Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Hallintopalvelut » Kaupunginhallitus

Kaupunginhallitus

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

 050 3026 151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Hallintosihteeri Piija Huhtala

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

piija.huhtala@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2814

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Rekisteriä käytetään kaupungin asiakirjojen hallintaan, jotta asiakirjojen löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus voidaan varmistaa ja jotta asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta voidaan huolehtia.

Rekisteriin tallennetaan kaupungin toimielinten kuten kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien, toimikuntien ja vaikuttamistoimielinten sekä viranhaltijoiden päättämät asiat sisältäen esityslistat, pöytäkirjat, liitteet, oheismateriaalit sekä viranhaltijapäätökset.

Rekisteriin tallennetaan valmisteltavien asioiden vireilletulo, käsittelyvaiheet ja viralliset tiedoksiannot. Rekisteri toimii asiakirjojen ja tietojen hallinnan hakemistona mahdollistaen julkisuusperiaatteen mukaisen päätöksenteon sekä hallintolain mukaisten täydellisten päätösten laatimisen ja tietojen hallinnan. Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Henkilötietoja käytetään ainoastaan hallintoasian käsittelyyn.

Rekisterissä on osa Kaarinan kaupungin sopimuksista.

Henkilötietoryhmät

Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Kuntalaki (410/2015)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Tietosuojalaki (1080/2018)

Tietosisältö

  • Kuntalaiset
  • Viranhaltijat
  • Luottamushenkilöt
  • Työntekijät
  • Sivistyspalvelujen asiakkaat
  • Sosiaalipalvelujen asiakkaat
  • Terveydenhuollon asiakkaat
  • Valtion viranomaiset
  • Kunnat ja kuntayhtymät
  • Yritykset
  • Yhteisöt
  • Muut organisaatiot
  • Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin tulevat vireille saattajilta, asianosaisilta, lausunnon antajilta, käsittelijöiltä tai toisilta asian käsittelyyn osallistuvilta viranomaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.

Viranhaltijoiden ja toimenhaltijoiden tiedot tulevat henkilöstöhallinnon henkilöstörekisteristä ja toimielinten jäsenien tiedot luottamushenkilö-rekisteristä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.

Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla valmistumisen jälkeen.

Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat esimerkiksi pääkäyttäjä, kirjaaja ja listantekijät. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.

Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

  1. Rekisteröidyn suostumus
  2. Sopimuksen täytäntöön paneminen
  3. Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
  4. Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
  5. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen

Päivitetty

11.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi
Osoite
Sähköposti
Puhelin
Ensisijainen yhdyshenkilö
Osoite
Sähköposti
Puhelin

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Muuta

Päivitetty

07.06.18

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Käyttäjäoikeusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin käytössä ja hallinnassa olevien järjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta ja ylläpito. 

Henkilötietoryhmät

Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjätunnus
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän esimies
Käyttöoikeudet
Käyttäjän puhelinnumero

Muut oleelliset tiedot käyttäjäoikeusien hallitsemiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisäätäinen velvoite

Tietosuojalaki (1050/2018)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

Sekä muu oleellinen toimialakohtainen lainsäädäntö. 

 

Tietosisältö

Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on oikeuksia kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tietojärjestelmissä 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietoja säilytetään jokaisessa tietojärjestelmässä vähintään sen ajan, kun henkilöllä on käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Osassa tietojärjestelmiä käyttäjäoikeuksia on säilytettävä pidempään ja osassa järjestelmistä käyttäjäoikeustietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen tietojärjestelmä on käytössä. 

Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä  tai ne häviävät tietojärjestelmien alasajon yhteydessä.  

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Käyttäjä itse
Työsopimus
Esimiesten pyynnön käyttäjän luomiseksi
Esimiesten käyttöoikeuspyynnöt
Henkilöhallintojärjestelmä tietokanta
Elisa OmaElisa -puhelinjärjestelmän tietokanta
Erillisjärjestelmissä järjestelmien pääkäyttäjät määrittelevät käyttäjät ja käyttöoikeudet saamiensa pyyntöjen perusteella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin. 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjäoikeustietoihin on pääsyoikeudet vain tietojärjestelmien pääkäyttäjillä. Pääsyoikeudet on suojattu vähintään yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti / teknisen valvonnan ohjekäytännön mukaisesti. 

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

 

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaavat tietojärjestelmien pääkäyttäjät.

Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero. 

Muutoksia varsinaisiin käyttäjäoikeustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet  

 

Muuta

Järjestelmiä, joissa käyttäjätietoja ylläpidetään, on lukuisia.

Päivitetty

20.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

 050 3026 151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Palveluneuvoja Marianne Hopiavuori

Osoite

Kaarinan kaupunki
Piikkiön palvelupiste
Hadvalantie 9
21500 Piikkiö

Sähköposti

marianne.hopiavuori@kaarina.fi

Puhelin

050 314 6058

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden sekä yleistä etua koskevien tehtävien hoitamiseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito

Henkilötietoryhmät

Henkilön etu- ja sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, syntymäaika, ammatti, osoite, sähköpostiosoite, kotipuhelinnumero, työpuhelinnumero, matkapuhelin, faksi, puolue, muuttanut tiedon päivämäärä, kuollut tiedon päivämäärä, työkalukorvaus, kustannuspaikka, toimielin mihin kuuluu, paperijakelu, ote sähköisesti, sähköinen palkkiolaskelma, sähköinen kokouskäytäntö, ruoka-aineallergiat.

Luottamustehtävät: toimielimen nimi, alkupäivä ja loppupäivä sekä asema toimielimessä.

Huomionosoitukset: myönnetty huomionosoitus ja myönnetty päivämäärä.

Toimielin: valintapäivämäärä, vaalielin, aloituspäivämäärä, päättymispäivämäärä ja lisätietoja. Lisätietojakentässä on kerrottu pääsääntöisesti kaupunginhallituksen tai kaupunginvaltuuston tekemästä päätöksestä, jossa kerrottu toimielimen nimi, päätöspäivä ja päätöspykälä.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Kuntalaki (410/2015)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Tietosuojalaki (1080/2018)

Tietosisältö

  • Viranhaltijat
  • Luottamushenkilöt
  • Työntekijät
  • Valtion viranomaiset
  • Kunnat ja kuntayhtymät
  • Yritykset
  • Yhteisöt
  • Muut organisaatiot

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot rekisteriin tulevat Kaarinan toimielimien päätöksistä ja asianosaisilta. Tarpeen mukaan tietoa haetaan väestötietojärjestelmästä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.

Tiedot luovutetaan Tilikunta Oy:lle aina tietojen päivittämisen yhteydessä.

Muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Toimielinten yhteystiedot luottamushenkilöineen julkaistaan kaupungin verkkosivuilla päivittämisen jälkeen.

Muita tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Järjestelmässä käyttäjä näkee kaikki tiedot.  

Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Järjestelmän käyttöä valvotaan teknisellä valvonnalla.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

  1. Rekisteröidyn suostumus
  2. Rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
  3. Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
  4. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen

Päivitetty

11.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

+358 2 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Sami Kääriäinen

Osoite

Kaarinan kaupunki/kaupunkikehityspalvelut

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

sami.kaariainen@kaarina.fi

Puhelin

+358 50 373 2437

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palautepalvelun ylläpito ja palautteisiin vastaaminen

Henkilötietoryhmät

Palautteiden antajat

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Tietosisältö

Palautteen antajan yhteystiedot, yleensä vain sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Ei ulkoisia tietolähteitä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei luovuteta tietoja

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia ainestoja

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia ja hävitystä sekä muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- sekä tietosuojaohjeistuksilla. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisillä käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedon tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus sisältää oikeuden tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisina.

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa.

 

Lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

23.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Puhelutietojen rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin palvelupuhelinnumeroihin soittettujen puheluiden automaattisesti tallentuvat puhelutallennetiedot. Tietoja käytetään puhelunpalvelun laadunvalvontaan ja mahdollisien kiistakysymyksien selvittämiseen.  

Palvelunumerot, joissa puhelut tallentuvat:
025882600 Terveyskeskuksen ajanvaraus / hoidontarpeen arviointi
025882040 Kansalaisopiston ilmoittautumisnumero
025882000 Terveyskeskuksen vaihde
025882200 Hammashoidon ajanvaraus
025884000 Kaupungin vaihde

Henkilötietoryhmät

Soittajan puhelinnumero
kellonaika
kesto
soitettu palvelu
jonotusaika
puhelun äänitallenne

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Laki viranomaisen julkisuudesta
Tiedonhallintalaki
Muut oleelliset toimialakohtaiset lait

 

Tietosisältö

Kaupungin puhelinjärjestelmän palvelunumeroihin soittajat

 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Puhelutallennetietoja säilytetään 2 kuukauden ajalta.

Säilysajan jälkeen tallennetiedot häviävät automaattisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Palvelunumeroihin liittyvät puhelutalletiedot syntyvät automaattisesti puhelun aikana.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Puhelutallennetietoihin on pääsyoikeudet vain hyvin tarkasti rajatuilla puhelintietojärjestelmän pääkäyttäjillä. 

Pääsyoikeudet on suojattu yksilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).

Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot  rekisteristä. 

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Puhelutalletietojen ajanmukaisuus ja ajantasaisuus on taattu, koska kaikki tiedot tallentuvat teknisesti automaattisesti puhelun aikana.

 

Muuta

Päivitetty

29.01.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki 

Kaupunginhallitus

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

050 302 6151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki 

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Hallintosihteeri Piija Huhtala

Osoite

Kaarinan kaupunki 

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

piija.huhtala@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2814

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupungin sopimusten hallinta

Henkilötietoryhmät

Henkilön/yrityksen nimi, henkilön/yrityksen osoite, henkilön/yrityksen sähköpostiosoite, henkilön/yrityksen puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Kuntalaki (410/2015)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Tietosuojalaki (1080/2018)

Tietosisältö

  • Sopimusten tietosisältö: asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan sopimuksista ja sopimusten osapuolilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tiedonohjaussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Järjestelmä sisältää julkisia, sisäisiä, salaisia ja osittain salaisia tietoja. Järjestelmässä käyttäjä näkee tietoja käyttäjätunnukseensa sidotun roolinsa sekä asiakirjojen käyttärajoituksien mukaisesti. Rooleina ovat vastuukäyttäjät ja arkistovastaavat. Järjestelmään tuotavien tai järjestelmässä luotavien asiakirjojen julkisuus määritellään julkisuuslain mukaisesti. Salaiset asiakirjat ja tiedot on suojattu ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä.

Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Järjestelmän käyttöä valvotaan loki- ja teknisellä valvonnalla.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat sopimuksen täytäntöön paneminen ja rekisterin pitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Päivitetty

11.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Osoite

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02-5884000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Talousjohtaja

Osoite

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi

Puhelin

050 373 9116

Ensisijainen yhdyshenkilö

Controller Vilma Tikakoski

Osoite

Oskarinkatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

vilma.tikakoski@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2709

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

Henkilötietoryhmät

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietoryhmiä ovat mm.

  • ostolaskujen toimittajarekisteri: nimi, osoite, sotu, pankkitili
  • YEL-todistukset
  • ostoreskontralistat ja saldolistat
  • ostolaskut ja maksutositteet
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
  • ostolaskujen maksatusluettelo
  • ostolaskujen kuittausluettelo
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot
  • myyntilaskujen asiakasrekisteri: nimi, osoite, sotu
  • laskutusluettelot
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
  • saldoluettelo
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
  • suoritusluettelot
  • maksukehotus- ja perintäluettelot
  • ulosottoasiakirjat
  • velkajärjestelyasiakirjat
  • luottotappiolistaukset

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Kuntalaki sekä palveluiden tuottamiseen liittyvä erityislainsäädäntö.

Sopimus

mm. Vuokrasopimus

Tietosisältö

Asiakkaat

Asukkaat

Toimittajat sekä palveluntuottajat

Sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

ensisijaisesti rekisteröity itse

Lisäksi palvelualuekohtaiset tietojärjestelmät tuottavat tietoa taloushallintorekisteriin

Toimittajat sekä palveluntuottajat itse

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle 

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa joissa on kulun valvonta

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti, sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

18.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

Osoite

 PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

02 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja

Osoite

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Johdon sihteeri

Osoite

Lautakunnankatu 1, 20780 Kaarina

Sähköposti

Terhi.jerkku@kaarina.fi

Puhelin

050 314 0905

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
Asiakkuuksien hoitaminen
Laskutus
Viestintä

Henkilötietoryhmät

Asiakkaat

Sidosryhmät

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus (ilmottautuminen tapahtumiin)

Suostumus (sidosryhmä ja asiakasviestintä)

Tietosisältö

Asianosaisen nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot

Sekä muut tapahtumien järjestämiseen ja viestintään liittyvät tarpeelliset tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytys toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

 

Ellei tiedonohjaussuunnitelmista muuta johdu, asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi-ja yhteystiedot poistetaan.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Tapahtumien osalta saatetaan tiettyjä henkilötietoja luovuttaa tarvittaessa tapahtumien järjestäjille. 

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Kaarinan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Kaarinan kaupungin tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän salasana on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti sekä Kaarinan kaupungin teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Rekisterinpitäjä informoi henkilötietojen käsittelystä tällä tietosuojaselosteella. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on informoitu rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun rekisteröityyn on otettu ensimmäistä kertaa yhteyttä. 

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, rekisterinpitäjä ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Rekisterinpitäjä tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle sekä henkilölle, jota tietoturvaloukkaus koskee.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan rekisteröidylle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

  • Tietojen poistamista
  • Tietojen korjaamista
  • Tietojen käytön rajaamista
  • Vastustaa käsittelyä tai rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastusoikeuden toteutus:

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella, allekirjoituksella varustettuna henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai postitse.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.

Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet.

 

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kaarinan internet-sivuilta https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot

Lomakkeet voi pyytää myös tulosteina esimerkiksi muun käynnin yhteydessä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen , tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, rekisteröidyn on ilmoitettava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisun toteutus:

Rekisteröity esittää vaatimuksen tekemällä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postitse täytetyllä ja allekirjoitetulla lomakkeella.

Pyyntöä varten on lomake, joka löytyy https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietopyynnot.

Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä ja perusteltava tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on rekisteröidyn mielipide oikeasta tiedosta sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.

Muuta

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty

24.02.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola@kaarina.fi

Puhelin

050 541 5160

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tiedottaja Katariina Wiren

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

katariina.wiren@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2874

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Viestinnän asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan.  

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmät vaihtelevat tapauskohtaisesti, sen mukaan mitä tietty viestinnällinen toiminto edellyttää. Henkilötietoryhmiä voivat olla esim.

Nimi
Organisaatioyksikkö
Ikäryhmä
Koulutustaso
Osoite
Puhelinnumero
Asuinalue

Audiovisuaalinen materiaali sekä muut teoksiin liittyvät tiedot

Harrastustoimintaan ja kiinnostuksen kohteisiin liittyvät tiedot

Sekä muut viestinnän kannalta oleelliset henkilötietoryhmät

 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite mm. Kuntalaki §29

Suostumus

Sopimus

 

Tietosisältö

Asiakkaat, asukkaat sekä Kaarinan kaupungin henkilöstö sekä muut sidosryhmät

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Säiltysaika vaihtelee aineistosta riippuen. Säilytysaika määritetään Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmissa

 

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Asiakkaat

Asukkaat

Henkilöstö

Palveluntuottajat

Muut sidosryhmät

 

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Julkisessa verkossa julkaistut tiedot voivat päätyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Erilaisia viestinnässä käytettyjä ja tuotettuja materiaaleja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kuuluu. Materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa. 

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Pääsyoikeudet tietojärjestelmiin on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen ja teknisen valvonnan ohjeistuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus).

Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä
tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut niin, että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus).

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot  rekisteristä. 

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn ennen suostumuksen perumista. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja tietojen oikaisua

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteys tietosuojavaltuutettuun

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Kun rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän hyödyntää Kaarinan kaupungin internetsivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi) löytyviä lomakkeita.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Tietojen oikeellisuus tarkistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä muissa tilanteissa joissa rekisterinpitäjä katsoo olevan syytä tarkastaa tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. 

 

Muuta

Päivitetty

03.03.21

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, Kaupunginhallitus

Osoite

Kaarinan kaupunki

Oskarinkatu 4

PL 12

20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

050 3026 151

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Hallintojohtaja Päivi Antola

Osoite

Kaarinan kaupunki,

Oskarinkatu 4,

PL 12,

20781 Kaarina

Sähköposti

paivi.antola(at)kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

 

Ensisijainen yhdyshenkilö

Anu Johansson

Osoite

Kaarinan kaupunki,

Oskarinkatu 4,

PL 12,

20781 Kaarina

Sähköposti

anu.johansson(at)kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4123

050 314 0929

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Kaarinan kaupunginarkiston asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kaupunginarkiston tietopalvelun toteuttaminen. Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä (JulkL 621/1999). Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999).

Henkilötietoryhmät

Henkilön nimi, henkilön osoite, henkilön sähköpostiosoite, henkilön puhelinnumero.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite, Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (609/2019), Tietosuojalaki (1050/2018), rekisteröidyn suostumus, viranomaisen lakisääteiset tietopyynnöt.

Tietosisältö

Asiakkaan tietopyynnön sisältö lyhyesti,

Asiakkaan yhteystiedot ja asianosaisuustieto tarvittaessa,

Asiakkaan laskutustiedot tarvittaessa,

Tietopalvelun toteuttamistapa ja -ajankohta 

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tietopalveluasiakkaat

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia ei ole.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Manuaaliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Excel-tiedostot sijaitsevat sijaitsevat suojatussa palvelinympäristössä, johon rajatut verkko-oikeudet.

Tietopalvelupyyntöä koskeva päätöksenteko tapahtuu asianhallintajärjestelmässä (katso asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste).

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Lokitiedot

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Lisätietoa Kaarinan tietoturva- ja tietosuoja-asioista on saatavilla kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (esim. tietoturvaloukkaus). Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja täydentää tai poistaa rekisteriin kerättyjä tietoja.

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Rekisterinpitäjä huolehtii oma-aloitteisesti ja rekisteröidyn pyynnöstä, että rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton tieto korjataan, täydennetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Muuta

Päivitetty

15.12.20

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Nimi ja yhteystiedot

Nimi

Kaarinan kaupunki, kaupunkinhallitus

Osoite

 Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kirjaamo@kaarina.fi

Puhelin

(02) 588 4000

Tällä asiakirjalla toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvollisuutta. Rekisterinpitäjä kuvaa tässä ja muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä dokumenteissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot ja toimintaperiaatteet.

Edustaja

Nimi

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Ensisijainen yhdyshenkilö

Tietohallintojohtaja
Kari Hölsö

Osoite

Kaarinan kaupunki, Hallintopalvelut
Oskarinkatu 4, PL 12, 20781 Kaarina

Sähköposti

kari.holso@kaarina.fi

Puhelin

050 373 2550

Henkilörekisterin tiedot

Henkilörekisterin nimi

Tietohallinnon laiterekisteri 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietohallinnon tulee tietää tietojärjestelmäkokonaisuuden hallitsemiseksi kenellä mikin tietotekninen laite on. 

Henkilötietoryhmät

Käyttäjän etu- ja sukunimi
Käyttäjän organisaatioyksikkö
Käyttäjän kustannuspaikka

 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite / Sopimus

Tiedonhallintalaki
Tietosuojalaki
Kirjanpitolaki

Työsopimus / Virkamääräys

Teknisen valvonnan ohjeistus

Tietosisältö

Kaarinan kaupungin työntekijät
Kaarinan kaupungin oppilaat
Kaarinan kaupungin luottamushenkilöt
Lisäksi ne ulkopuoliset, joilla on käytössään Kaarinan kaupungin omistamia ict-laitteita

Henkilötietojen säilytysaika ja peruste

Henkilötietojen säilytetään niin kaun, kun käyttäjällä on käytössään yksikin Kaarinan kaupungin omistama ict-laite.

Säilytysajan päätyttyä käyttäjän liitos laiterekisteriin poistuu.

Tietolähteet ja tietojen luovutukset sekä siirrot

Tietolähteet

Tietohallinnon tallennus
Automattinen koneellinen laiteinventointi

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Manuaaliset aineistot

Ei manuaalisia aineistoja.

Tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot

Laitehallintarekisteriin on pääsy vain tietoa tarvitsevilla. Laiterekisteri on suojattu yksilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan mm. tietojärjestelmien lokien avulla Kaarinan kaupungin lokikäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuus

Kaarinan kaupunki julkaisee tietosuojaportaalissa kaupungin henkilörekistereiden tietosuojaselosteet (käsittelytoimien kuvaus). Portaalissa on myös lomakkeita ja ohjeistusta tieto- sekä tarkastuspyynnön tekemiseen (kaarina.tietorekisteri.fi).

Rekisteröityä tiedotetaan viipymättä niissä tapauksissa joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut, niin että rekisteröidylle aiheutuu kohonnut riski. (esim. tietoturvaloukkaus). 

Tarvittavia viranomaisia tiedotetaan 72 tunnin kuluessa mahdollisen tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot joita rekisterissä käsitellään.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

 

Pyynnön tekeminen (Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen ajan kuluttua mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä)

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus

Henkilötietojen ajantasaisuudesta vastaava on kaupungin tietohallinto. Ajantsaisuus säilytetään laitteiden toimitukseen liittyvässä kirjauksessa ja koneellisesti tapahtuvassa tietojen täydentämisessä.

Rekisteröidyt voivat pyytää kuvailutietojensa muuttamista esim. nimi ja puhelinnumero.

Muutoksia varsinaisiin laiteomistustietoihin voivat pyytää pääsääntöisesti rekisteröityjen esimiehet.

Muuta

Päivitetty

21.01.21