Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Hallintopalvelut » Kaupunginhallitus

Kaupunginhallitus

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin eri palvelualueilla vireilletulleiden asioiden valmistelun, päätöksenteon, täytäntöönpanon ja tiedottamisen seuranta ja hallinta

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käsiteltäviin asioihin liittyvät

  • vireilletulotiedot, käsittelyvaiheet, päätöstiedot, täytäntöönpanot ja niihin liittyvät asiakirjat (Diaari),
  • toimielinten päätökset liitteineen (EPJ),
  • viranhaltijapäätökset liitteineen (VIPS) sekä
  • asianosaisten nimi sekä osoite- ja/tai sähköpostitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta, kuten vireillepanijalta, käsittelijältä tai valmistelijalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

KuntaToimisto -asianhallintajärjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin järjestö- ja yhdistysrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinassa toimivien järjestöjen ja yhdistysten yhteystietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Järjestöjen ja yhdistysten yhteyshenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Järjestöjen ja yhdistysten yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan järjestöiltä ja yhdistyksiltä itseltään

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Kaarinan kaupungin viralliset internet sivut / www.kaarina.fi

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen yhteystiedot poistetaan.

12. Päivitetty

07.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Luottamushenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Luottamustehtävään valitun luottamustehtävät, asema ja aika tehtävässä
  • Luottamushenkilön nimi, syntymäaika/henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattipuolue, ruoka-aineallergiat sekä tiedot ansio- ja kunniamerkeistä ym. huomionosoituksista
  • Toimielinten kokoonpano- ja yhteystiedot

 

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Valinnan tehneen toimielimen päätösasiakirja.

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Luottamushenkilörekisteri

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Palautteiden vastaanotto ja käsittely

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Palautteet
  • Asianosaisen nimi ja yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan palautteen antajalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Trimble palautepalvelu

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

21.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin sopimusten hallinta

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta ja asian käsittelijältä/valmistelijalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Tdoc -sopimustenhallinta

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Talousjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

  • ostolaskujen toimittajarekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu, pankkitili
  • YEL-todistukset
  • ostoreskontralistat ja saldolistat
  • ostolaskut ja maksutositteet
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
  • ostolaskujen maksatusluettelo
  • ostolaskujen kuittausluettelo
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot
  • myyntilaskujen asiakasrekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu
  • laskutusluettelot
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
  • saldoluettelo
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
  • suoritusluettelot
  • maksukehotus- ja perintäluettelot
  • ulosottoasiakirjat
  • velkajärjestelyasiakirjat
  • luottotappiolistaukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säännölliset luovutukset perintätoimistoon ja ulosottovirastoon.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Intime Plus, Purchase to Pay, sähköiset tiedostot (word, excel)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • YEL-todistukset / voimassaolo
  • ostoreskontralistat ja saldolistat /10 vuotta
  • ostolaskut ja maksutositteet / 13 vuotta
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon / 10 vuotta
  • ostolaskujen maksatusluettelo / 10 vuotta
  • ostolaskujen kuittausluettelo / 10 vuotta
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot / 10 vuotta
  • laskutusluettelot / 10 vuotta
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset / voimassaolo
  • saldoluettelo / 10 vuotta
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon / 10 vuotta
  • suoritusluettelot / 10 vuotta
  • maksukehotus- ja perintäluettelot / 10 vuotta
  • ulosottoasiakirjat / 10 vuotta
  • velkajärjestelyasiakirjat / voimassaoloaika + 10 vuotta
  • luottotappiolistaukset / 10 vuotta

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

  • Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
  • Asiakkuuksien hoitaminen
  • Laskutus
  • Viestintä
  • Kuntokoulun ilmoittautumiset

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asianosasten nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Lyyti

Webropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi ja yhteystiedot poistetaan.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaupunginarkiston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkuuksien hoitaminen

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Tietopalvelu:

  • asiakkaan / asianosaisen nimi, osoite, tarvittaessa puhelinnumero
  • tapahtumapäivä
  • tiedot pyydettävistä asiakirjakopioista / -tiedoista
  • asiakirjojen kopiomäärä, laskutustiedot (taksa, laskunnumero)
  • tiedot lainattavista asiakirjoista
  • lähetystiedot

Tutkijapalvelu:

  • asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköposti
  • käyntipäivä
  • tiedot tutkittavista asiakirjoista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta ja pyynnön käsittelijältä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietohallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tietohallinnon laiterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin henkilökunnan työasema- ja puhelinkaluston sekä puhelinliittymien hallinta ja ylläpito, sisäinen laskutus.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käyttäjätiedot: Nimi, yksikkö, sijainti, puhelinnumero, kustannuspaikka

Laitetiedot: Laitteen yksilöivä tunniste, mallitiedot

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työasemakaluston tiedot inventoituvat automaattisesti laiterekisteriin SCCM:n välityksellä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Altiris (laiterekisteri)

Remedyforce (laiterekisteri)

AlarmConnect (hälytysjärjestelmä)

OrangeContact (kontaktienhallintajärjestelmä)

OmaElisa (puhelinliittymien hallinta)

Telia yritysportaali (puhelinliittymien hallinta)

Airwatch (mobiililaitteiden hallinta)

MobileIron (mobiililaitteiden hallinta)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

19.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietohallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tietoverkon asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin henkilökunnan sekä asiakkaiden käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta ja ylläpito.

Henkilökunnan sähköpostiryhmien hallinta ja ylläpito.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käyttäjätiedot: Nimi, henkilönumero, titteli, käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet.

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilönumero ja titteli siirtyvät automaattisesti henkilöstöhallinnon järjestelmästä Active Directoryn tietokantaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Active Directory (Toimialueet)

Microsoft Exchange (Sähköpostijärjestelmä)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

19.06.18