoasian aihe ja vireillepanija
• oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot

Opiskeluhuoltokertomusten osarekistereitä ovat yksilökohtaisissa oppilashuoltotapaamissa eri alojen ammattilaisten asiakasrekistereihin kirjaamat tiedot. Näitä ovat:
• Terveydenhuollon ammattihenkilöstön potilasasiakirjat
• Sosiaalihuollon ammattihenkilöstön asiakasdokumentaatio
• Koulukuraattorien asiakasdokumentaatio
• Koulupsykologien asiakasdokumentaatio

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat/Opiskelijat, huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

  • Oppilas/Opiskelija itse
  • Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
  • Yksilökohtaisen oppilashuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet
  • Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman:

  • Oppilaan tai hänen huoltajansa yksilöityä suostumusta
  • Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan

Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

22.10.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

08.06.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

Osoite

Puntarikatu 2, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Ikäihmisten palvelujohtaja

Osoite

Puntarinkatu 2A

Sähköposti

seija.sjoblom@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2526

Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Ikäihmisten palveluiden asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ikäihmisten palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen

 

Henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– asiakkaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– asiakkaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– asiakkaan palvelun ja hoidon yhteydessä syntyneet tai palvelua ja hoitoa varten saapuneet tiedot

- asiakkaan asiakasmaksuja koskevat tiedot

 

Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon ja palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Rekisterin perusteena on Sosiaalihuoltolaki, Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, kansanterveyslaki, terveydenhuoltolaki, laki potilaan asemasta ja oikeuksista, laki lääketieteellisestä tutkimuksesta ja sekä asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta.

 

Sopimus

Suostumus

Tietosisältö

Ikäihmisten palveluiden asiakkaat, asiakkaiden omaiset, sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä palveluyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös palveluun ja hoitoon osallistuvalta henkilökunnalta, palveluihin liittyvistä viranomaispäätöksistä, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä asiakkaan suostumuksella muista sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjiltä.

Kaarinan Ikäihmistenpalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä asiakastieto on katsottavissa asiakkaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että asiakas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään asiakassuhteen alkaessa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta perustuva valtakunnallinen sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri.

Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Asiakkaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Päivitetty

05.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

ymparisto@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Ensisijainen yhdyshenkilö

Ympäristötarkastaja Pia Aarnio

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

pia.aarnio@kaarina.fi

Puhelin

050 314 5240

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Jätevesirekisteri, haja-asutus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin haja-asutusalueiden jätevesijärjestelmien rekisteri. Rekisteri sisältää hajavesiasetuksen mukaiset jätevesitiedot. Rekisterin käyttötarkoitus on pitää kiinteistöihin liittyvien jätevesiratkaisujen tiedot helposti löydettävissä ja käytettävissä olevassa muodossa.

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat; rakennusten/kiinteistöjen omistajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kiinteistön omistajan nimi, kiinteistön osoite, kiinteistötunnus, tiedot kiinteistöllä olevasta jätevesijärjestelmästä.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin kerätään kiinteistökohtaisen jätevesijärjestelmän toteuttamista varten toimitetusta lupahakemuksesta tai muusta kiinteistön omistajan toimittamasta asiakirjasta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja käytetään rakennusvalvonnan, ympäristösuojelun ja vesihuoltolaitoksen virkatehtäviin liittyen. Naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Rekisteriä ylläpidetään Excel-taulukossa. Luvat arkistoidaan paperikopioina rakennusvalvonnan arkistoissa.

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilörekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §).

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Muuta

Päivitetty

02.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja

 

Osoite

Kaarinan kaupunginkirjasto

Lautakunnankatu 1

20780 Kaarina

Sähköposti

ritva.nurminoro@kaarina.fi

Puhelin

050-3732742

Ensisijainen yhdyshenkilö

Sinikka Huttunen, Marianne Hopiavuori, Katja Nordanberg

Osoite

Kaarinan kaupunginkirjasto

Lautakunnankatu 1

20780 Kaarina

Sähköposti
Puhelin

Sinikka Huttunen 050-3146189

Marianne Hopiavuori 050-3146058

Katja Nordanberg 050-3140906

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarina-talon tilojen varausrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään Kaarina-talon tilojen varauksiin ja laskutukseen liittyvien asioiden hoidossa.

Henkilötietoryhmät

Flextilaan rekisteröityessä nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Käsittelyssä tarvittavat tiedot saadaan Flextila-palvelua käyttävältä asiakkaalta itseltään. Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.

Tietosisältö

Flextila-ohjelmaa käyttävät asiakkaat ja yhdistykset. 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on oikeutettu varaamaan tiloja.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan palveluun liittyen asiakkaalta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä, joiden henkilötietoja se kerää ja käsittelee. Tavoite on, että rekisteröity tietää missä, milloin ja miten tämän tietoja käsitellään.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tietojensa käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Pyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internetsivuilta kaarina.tietorekisteri.fi

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.



Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Muuta

Päivitetty

25.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

 050 3026 151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Hallintosihteeri Piija Huhtala

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

piija.huhtala@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2814

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Rekisteriä käytetään kaupungin asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.

Rekisteriin tallennetaan kaupungin toimielinten kuten kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien, toimikuntien ja vaikuttamistoimielinten sekä viranhaltijoiden päättämät asiat sisältäen esityslistat, pöytäkirjat, liitteet, oheismateriaalit sekä viranhaltijapäätökset.

Rekisteriin tallennetaan valmisteltavien asioiden vireilletulo, käsittelyvaiheet ja viralliset tiedoksiannot. Rekisteri toimii asiakirjojen ja tietojen hallinnan hakemistona mahdollistaen julkisuusperiaatteen mukaisen päätöksenteon sekä hallintolain mukaisten täydellisten päätösten laatimisen ja tietojen hallinnan. Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Henkilötietoja käytetään ainoastaan hallintoasian käsittelyyn.

Rekisterissä on osa Kaarinan kaupungin sopimuksista.

Henkilötietoryhmät

Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Kuntalaki (410/2015)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Tietosuojalaki (1080/2018)

Tietosisältö

  • Kuntalaiset
  • Viranhaltijat
  • Luottamushenkilöt
  • Työntekijät
  • Sivistyspalvelujen asiakkaat
  • Sosiaalipalvelujen asiakkaat
  • Terveydenhuollon asiakkaat
  • Valtion viranomaiset
  • Kunnat ja kuntayhtymät
  • Yritykset
  • Yhteisöt
  • Muut organisaatiot
  • Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin tulevat vireille saattajilta, asianosaisilta, lausunnon antajilta, käsittelijöiltä tai toisilta asian käsittelyyn osallistuvilta viranomaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.

Viranhaltijoiden ja toimenhaltijoiden tiedot tulevat henkilöstöhallinnon henkilöstörekisteristä ja toimielinten jäsenien tiedot luottamushenkilö-rekisteristä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.

Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.

Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat esimerkiksi pääkäyttäjä, kirjaaja ja listantekijät. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.

Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

  1. Rekisteröidyn suostumus
  2. Sopimuksen täytäntöön paneminen
  3. Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
  4. Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
  5. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen

Päivitetty

11.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Henkilöstöjohtaja

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti
Puhelin

050 373 2652

Ensisijainen yhdyshenkilö

Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala

Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, opiskelijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa. Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ja osallistumistietojen ylläpitoon, työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden tilastointiin ja tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.  

Henkilötietoryhmät

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

  • Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
  • Työsopimukset ja virkamääräykset
  • Työhistoria
  • Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot
  • Päivittäiset työaikaleimaukset
  • Palvelussuhteen keskeytykset
  • Koulutustiedot, sertifikaatit
  • Koulutuksiin, sovitteluihin ja muihin tilaisuuksiin osallistujat ja tapaamisajat
  • Koulutuskulukorvauslaskelma
  • Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
  • Osaamiskartta
  • Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
  • Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
  • Työsuorituksen arviointi
  • Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
  • Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
  • Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
  • Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus, tilastointi, toimenpiteet
  • Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
  • Siviilipalvelusopimukset
  • Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Tietosuojalaki
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
  • Työsopimuslaki
  • Laki kunnallisesta viranhaltijasta
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
  • Tietoyhteiskuntakaari
  • Arkistolaki
  • Tartuntatautilaki
  • Työturvallisuuslaki
  • Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
  • Suostumus

Tietosisältö

Henkilörekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien / olleiden henkilöiden tiedoista.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse
  • henkilöstöhallinnolliset päätökset
  • rekisteröidyn esimies
  • Kela
  • Väestörekisterikeskus
  • Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
  • Keva
  • Vakuutusyhtiöt
  • Verottaja
  • TE-keskus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. työterveyshuoltoon, vakuutusyhtiölle, tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille ja eläkelaitokselle.

 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

16.03.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

07.06.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Käyttäjäoikeusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin käytössä ja hallinnassa olevien järjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta ja ylläpito. 

Henkilötietoryhmät

Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjätunnus
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän esimies
Käyttöoikeudet
Käyttäjän puhelinnumero

Muut oleelliset tiedot käyttäjäoikeusien hallitsemiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisäätäinen velvoite

Tietosuojalaki (1050/2018)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

Sekä muu oleellinen toimialakohtainen lainsäädäntö. 

 

Tietosisältö

Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on oikeuksia kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tietojärjestelmissä 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietoja säilytetään jokaisessa tietojärjestelmässä vähintään sen ajan, kun henkilöllä on käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Osassa tietojärjestelmiä käyttäjäoikeuksia on säilytettävä pidempään ja osassa järjestelmistä käyttäjäoikeustietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen tietojärjestelmä on käytössä. 

Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä  tai ne häviävät tietojärjestelmien alasajon yhteydessä.  

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Käyttäjä itse
Työsopimus
Esimiesten pyynnön käyttäjän luomiseksi
Esimiesten käyttöoikeuspyynnöt
Henkilöhallintojärjestelmä tietokanta
Elisa OmaElisa -puhelinjärjestelmän tietokanta
Erillisjärjestelmissä järjestelmien pääkäyttäjät määrittelevät käyttäjät ja käyttöoikeudet saamiensa pyyntöjen perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin. 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjäoikeustietoihin on pääsyoikeudet vain tietojärjestelmien pääkäyttäjillä. Pääsyoikeudet on suojattu vähintään yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti / teknisen valvonnan ohjekäytännön mukaisesti. 

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

 

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaavat tietojärjestelmien pääkäyttäjät.

Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero. 

Muutoksia varsinaisiin käyttäjäoikeustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet  

 

Muuta

Järjestelmiä, joissa käyttäjätietoja ylläpidetään, on lukuisia.

Päivitetty

20.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

 050 3026 151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Palveluneuvoja Marianne Hopiavuori

Osoite

Kaarinan kaupunki
Piikkiön palvelupiste
Hadvalantie 9
21500 Piikkiö

Sähköposti

marianne.hopiavuori@kaarina.fi

Puhelin

050 314 6058

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito

Henkilötietoryhmät

Henkilön etu- ja sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, syntymäaika, ammatti, osoite, sähköpostiosoite, kotipuhelinnumero, työpuhelinnumero, matkapuhelin, faksi, puolue, muuttanut tiedon päivämäärä, kuollut tiedon päivämäärä, työkalukorvaus, kustannuspaikka, toimielin mihin kuuluu, paperijakelu, ote sähköisesti, sähköinen palkkiolaskelma, sähköinen kokouskäytäntö, ruoka-aineallergiat.

Luottamustehtävät: toimielimen nimi, alkupäivä ja loppupäivä sekä asema toimielimessä.

Huomionosoitukset: myönnetty huomionosoitus ja myönnetty päivämäärä.

Toimielin: valintapäivämäärä, vaalielin, aloituspäivämäärä, päättymispäivämäärä ja lisätietoja. Lisätietojakentässä on kerrottu pääsääntöisesti kaupunginhallituksen tai kaupunginvaltuuston tekemästä päätöksestä, jossa kerrottu toimielimen nimi, päätöspäivä ja päätöspykälä.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Kuntalaki (410/2015)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Tietosuojalaki (1080/2018)

Tietosisältö

  • Viranhaltijat
  • Luottamushenkilöt
  • Työntekijät
  • Valtion viranomaiset
  • Kunnat ja kuntayhtymät
  • Yritykset
  • Yhteisöt
  • Muut organisaatiot

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin tulevat Kaarinan toimielimien päätöksistä ja asianosaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.

Tiedot luovutetaan Tilikunta Oy:lle aina tietojen päivittämisen yhteydessä.

Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.

Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Järjestelmässä käyttäjä näkee kaikki tiedot.  

Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Järjestelmän käyttöä valvotaan teknisellä valvonnalla.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

  1. Rekisteröidyn suostumus
  2. Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
  3. Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
  4. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen

Päivitetty

11.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Sami Kääriäinen

Osoite

Kaarinan kaupunki/kaupunkikehityspalvelut

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

sami.kaariainen@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palautepalvelun ylläpito ja palautteisiin vastaaminen

Henkilötietoryhmät

Palautteiden antajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Palautteen antajan yhteystiedot, yleensä vain sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Ei ulkoisia tietolähteitä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta tietoja

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia ainestoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

23.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Puhelutietojen rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin palvelupuhelinnumeroihin soittettujen puheluiden automaattisesti tallentuvat puhelutallennetiedot. Tietoja käytetään puhelunpalvelun laadunvalvontaan ja mahdollisien kiistakysymyksien selvittämiseen.  

Palvelunumerot, joissa puhelut tallentuvat:
025882600 Terveyskeskuksen ajanvaraus / hoidontarpeen arviointi
025882040 Kansalaisopiston ilmoittautumisnumero
025882000 Terveyskeskuksen vaihde
025882200 Hammashoidon ajanvaraus
025884000 Kaupungin vaihde

Henkilötietoryhmät

Soittajan puhelinnumero
kellonaika
kesto
soitettu palvelu
jonotusaika
puhelun äänitallenne

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Laki viranomaisen julkisuudesta
Tiedonhallintalaki
Muut oleelliset toimialakohtaiset lait

 

Tietosisältö

Kaupungin puhelinjärjestelmän palvelunumeroihin soittajat

 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Puhelutallennetietoja säilytetään 2 kuukauden ajalta.

Säilysajan jälkeen tallennetiedot häviävät automaattisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Palvelunumeroihin liittyvät puhelutalletiedot syntyvät automaattisesti puhelun aikana.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Puhelutallennetietoihin on pääsyoikeudet vain hyvin tarkasti rajatuilla puhelintietojärjestelmän pääkäyttäjillä. 

Pääsyoikeudet on suojattu yksilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).

Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot  rekisteristä. 

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Puhelutalletietojen ajanmukaisuus ja ajantasaisuus on taattu, koska kaikki tiedot tallentuvat teknisesti automaattisesti puhelun aikana.

 

Muuta

Päivitetty

29.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Henkilöstöjohtaja

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

maija.hanhiala@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2652

Ensisijainen yhdyshenkilö

Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala

Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään työnhakijana tai sisäiseen tehtäväsiirtoon hakijana.

Rekisterissä olevia tietoja kaupunki käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään työvoiman hankintaan ja henkilöstön sisäisen liikkuvuuden turvaamiseen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Organisaatiolta töitä hakeneet

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • nimi, puhelinnumero, osoitetiedot, sähköposti, syntymäaika, sotu, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi
  • tarvittavat opintotiedot, todistukset
  • työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
  • työntekoa rajoittavat tekijät
  • rekrytointeihin liittyvät konsultin henkilöarvioinnit ja lausunnot
  • työhaastattelussa esille tulleet tiedot
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Tietosuojalaki 
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
  • Työsopimuslaki
  • Laki kunnallisesta viranhaltijasta
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
  • Tietoyhteiskuntakaari
  • Arkistolaki
  • Tartuntatautilaki
  • Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
  • Suostumus

Tietosisältö

Rekrytointirekisteri koostuu Kaarinan kaupunkiin uuteen palvelussuhteeseen tai sisäiseen siirtoon hakeneiden henkilöiden tiedoista.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Rekisteröity itse, haastattelija, rekrytoiva esimies, rekrytointisuunnittelija

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

13.04.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki 

Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

050 302 6151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki 

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Hallintosihteeri Piija Huhtala

Osoite

Kaarinan kaupunki 

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

piija.huhtala@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2814

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupungin sopimusten hallinta

Henkilötietoryhmät

Henkilön/yrityksen nimi, henkilön/yrityksen osoite, henkilön/yrityksen sähköpostiosoite, henkilön/yrityksen puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Kuntalaki (410/2015)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Tietosuojalaki (1080/2018)

Tietosisältö

  • Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan sopimuksista ja sopimusten osapuolilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat vastuukäyttäjät ja arkistovastaavat. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.

Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat sopimuksen täytäntöön paneminen ja rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Päivitetty

11.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Osoite

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Talousjohtaja

Osoite

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi

Puhelin

050 373 9116

Ensisijainen yhdyshenkilö

Controller Vilma Tikakoski

Osoite

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

vilma.tikakoski@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2709

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietoryhmiä ovat mm.

  • ostolaskujen toimittajarekisteri: nimi, osoite, sotu, pankkitili
  • YEL-todistukset
  • ostoreskontralistat ja saldolistat
  • ostolaskut ja maksutositteet
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
  • ostolaskujen maksatusluettelo
  • ostolaskujen kuittausluettelo
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot
  • myyntilaskujen asiakasrekisteri: nimi, osoite, sotu
  • laskutusluettelot
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
  • saldoluettelo
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
  • suoritusluettelot
  • maksukehotus- ja perintäluettelot
  • ulosottoasiakirjat
  • velkajärjestelyasiakirjat
  • luottotappiolistaukset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Kuntalaki sekä palveluiden tuottamiseen liittyvä erityislainsäädäntö.

Sopimus

mm. Vuokrasopimus

Tietosisältö

Asiakkaat

Asukkaat

Toimittajat sekä palveluntuottajat

Sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

ensisijaisesti rekisteröity itse

Lisäksi palvelualuekohtaiset tietojärjestelmät tuottavat tietoa taloushallintorekisteriin

Toimittajat sekä palveluntuottajat itse

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle 

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

18.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Osoite

 PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Johdon sihteeri

Osoite

Lautakunnankatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

Terhi.jerkku@kaarina.fi

Puhelin

050 314 0905

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
Asiakkuuksien hoitaminen
Laskutus
Viestintä

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat

Sidosryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus (ilmottautuminen tapahtumiin)

Suostumus (sidosryhmä ja asiakasviestintä)

Tietosisältö

Asianosaisen nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot

Sekä muut tapahtumien järjestämiseen ja viestintään liittyvät tarpeelliset tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

 

Ellei tiedonohjaussuunnitelmista muuta johdu, asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi-ja yhteystiedot poistetaan.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Tapahtumien osalta saatetaan tiettyjä henkilötietoja luovuttaa tarvittaessa tapahtumien järjestäjille. 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

24.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tiedottaja Katariina Wiren

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

katariina.wiren@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2874

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Viestinnän asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan.  

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmät vaihtelevat tapauskohtaisesti, sen mukaan mitä tietty viestinnällinen toiminto edellyttää. Henkilötietoryhmiä voivat olla esim.

Nimi
Organisaatioyksikkö
Ikäryhmä
Koulutustaso
Osoite
Puhelinnumero
Asuinalue

Audiovisuaalinen materiaali sekä muut teoksiin liittyvät tiedot

Harrastustoimintaan ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot

Sekä muut viestinnän kannalta oleelliset henkilötietoryhmät

 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite mm. Kuntalaki §29

Suostumus

Sopimus

 

Tietosisältö

Asiakkaat, asukkaat sekä Kaarinan kaupungin henkilöstö sekä muut sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Säiltysaika vaihtelee aineistosta riippuen. Säilytysaika määritetään Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmissa

 

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaat

Asukkaat

Henkilöstö

Palveluntuottajat

Muut sidosryhmät

 

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Julkisessa verkossa julkaistut tiedot voivat päätyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Erilaisia viestinnässä käytettyjä ja tuotettuja materiaaleja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Pääsyoikeudet tietojärjestelmiin on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen ja teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).

Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut niin, että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot  rekisteristä. 

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn ennen suostumuksen perumista. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja tietojen oikaisua

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteys tietosuojavaltuutettuun

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Kun rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän hyödyntää Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi) löytyviä lomakkeita.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tietojen oikeellisuus tarkistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä muissa tilanteissa joissa rekisterinpitäjä katsoo olevan syytä tarkastaa tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. 

 

Muuta

Päivitetty

03.03.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunkikehityslautakunta

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 4

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 3732440

Ensisijainen yhdyshenkilö

Yleiskaava-arkkitehti Kaisa Äijö

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs

20781 Kaarina

Sähköposti

kaisa.aijo@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 3145184

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaavoituksen rekisterit, asianosaiset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asianosaisia liittyen kaavahankkeisiin ja suunnittelutarveratkaisuhin.

Henkilötietoryhmät

Kaavahankkeiden asianosaiset

Suunnittelutarveratkaisujen asianosaiset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Maankäyttö-ja rakennuslain mukainen asianosainen

Tietosisältö

Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaiden antamat tiedot

Kiinteistörekisteri (KTJ)

Yritystietojärjestelmä (YTJ)

Väestörekisteri (VRK)

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

29.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Yrityksellä kaivuoikeudet katualueilla. Ilmoittaa aitaamisesta tai kaivusta katualueilla

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ei henkilötietoja

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Yritystiedot, sisältää Y-tunnuksen, ei henkilötietoja.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Yrittäjän oma ilmoitus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus suorittaa maanrakennustöitä ja sulkea osittain liikenneväylä yhteisesti sovitulla tavalla, ilmoittamalla urakoinnista Tiemestarille ja Tekniselle avustajalle sähköisellä ilmoituksella.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Sähköisesti

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tarkistetaan

Muuta

Päivitetty

23.11.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

23.05.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

20.11.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

13.04.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

23.05.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

050 3026 151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki,

Oskarinkatu 4,

PL 12,

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola(at)kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

 

Ensisijainen yhdyshenkilö

Anu Johansson

Osoite

Kaarinan kaupunki,

Oskarinkatu 4,

PL 12,

20781 Kaarina

Sähköposti

anu.johansson(at)kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4123

050 314 0929

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupunginarkiston asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupunginarkiston tietopalvelun toteuttaminen. Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä (JulkL 621/1999). Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999).

Henkilötietoryhmät

Henkilön nimi, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite, Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (609/2019), Tietosuojalaki (1050/2018), rekisteröidyn suostumus, viranomaisen lakisääteiset tietopyynnöt.

Tietosisältö

Asiakkaan tietopyynnön sisältö lyhyesti,

Asiakkaan yhteystiedot ja asianosaisuustieto tarvittaessa,

Asiakkaan laskutustiedot tarvittaessa,

Tietopalvelun toteuttamistapa ja -ajankohta 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tietopalveluasiakkaat

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Excel-tiedostot sijaitsevat sijaitsevat suojatussa palvelinympäristössä, johon rajatut verkko-oikeudet.

Tietopalvelupyyntöä koskeva päätöksenteko tapahtuu asianhallintajärjestelmässä (katso asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste).

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Lokitiedot

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

15.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunkikehityslautakunta

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 4

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 3732440

Ensisijainen yhdyshenkilö

Paikkatietopäällikkö Sami Kääriäinen

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 4, Virastotalo 4. krs

20781 Kaarina

Sähköposti

sami.kaariainen@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kiinteistönmuodostukseen liittyvien henkilötietojen rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hallinnoida henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat asiakassuhteessa Kaarinan kaupunkiin tai muuten asianosaisia liittyen kiinteistötoimituksiin.

Henkilötietoryhmät

Kiinteistötoimituksen asianosaiset

Kiinteistötoimituksen tilaajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Kiinteistönmuodostamislain mukainen asianosainen (Kiinteistönmuodostamislaki 17 §)

Tietosisältö

Henkilöiden laajat yhteystiedot sisältäen henkilötunnukset

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaiden antamat tiedot

Kiinteistörekisteri (KTJ)

Yritystietojärjestelmä (YTJ)

Väestörekisteri (VRK)

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalisiin aineistohin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat ko. tietoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

29.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaupunkikehityslautakunta

Osoite

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kaupunkikehitysjohtaja

Päivi Liuska-Kankaanpää

Osoite

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

Sähköposti

paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2440

Ensisijainen yhdyshenkilö

Paikkatietopäällikkö

Sami Kääriäinen

Osoite

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

Sähköposti

sami.kaariainen@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kiinteistöverorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.

Henkilötietoryhmät

Kaarinassa sijaitsevien kiinteistöjen omistajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietosisältö

Kaarinassa sijaitsevat kiinteistöt (kiinteistötunnus)

Kiinteistöjen omistajatieto

Kiinteistöjen verotiedot

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Verohallinto

Verohallinto lähettää kolme kertaa vuodessa tiedot kaikkien Kaarinan kaupungin alueella olevien kiinteistöjen verotiedoista. Rekisterissä on kiinteistöjen, rakennusten ja omistajien tiedot. Lisäksi rekisteri sisältää tiedot kiinteistöille osoitetuista kiinteistöveroista. Rekisteriä käytetään verotuksen tarkastukseen sekä siihen, että pystymme palvelemaan asiakkaita kiinteistöverotukseen liittyvissä kysymyksissä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta säännönmukaisesti

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

arkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vastaa Verohallinto. Oikaisupyynnöt ko. asiassa tulee tehdä sinne.

Muuta

Päivitetty

29.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

23.05.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780, Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Liikuntapäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780, Kaarina

Sähköposti

liikunta@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2434

Ensisijainen yhdyshenkilö

Erityisliikunnan suunnittelija

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780, Kaarina

Sähköposti

liikunta@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2641

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Liikuntapalveluiden Saattajakortti-rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sen varmistamiseen, että asiakas on oikeutettu avustajaan. Lisäksi yhteystietoja voidaan käyttää Saattakorttipalveluista tiedottamiseen.

Henkilötietoryhmät

Asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, myöntöpäivä ja voimassaoloajan päättymispäivä

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus saatettavan kanssa oikeudesta saattajaan

Tietosisältö

Saattajakorttiasiakkaat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaat, jotka hakevat saattajakorttia

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei tietojen luovutusta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

06.04.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Liikuntapäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina

Sähköposti

liikunta@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2434

Ensisijainen yhdyshenkilö

Toimistosihteeri - liikuntapalvelut

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12, 20780 Kaarina

Sähköposti

liikunta@kaarina.fi

Puhelin

050 328 5224

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Liikuntatilojen vuoro- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Liikuntatilojen käyttövuorojen ja asiakastietojen hallinta.

Henkilötietoryhmät

Seuran nimi ja vastuuhenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus liikuntatilojen varaamisesta

Tietosisältö

Liikuntatilojen asiakkaat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei tietojen luovutusta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

29.03.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaupunkikehityslautakunta

Osoite

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää

Osoite

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

Sähköposti

paivi.liuska-kankaanpaa@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2440

Ensisijainen yhdyshenkilö

Sami Kääriäinen

Osoite

Kaupunkikehityslautakunta

Oskarinkatu 4

PL 12

20871 Kaarina

Sähköposti

sami.kaariainen@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Paikkatiedon kokonaishallintajärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kokonaisjärjestelmä kunnan rakennetun ympäristön ja paikkatiedon
hallintaan.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on eri
viranomaistehtävien suorittaminen. Asiakastietoja käytetään kiinteistöjen
ja rakennusten omistaja- ja vuokralaistiedoissa, lupien ja toimenpiteiden
hakijana, naapurina ja osallisena, väestöpoikkileikkauksissa ja
väestöanalyyseissä.
Sisältää asemakaava-, kaavan pohjakartta-, kiinteistörekisteri-,
maaomaisuus-, osoiterekisteri-, rakennus- ja huoneistorekisteri,
rakennusvalvontarekisteri, väestörekisteri-, yleiskaava- sekä
ympäristövalvonnan tiedot.

Henkilötietoryhmät

Kaikki Kaarinassa kirjoilla olevat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Rekisterinpidon lakiperusteet:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (MRL, 1999/132)
Kiinteistönmuodostamislaki (KLM, 1995/554)
Maakaari (1995/540)
Jätelaki (646/2011)
Kemikaalilaki (599/2013)
Luonnonsuojelulaki (1096/1996)
Maa-aineslaki (555/1981)
Maastoliikennelaki (1710/1995)
Merenkulun ympäristönsuojelulaki (1672/2009)
Ulkoilulaki (606/1973)
Vesihuoltolaki (119/2001)
Vesilaki (587/2011)
Vesiliikennelaki (463/1996) 2 (5)
Ympäristönsuojelulaki (527/2014)
Yksityistielaki 560/2018
Kuntalaki 410/2015
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/21.5.1999)
Tietosuojalaki (1050/5.12.2018)
sekä näiden lakien nojalla annetut asetukset.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin

Tietosisältö

Henkilötiedot; Henkilötunnus, Nimi (sukunimi ja etunimet), Ikä,
Syntymäaika, Kuolinpäivä, Äidinkieli, Sukupuoli, Osoite, Asuinpaikan
tunnus, Kotipaikkatunnus (vanha rakennustunnus), Kunta, Vuodenvaihteen kunta, Kuntaan muuttopäivä, Viimeinen muuttopäivä,
Turvakiellon alkupäivä, Turvakiellon loppupäivä, Avioliittotiedot, Lapset ja
huollettavat, Vanhemmat ja huoltajat, Osoite (kaikki osoitetiedot),
Lisätiedot (ammatti, syntymäkotikunta, ulkomainen syntymävaltio ja
syntymäpaikka, kotikunnat, kansalaisuudet, henkilötietojen viimeinen
päivityspäivä), Historiatiedot (nimenmuutokset, henkilötunnusmuutokset),
Asumuserotiedot, Huostaanotto- ja edunvalvontatiedot, Kiinteistötunnus,
puhelinnumerot, faksi, sähköposti.
Hakemustiedot, päätöstiedot, sopimukset, viestit liitteinä, henkilön
kiinteistöjen omistajuus / vuokralainen, kiinteistöjen omistajat ja entiset
omistajat, rakennusten omistajuus / vuokralainen, rakennuksen
käyttötarkoitustiedot, osallisuus- ja naapuritiedot.
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Väestötiedot ovat osittain salaisia
turvakieltohenkilöiden osalta. Väestötietojen latausohjelma poistaa
väestötietoluvun yhteydessä turvakieltohenkilöiltä osoite- ja
asuinpaikkatiedot tietokannasta, joten niitä ei näy ohjelmassa.
SALASSAPIDON PERUSTEET:
Julkisuuslain mukaan, mikäli sisältää salassapidettävää tietoa.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Säilytys järjestelmän elinkaaren ajan. Rekisterin asiakastietoja säilytetään muutoin Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman ja kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Väestörekisterikeskukselta (VRK) väestötietojen päivitys viikoittain.
Asiakkailta hakemukset + täydennykset.
Kaupanvahvistajan ilmoitukset.
Kaupungin maavuokralaisten tiedot vuokrasopimuksista.
Osallisuudet sopimusten pohjalta.
Kiinteistötietojärjestelmästä (KTJ) kiinteistöjen omistajatiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Joitain tietoja luovutetaan yksin kappalein asiakaspalvelussa. Ei kuitenkaan henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisiksi katsottavia tietoja.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei luovuteta EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä EU- ja ETA- alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin ja Turun kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

arkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

29.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Perus-ja lukiokoulutuksen koulukuraattorien asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812)
7. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
8. Perusopetuslaki (628/1998)
9. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
10. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
11. Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
12. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

Henkilötietoryhmät

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Väestörekisteri

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.

- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan

Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Perus-ja lukiokoulutuksen koulupsykologien asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
7. Perusopetuslaki (628/1998)
8. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
9. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
10. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
11. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Henkilötietoryhmät

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Väestörekisteri

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.

- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdysssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus
- pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

Osoite

Voivalantie 5, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5882400

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava ylilääkäri

Osoite

Voivalantie 5, 20780 Kaarina

Sähköposti

antti.sanden@kaarina.fi

Puhelin

02-5882399

Ensisijainen yhdyshenkilö

IT-asiantuntija

Osoite

Voivalantie 5, 20780 Kaarina

Sähköposti

terveyskeskus@kaarina.fi

Puhelin

02-588 2402

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Potilastietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Kaarinan kaupungin Terveyspalvelujen käyttöön.

Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolaissa mainittuun potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.

Ostopalveluiden osalta Kaarinan kaupungin Terveyspalvelut toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Kaarinan kaupungin potilaita koskevat rekisterit ovat potilasrekisterin osarekistereitä.

Henkilötietoryhmät

Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista.

Rekisteri sisältää:

– potilaan nimen, syntymäajan, henkilötunnuksen, kotikunnan ja yhteystiedot

– potilaan nimeämän lähiomaisen ja/tai alaikäisen potilaan huoltajan ja/tai täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimen ja yhteystiedot

– potilaan hoidon yhteydessä syntyneet tai hoitoa varten saapuneet tiedot

– mahdolliset tietojen luovuttamisen perusteet ja luovutetut tiedot 

Rekisteriin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Lisäksi rekisteriin merkitään lääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot.

Potilasrekisteri koostuu sähköisestä potilastietojärjestelmästä sekä paperisista potilasasiakirjoista. Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluvat myös digitaalisen röntgenkuvajärjestelmän ja potilaan osastohoitoa palvelevien osastojärjestelmien sisältämät tiedot sekä muut tukipalveluiden toimintaa tukevat tietojärjestelmät.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kyseessä olevat lait:

Kansanterveyslaki 

Erikoissairaanhoitolaki 

Terveydenhuoltolaki 

Sosiaalihuoltolaki 

Lastensuojelulaki 

Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 

Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 

Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 

Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 

Tietosuoja-asetus

Tietosuojalaki

 

Tietosisältö

Kaarinan terveyspalveluiden potilaat, asiakkaat, omaiset

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Tietoja saadaan myös lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, väestörekisteristä sekä potilaan suostumuksella muista hoitolaitoksista.

Kaarinan Terveyspalvelut on liittynyt kansalliseen terveysarkistoon. Kansalliseen Terveysarkistoon sisältyvä potilastieto on katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hänellä on ollut mahdollisuus asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin.

Mikäli tietoja hankitaan muutoin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Kaarinalaisten potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Terveydenhuoltolaki 

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 

- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 

- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan potilaan jatkohoidosta vastaaville terveydenhuollon toimintayksiköille

- potilaslain mukaan potilaan suostumuksella

- potilastiedon arkistoon

Lisäksi tietoja luovutetaan ilmoitusoikeuden ja -velvollisuuden perusteella mm. näiden säädösten mukaan:

- Työtapaturma- ja ammattitautilaki

- Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä

- Lastensuojelulaki 

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista

- Sairausvakuutuslaki 

 

Em. tahojen lisäksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Lääkelaitos ovat terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain mukaan oikeutettuja niille säädettyjen tilastointi-, suunnittelu- ja valvontatehtävien hoitamiseksi pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä. Näitä rekistereitä ovat:

- hoitoilmoitusrekisteri

- perusterveydenhuollon avohuollon rekisteri (AvoHilmo)

- rokotusten haittavaikutusrekisteri

- tartuntatautirekisteri

- syntymärekisteri

- huumausaineseurantarekisteri

- lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri

- raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri

- syöpärekisteri

- epämuodostumarekisteri

- näkövammarekisteri

- implanttirekisteri

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista terveysarkistoa (KanTa) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat

työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Potilaat/asiakkaat voivat käyttää internetin kautta sovittuja sähköisiä asiointipalveluja (esim. ajanvaraus) vahvaa tunnistautumista käyttäen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Potilas voi hakea tietonsa OmaKanta-palvelusta. Vastaanotolla työntekijä voi pyynnöstä tulostaa potilaalle hoitoon liittyvät kirjaukset.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tarkastusoikeus ja käyntikerran kirjausten luovuttaminen ovat eri asioita.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Rekisteröidyn huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot. Huomioon otetaan, onko alaikäinen käyttänyt kielto-oikeuttaan tietojen antamisessa huoltajalleen.

Tarkastusoikeus voidaan myös evätä, tällaisissa tapauksissa rekisteröity saa asiasta valituskelpoisen päätöksen.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa tehdä pyyntö henkilötietojen oikaisusta tai poistosta rekisterinpitäjälle.

- rekisteröity voi pyytää rekisterin käyttötarkoituksen kannalta turhan tai virheellisen tiedon poistamista.

 

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

- rekisteröity voi pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

 

Rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, sen tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn pyyntöä tiedon oikaisemisesta, rekisterinpitäjän on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity tekee pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

09.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884 000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Viheraluemestari

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

viheralueet@kaarina.fi

Puhelin

050-541 5175

Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Puunkaatoluparekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin puunkaatoluparekisteri sisältää tiedot asemakaava-alueiden kiinteistöille myönnetyistä puunkaatoluvista. Rekisterissä on tiedot kiinteistöjen omistajista ja lupien hakijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.

Puunkaatoluparekisterin avulla hoidetaan lakisääteisiä viranomaistehtäviä ja valmistelua. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Omistajista ja hakijoista järjestelmään on tallennettu nimi ja osoite. Kiinteistöistä on kirjattuna puunkaatolupaan liittyvät puumäärät ja -lajit.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietoja

Keskeinen lainsäädäntö

Maankäyttö- ja rakennuslaki

Tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

  • Asiakkaat
  • Muut asianosaiset esim. kuultavat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaat lähettävät puunkaatolupahakemuksen kaupungille joko sähköisen lupahakemuspalvelun kautta tai paperiversiona. Hakemuksessa on määriteltävä luvan hakijan ja kiinteistön tiedot. Luvissa ja päätöksissä käytetään samoja tietoja kuin hakemuksissa.

Väestötietojärjestelmä - Paikkatietojärjestelmään päivittyy henkilötietoja väestötietojärjestelmästä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Lakisääteisten viranomaistehtävien hoidon yhteydessä voidaan tietoja luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Osa puunkaatolupahakemuksista toimitetaan liikuntaa- ja viherpalveluihin paperisena. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käytöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Lisäksi väestötietojärjestelmästä päivittyy säännöllisin väliajoin asianmukaiset henkilötiedot paikkatietojärjestelmään.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

23.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Ympäristölautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

rakennusvalvonta@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

PL 12, 20780 Kaarina

Puntarikatu 3, Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Ensisijainen yhdyshenkilö

Johtava rakennustarkastaja Jukka Latokylä

Osoite

PL 12, 20780 Kaarina

Puntarikatu 3, Kaarina

Sähköposti

jukka.latokyla@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2698

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Rakennusluparekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän rakennusvalvontaosa on virallisen rakennus- ja huoneistorekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää rakennus- ja ympäristövalvonnan kannalta tarvittavat tiedot rakennuksista, rakennuspaikkaan ja rakentamiseen liittyvistä luvista sekä niiden hakijoista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Rekisteriä käytetään lupien osalta niiden eri vaiheiden käsittelyssä sekä tiedottamisessa, kuten lupien julkipanossa.

Rakennusvalvontaosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpito lakisääteisten viranomaistehtävien osalta. Henkilötietoja käytetään myös hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat; kuten rakennusten omistajat, luvan hakijat, suunnittelijat, vastaavat työnjohtajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteinen tehtävä.

Tietosisältö

Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus.

Rakennusvalvontaosassa kiinteistöihin liittyvät rakennusluvat ja muut rakentamiseen, purkamiseen tai vastaavaan toimenpiteeseen liittyvät luvat ja niiden hakijatiedot. Hankkeista on kirjattuna pinta-alat, tilavuus, huoneluku ja rakennuksen ominaisuustiedot.

Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Rekisteriin liittyy myös CGI KuntaNet rakennusvalvontaosan vastuuhenkilötieto-osa, johon on tallennettu hankkeiden työnjohtajien ja suunnittelijoiden tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Henkilörekisteriä ylläpidetään CGI KuntaNet-järjestelmässä. Tietoja järjestelmään luetaan automaattisesti Maanmittauslaitoksen rajapintapalvelun kautta sekä Trimble Locus-järjestelmän väestö- ja/tai yhteystieto-osasta (mm. laskujen maksajat).

Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri. Laskun maksatus; Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rakennusvalvontaosan avulla päivitetään valtakunnallista virallista rakennus- ja huoneistorekisteriä ja tuotetaan asuntotietoja Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tarpeisiin. Päivityksessä käytettävät tiedot eivät ole henkilötietoja.

Yksittäisiä tietoja luovutetaan asiakaspalvelussa. Rakennusluvan naapurien kuulemista varten luovutetaan luvan kohteen naapureiden omistajatietoja.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Rakennuslupahakemukset ja vastavien työnjohtajien ilmoitukset toimitetaan rakennusvalvontaan paperisina. Niistä tiedot kirjataan lupakäsittelyn aikana rekisteriin. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §).

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet-sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilörekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §).

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille (DVV).

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Muuta

Digi- ja väestötietovirasto on määritellyt Kaarinan kaupungin rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpitäjäksi. Erikseen hyväksytyillä henkilöillä on oikeus tehdä muutoksia suoraan valtakunnaliseen rekisteriin.

Päivitetty

02.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki/ Tekninen lautakunta

Osoite

Palvelupäällikkö

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02- 588 4000

Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Ruokavalio- ja allergiarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä hallinnoidaan Kaarinan kaupungin ravintopalveluiden käyttäjien ruokavalio- ja ruoka-aineallerigioiden tietoja. Tietoja käytetään ruoanvalmistuksen ja –jakelun apuna.

Henkilötietoryhmät

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

henkilön nimi, hetu, luokka, ruokailun sijaintipaikka sekä ruoka-ainerajoitteet.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Ei ole säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin tehdään muutoksia, kun ruokailijoiden tietoihin tulee muutoksia.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Paperiset asiakirjat

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

 

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

20.11.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

24.05.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Tiemestari

 

Osoite

PL 12 Oskarinkatu 4 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.ketola@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2431

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Sijoituspaikkalupa rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ei henkilötietoja. Yrityksen yhteystiedot ja Y_tunnus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Yrittäjän oma ilmoitus

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus asettaa kaavakadulle tekniikkaa yhteisesti sovitulla tavalla.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Yrityksen ilmoitus

Muuta

Päivitetty

23.11.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

Osoite

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5882400

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Osoite

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

emilia.heikkila@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2563

Ensisijainen yhdyshenkilö

Sovellusasiantuntija 

 

 

 

Osoite

Kaarinan kaupunki

Sosiaali- ja terveyspalvelut

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina

Sähköposti

miia.liimatainen@kaarina.fi

Puhelin

050 314 5300

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Sosiaalihuollon asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon

asiakkaan lakisääteisten palvelujen arviointi, suunnittelu, järjestäminen,

toteutus, tilastointi, valvonta ja raportointi.

 

Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan

suunnittelu-, kehittämisen- ja tilastointitarpeisiin.

 

Sosiaalihuollon asiakasrekisterin perusteena on sosiaalihuollon

asiakasasiakirjalaki. Rekisteriin merkittäviä tietoja käsitellään

sosiaalihuollon henkilötietojen käsittelyä ohjaavien lakien

mukaisesti.

 

Sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvat seuraavat palvelut:

- Iäkkäiden palvelut

- Lapsiperheiden palvelut

- Lastensuojelu

- Perheoikeudelliset palvelut

- Päihdehuolto

- Työikäisten palvelut

- Vammaispalvelut

Henkilötietoryhmät

Rekisteriin merkitään tietoja, joita syntyy sosiaalihuollon yleis- ja

erityislainsäädäntöön perustuen asiakkaan palvelujen järjestämisessä,

suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa.

 

Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:

- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,

puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö/omainen/huoltaja)

- Asia-asiakirjat (sosiaalihuollon asian hallinta) näkyy Kanta-arkistonhoitajan

käyttöliittymässä

- Sosiaalihuoltoon vireille tulleiden asioiden tiedot (hakemukset ja

yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot)

- Palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot (palvelutarpeen arvioinnit)

- Palvelujen suunnittelua koskevat tiedot (asiakas- ja palvelusuunnitelmat)

- Palvelujen järjestämistä koskevat tiedot (päätökset,

maksusitoumukset, lausunnot, lähetteet, virka-apupyynnöt)

- Palvelujen toteuttamista koskevat tiedot (toteuttamissuunnitelmat)

- Asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät

asiakirjat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Suostumus

Keskeiset lait:

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista

- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä

- Sosiaalihuoltolaki

- Lastensuojelulaki

- Päihdehuoltolaki 

- Mielenterveyslaki

- Laki kehitysvammaisten erityishuollosta

- Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja

tukitoimista

- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden

sosiaali- ja terveyspalveluista

 

Sekä muu asianmukainen erityislainsäädäntö

Tietosisältö

Kaarinan perhe- ja sosiaalipalveluiden asiakkaat ja omaiset

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä,

asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, sosiaali- ja

terveydenhuollon palveluja toteuttavalta henkilöstöltä sekä

viranomaisiltahenkilöltä itseltään tai hänen edustajaltaan, muilta

viranomaisilta tai kansalaisilta. Tiedot saapuvat paperisina, sähköisen

järjestelmän kautta tai suullisesti. Paperisina saapuneet asiakirjat

skannataan asiakastietojärjestelmään.

 

Rekisteriin tallennetaan tietoja palvelujen käytön yhteydessä. Asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi tai arvioimiseksi tarvittavia tietoja voidaan pyytää muista sosiaali- tai terveydenhuollon organisaatioista tai muilta viranomaisilta 

 

Pyydettäessä tietoja ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tulee määritellä säädös, jonka mukaan tietojen pyytäjällä on oikeus saada tiedot. Tietojen saamisesta tehdään merkinnät asiakastietojärjestelmään

Asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesta 

 

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

 

Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa käytetään Valviran myöntämällä ammatti- tai organisaatiokortilla.

 

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa

 

 

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, sen tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn pyyntöä tiedon oikaisemisesta, rekisterinpitäjän on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity tekee pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

03.03.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Sosiaali- ja terveyslautakunta

Osoite

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5882400

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Perhe- ja sosiaalipalvelut: Perhe- ja sosiaalipalvelujohtaja

Ikäihmistenpalvelut: Ikäihmisten palvelujohtaja

Osoite

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

Perhe- ja sosiaalipalvelut: emilia.heikkila@kaarina.fi

Ikäihmistenpalvelut: seija.sjoblom@kaarina.fi 

Puhelin

Perhe- ja sosiaalipalvelut: 050 373 2563

Ikäihmistenpalvelut: 050 373 2526

Ensisijainen yhdyshenkilö

Perhe- ja sosiaalipalvelut: Sovellusasiantuntija 

Ikäihmistenpalvelut: Asiantuntija

 

 

 

 

Osoite

Kaarinan kaupunki

Sosiaali- ja terveyspalvelut

Lautakunnankatu 4, PL 12 

20781 Kaarina

Sähköposti

Perhe- ja sosiaalipalvelut: miia.liimatainen@kaarina.fi

Ikäihmistenpalvelut: seija.sjoblom@kaarina.fi

Puhelin

Perhe- ja sosiaalipalvelut: 050 314 5300

Ikäihmistenpalvelut: 050 373 2526

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on perustettu Kaarinan kaupungin sosiaalipalvelujen käyttöä varten.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon
asiakkaan lakisääteisten palvelujen arviointi, järjestäminen,
suunnittelu, toteutus, tilastointi ja raportointi.


Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämisen- ja tilastointitarpeisiin.
Sosiaalihuollon viranomaisen on talletettava sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin
yksityisen henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset
ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot.
Lastensuojelulain mukaan sosiaalihuollosta vastaavan
toimielimen on pidettävä rekisteriä lastensuojeluilmoituksista sekä
niiden sisällöstä.

 

Henkilötietoryhmät

Rekisteri koostuu sosiaalihuoltolain ja lain ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista mukaisista ilmoituksista ja yhteydenotoista, lastensuojelulain mukaisista
lastensuojeluilmoituksista sekä näiden käsittelyä koskevista tiedoista.


Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:
- Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite,
puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö/omainen/huoltaja)
- Sosiaalihuoltoon ilmoituksina ja yhteydenottoina tulleiden
asioiden tiedot (ilmoitukset ja yhteydenotot sekä niiden
käsittelytiedot)
- Ilmoituksiin ja yhteydenottoihin liittyvät asiakaskertomusmerkinnät sekä muut ilmoitusten ja
yhteydenottojen käsittelyn prosesseissa syntyvät asiakirjat
- Asia-asiakirjat (sosiaalihuollon asian hallinta) näkyy Kanta-arkistonhoitajan
käyttöliittymässä ja katselimella.

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina käsitellään sosiaalihuollon tarvetta koskevia tietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

 

Keskeiset lait:

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista

- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 

- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä

- Sosiaalihuoltolaki

- Lastensuojelulaki

- Päihdehuoltolaki 

- Mielenterveyslaki

- Laki kehitysvammaisten erityishuollosta

- Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja

tukitoimista

- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden

sosiaali- ja terveyspalveluista

 

Sekä muu asianmukainen erityislainsäädäntö

Tietosisältö

Kaarinan perhe- ja sosiaalipalveluiden ja ikäihmisten palveluiden asiakkaat ja omaiset sekä ilmoittajat

 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä,

asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, sosiaali- ja

terveydenhuollon palveluja toteuttavalta henkilöstöltä sekä

viranomaisiltahenkilöltä itseltään tai hänen edustajaltaan, muilta

viranomaisilta tai kansalaisilta. Tiedot saapuvat paperisina, sähköisen

järjestelmän kautta tai suullisesti. Paperisina saapuneet asiakirjat

skannataan asiakastietojärjestelmään.

Rekisteriin tallennetaan tietoja palvelujen käytön yhteydessä. Asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi tai arvioimiseksi tarvittavia tietoja voidaan pyytää muista sosiaali- tai terveydenhuollon organisaatioista tai muilta viranomaisilta 

Pyydettäessä tietoja ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tulee määritellä säädös, jonka mukaan tietojen pyytäjällä on oikeus saada tiedot. Tietojen saamisesta tehdään merkinnät asiakastietojärjestelmään

Asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesta 

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallista sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa käytetään Valviran myöntämällä ammatti- tai organisaatiokortilla.

 

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Ammattihenkilön tulee merkitä asiakirjoihin asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkinnät tehdään asiakastietojärjestelmään. Asiakirjoja saa käyttää, kun asiakkaalla on voimassa oleva asiakassuhde ao. palveluyksikköön. Asiakasrekisteristä on informoitu tietosuojaselosteessa.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

 

 

 

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, sen tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn pyyntöä tiedon oikaisemisesta, rekisterinpitäjän on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity tekee pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

15.03.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

23.05.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunkikehityslautakunta

Kaarinan kaupunki / Tekninen lautakunta

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 4

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kaupunkikehitysjohtaja Päivi Liuska-Kankaanpää

Tekninen Johtaja Jyrki Haapasaari

Osoite

PL 12

Oskarinkatu 10, Kaarinatalo 3. krs

20781 Kaarina

Sähköposti
Puhelin

Päivi Liuska-Kankaanpää: +358 50 3732440

Jyrki Haapasaari: +358405070238

 
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Teknisten- ja kaupunkikehityspalveluiden asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin kuntatietojärjestelmän kiinteistöosa on virallisen kiinteistörekisterin kunnallinen käyttökopio, joka sisältää kunnan teknisen toimialan kannalta tarvittavat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista. Kuntatietojärjestelmässä on lisäksi tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.

Kiinteistöosan avulla hoidetaan osin valtakunnallisen kiinteistörekisterin ylläpito sekä lakisääteisten viranomaistehtävien hoitaminen ja valmistelu. Henkilötietoja käytetään myös kunnallisiin suunnittelu ja hallintotehtäviin kuten asianosaisten selvittämiseen, heidän kuulemiseensa ja heille tiedottamiseen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n määräämä määräalan luovutushetken omistajan nimi ja henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä määräalan ensimmäisen omistajan nimi, henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus.

Kiinteistöjen- ja määräalojen omistajien ja haltijoiden nimet ja yhteystiedot sekä heidän kansalaisuutensa ja mahdollinen kuolinpäivä. Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c ja 1e-kohtien mukaisena
henkilötietojen käytön perusteena ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttäminen.
Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan
suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin sekä asiakasviestintään ja
yhteydenpitoon rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n määräämä määräalan luovutushetken omistajan nimi ja henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus sekä määräalan ensimmäisen omistajan nimi, henkilötunnus tai liike- ja yhteisötunnus.

Kiinteistöjen- ja määräalojen omistajien ja haltijoiden nimet ja yhteystiedot sekä heidän kansalaisuutensa ja mahdollinen kuolinpäivä. Jos omistajalla tai haltijalla on turvakielto, yhteystietoja ei päivitetä järjestelmään, mikäli rekisterin päivittäjä saa turvakiellon tietoonsa. Ulkopaikkakuntalaisten osalta turvakieltotieto on asiakkaan ilmoituksen varassa.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Virallinen valtakunnallinen kiinteistörekisteri, josta koneellisesti päivittyvät kiinteistörekisteriasetuksen 8 §:n mukaiset tiedot uusille määräaloille. Omistajatietojen osalta tietolähteinä ovat kaupanvahvistajien kiinteistönluovutusilmoitukset, maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, väestötietorekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Haltijatietojen osalta tietolähteinä maanmittauslaitoksen lainhuuto- ja kirjaamisrekisteri.

Laskun maksajan tai maksajien osalta tiedot haetaan y- tunnuksen tai henkilötunnuksen perusteella Trimble Locus järjestelmän väestöosasta tai yhteystieto-osasta ja tarkistetaan toimituksen tai päätöksen hakemuksesta. Maksajayhtiöiden osalta yhteystietojen tietolähteenä käytetään myös YTJ-järjestelmää.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Arkistointi tehdään arkitonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Omistajista ja haltijoista järjestelmään on tallennettu nimen lisäksi henkilötunnus tai liike ja yhteisötunnus sekä katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja kansalaisuus sekä mahdollinen kuolinpäivä.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietos