Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Sivistyspalvelut

Sivistyspalvelut

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Kaarinan kaupunki
Oskarinkatu 4, PL 12
20781 Kaarina

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
• Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta L 532/2017 sekä
• niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä
• Hallintolaki L 434/2003
• Opintotukilaki L 65/1994
• Nuorisolaki L 1285/2016
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Lukiolaki L 629/1998
Henkilöstöön liittyvät säädökset
• Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Rahoitukseen liittyvät säädökset
• Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta (1704/2009)
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1705/2009)
• Valtioneuvoston asetus opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta (1766/2009)
• Valtionavustuslaki (688/2001)
Muu lainsäädäntö
• Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

 

Henkilötietoryhmät

  • APIP-toiminnan päätös
  • Erityisen tuen päätös
  • Esiopetus - henkilökohtainen oppimissuunnitelma
  • HOJKS
  • Koulukuljetuspäätös
  • Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
  • Opettajatietolomake
  • Opiskelun arviointitiedot
  • Oppilaan ja huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
  • Oppimissuunnitelma
  • Pedagoginen arvio ja selvitys
  • Poissaolot ja tuntimerkinnät
  • Yksilöllisen oppilashuollon muistiot
  • Opiskeluun hakeutuminen, opintoihin liittyvät päätökset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, opiskelutiedot ja suoritukset eli arvosanatiedot, opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
  • ylioppilaskirjoituksiin osallistumistieto

Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta).

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat, opettajat ja henkilökunnan jäsenet

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

  • Oppilas/Opiskelija itse
  • Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
  • Koulun henkilöstö
  • Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
  • Kaarinan kaupungin väestötiedot
  • Viranhaltijan päätöspöytäkirjat

 

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

  • Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojensiirto lukuvuosittain hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon
  • Yksilöinti ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto kuukausittain koulupsykologien ja –kuraattorien käyttämään asiakassovellukseen
  • Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun.
  • Koski-palvelu (opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu)
  • Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan. Tällöin toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

  • Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

  • Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan
  • Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12 
20781 Kaarina 

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000 

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000 

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, PL 12 

20781 Kaarina 

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000 

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Esi-, perus- ja lukiokoulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
PERUSTEET:
• Tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Muu lainsäädäntö
• 16. Lastensuojelulaki (417/2007)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

 

Henkilötietoryhmät

Oppilaan yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen oppilashuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.

Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:
• oppilaan ja hänen huoltajansa yksilöinti ja yhteystiedot
• opiskeluhuoltoasian aihe ja vireillepanija
• oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet, tiedot asian käsittelystä monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot

Opiskeluhuoltokertomusten osarekistereitä ovat yksilökohtaisissa oppilashuoltotapaamissa eri alojen ammattilaisten asiakasrekistereihin kirjaamat tiedot. Näitä ovat:
• Terveydenhuollon ammattihenkilöstön potilasasiakirjat
• Sosiaalihuollon ammattihenkilöstön asiakasdokumentaatio
• Koulukuraattorien asiakasdokumentaatio
• Koulupsykologien asiakasdokumentaatio

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat/Opiskelijat, huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

  • Oppilas/Opiskelija itse
  • Oppilaan/Opiskelijan huoltajat
  • Yksilökohtaisen oppilashuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet
  • Oppilaan/Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio

Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman:

  • Oppilaan tai hänen huoltajansa yksilöityä suostumusta
  • Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n perusteella asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso tietosuoja-asetuksen (2016/679) perusteella.

9) 22 §:n- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan

Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

22.10.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja

 

Osoite

Kaarinan kaupunginkirjasto

Lautakunnankatu 1

20780 Kaarina

Sähköposti

ritva.nurminoro@kaarina.fi

Puhelin

050-3732742

Ensisijainen yhdyshenkilö

Sinikka Huttunen, Marianne Hopiavuori, Katja Nordanberg

Osoite

Kaarinan kaupunginkirjasto

Lautakunnankatu 1

20780 Kaarina

Sähköposti
Puhelin

Sinikka Huttunen 050-3146189

Marianne Hopiavuori 050-3146058

Katja Nordanberg 050-3140906

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarina-talon tilojen varausrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään Kaarina-talon tilojen varauksiin ja laskutukseen liittyvien asioiden hoidossa.

Henkilötietoryhmät

Flextilaan rekisteröityessä nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Käsittelyssä tarvittavat tiedot saadaan Flextila-palvelua käyttävältä asiakkaalta itseltään. Yhdistyshinnan saaneiden yhdistysten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan erilliseen tiedostoon.

Tietosisältö

Flextila-ohjelmaa käyttävät asiakkaat ja yhdistykset. 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on oikeutettu varaamaan tiloja.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan palveluun liittyen asiakkaalta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä, joiden henkilötietoja se kerää ja käsittelee. Tavoite on, että rekisteröity tietää missä, milloin ja miten tämän tietoja käsitellään.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tietojensa käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Pyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internetsivuilta kaarina.tietorekisteri.fi

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.



Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Muuta

Päivitetty

25.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

20.11.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

13.04.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

02-588 4000

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Perus-ja lukiokoulutuksen koulukuraattorien asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812)
7. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
8. Perusopetuslaki (628/1998)
9. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
10. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
11. Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015)
12. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

Henkilötietoryhmät

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Väestörekisteri

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.

- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan

Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Johtava rehtori

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

emmi.m.virtanen@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Ensisijainen yhdyshenkilö

Digikehittämispäällikkö

Osoite

Oskarinkatu 4, 20781 Kaarina

Sähköposti

keijo.sipila@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Perus-ja lukiokoulutuksen koulupsykologien asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta.
Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö
Tietosuoja ja tietojen käsittely
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
2. Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Toiminnan peruste
5. Oppilas ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
6. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
7. Perusopetuslaki (628/1998)
8. Perusopetusasetus (852/1998)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
9. Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
10. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
11. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Henkilötietoryhmät

- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

- Huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot

- Asiakkuuteen liittyvät tiedot- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Tietosisältö

Oppilaat, oppilaiden huoltajat

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

- Oppilas itse

- Oppilaan huoltajat

- Väestörekisteri

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

- Ei säännönmukaista tietojen luovutusta.

- Rekisteristä luovutetaan kotikuntalaskutusta varten tarvittavat tiedot ja toimitetaan oppilaan kotikuntaan pyydettäessä laskun ja maksuvelvollisuuden oikeellisuuden varmistamisen kannalta tarpeelliset tiedot. (Laki kunnan peruspalveluiden valtionosuudesta)

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

- Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella.

- Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdysssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus)
Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus
- pyytää tietojen tarkistusta, oikaisua, täydennystä tai poistamista

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

22.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Vapaa-ajan lautakunta

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

maija.leino@kaarina.fi

Puhelin

0503145281

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja

Osoite

Lautakunnankatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

ritva.nurminoro@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2742

Ensisijainen yhdyshenkilö

Kulttuurituottaja Maija Leino

Osoite

Lautakunnanakatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

maija.leino@kaarina.fi

Puhelin

0503145281

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Uudenvuoden some-kampanjarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Uudenvuoden kampanjassa kerätään halukkailta osallistujilta valokuvia, joissa ollaan kotona. Kuvat lähetetään WhatsApp-viestillä tai julkaistaan Instagramissa aihetunnisteella #kotonakaarinassa. Kuvia käytetään uudenvuodenaattona 2020 julkaistavassa musiikkivideossa, jota levitetään kaupungin nettisivuilla ja some-kanavissa, ja joka jää Kaarinan kaupungin YouTube-kanavalle katsottavaksi kammpanjan päätyttyä. Osassa kuvista esiintyy tunnistettavia henkilöitä. WhatsApp-viestillä lähetetyt kuvat ladataan suoraan viesteistä, ja Instagram-kuvat kuvakaapataan Instagramista niitä julkaisseiden henkilöiden viestitse ilmaisemalla suostumuksella.

Henkilötietoryhmät

Kampanjaan osallistuvat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen; kuvia toimitetaan kampanjaanosallistumistarkoituksessa.

Tietosisältö

Kampanjaan toimitetut valokuvat ja lähettäjien illmoittamat yhteystiedot.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Kuvat säilyvät julkaistulla videolla. Kuvien lähettäjien ilmoittamat yhteystiedot säilytetään videon julkaisemiseen saakka.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan kampanjaan osallistuvilta henkilöiltä itseltään viesteillä tai kampanjaan kohdennetuilla Instagram-julkaisuilla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kuvat julkaistaan YouTube-kanavalla. Kuvia ei käytetä muihin tarkoituksiin, eikä muita henkilötietoja luovuteta eikä säilytetä.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Kuvista koostettu video on katsottavissa Kaarinan kaupungin YouTube-kanavalla. Muita henkilötietoja ei luovuteta.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Kuvista koostettu video on vapaasti katsottavissa Kaarinan kaupungin YouTube-kanavalla. Muita henkilötietoja ei siirretä.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalista aineistoa.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Valokuvat ja lähettäjien antamat yhteystiedot tallennetaan käsittelyajaksi eli videon koostamisen yhteydessä Kaarinan kaupungin kovalevylle, ja poistetaan videon julkistamisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Kovalevylle, johon tiedot väliaikaisesti tallennetaan, on pääsy ainoastaan rajoitetulla ja välttämättömällä määrällä Kaarinan kaupungin henkilökuntaa.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteriseloste toimitetaan kaikkien kampanjaan osallistuvien nähtäväksi vastausviestillä, joka lähetetään kaikille kampanjaan osallistuville WhatsAppissa tai

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus: saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi, rajoittaa tietojen käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa tietojen käsittelyä, olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisteröity voi pyytää tietoja sähköpostitse viitteellä “uudenvuoden some-kampanja 2020 / kulttuuri”: kirjaamo@kaarina.fi.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tiedot tallennetaan sellaisina kuin lähettäjät ovat ne toimittaneet.

Muuta

Päivitetty

23.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Sivistyslautakunta

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Varhaiskasvatuksen johtaja

Päivi Kemppainen

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

20780 Kaarina

Sähköposti

paivi.kemppainen@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2524

Ensisijainen yhdyshenkilö

Pia Lindholm

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

20780 Kaarina

Sähköposti
Puhelin

050 314 6148

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lasten varhaiskasvatuksen järjestäminen ja asiakasmaksut

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki niiden yritysten tiedot, joiden kanssa Kaarinan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen lasten varhaiskasvatuksen palvelujen tuottamisesta.

Kaarinan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisen rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Perusteet:

  • varhaiskasvatuslaki (540/2018)
  • asetus lasten päivähoidosta (239/1973)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
  • laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)

Henkilötietoryhmät

  • varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset
  • heidän huoltajansa
  • samassa taloudessa asuvat henkilöt

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

  • lasten ja muiden perheenjäsenten yksilöinti- ja yhteystiedot
  • varhaiskasvatuspaikan hakemuksen tiedot
  • päätös varhaiskasvatuspaikan myöntämisestä
  • myönnetyn varhaiskasvatuspaikan ja palvelun tiedot
  • maksupäätökseen tarvittavat tulotiedot
  • maksupäätös
  • lasten läsnä/poissaolotiedot
  • varhaiserityiskasvatuksen tiedot
  • muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

  • lasten huoltajat tai lailliset edustajat
  • sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteiset sekä yksityiset ammattihenkilöt
  • Kaarinan kaupungin väestötiedot
  • Kaarinan kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksesssa, jos tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

  • KELA, varhaiskasvatuksen aloittaneet ja lopettaneet lapset
  • koulu, neuvola, muut viranomaiset: tiedot annetaan vain vanhempien suostumuksella

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22§:n perusteella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Perusteet:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastus-ja korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

 

Muuta

Päivitetty

03.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

03.10.18